Пресс-конференция и брифинг как современные методы PR

Христианский гуманитарно-экономический открытый университет

 

 

 

 

 

Реферат

 

Студентки 4 курса факультета журналистики

заочного отделения

Химченко Евгении Васильевны

Дисциплина:  «Журналистское мастерство»

Тема:  “Пресс-конференция и брифинг

как современные методы PR”

 

 

 

 

 

 

 

 

«___» ________________ 2013 г.    Оценка «______________»

 

Одесса 2013 г.

 

Содержание

 

 

Введение…………………………………………………………………...... 3
1. Общие понятия «брифинг» и «пресс-конференция»……………... 4
2. Подготовка к пресс-конференции …………………………………...    5
3. Подготовка брифинга…………………………………………………... 12
Заключение………………………………………………………………    14
Список использованной литературы……………………………………   15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

В современном мире электронных методов передачи информации на любые расстояния и в любое время суток, когда электронная почта, sms и блоги становятся все более популярными средствами коммуникации, на первый взгляд, пресс-конференции выглядят немного старомодно. Однако в действительности пресс-конференции продолжают быть одним из основных инструментов донесения информации о компании, основной формой живого общения представителей компании и журналистов и платформой для представления последних новостей и достижений.

С точки зрения журналистов, пресс-конференция - это замечательная возможность получить полную информацию о компании "из первых рук", встретиться с бизнес - лидерами корпорации и, возможно, ее клиентами, ознакомиться с новыми продуктами и услугами.

В условиях современного мира очень важна быстрота реакции, время становится все более и более ценным ресурсом, а PR-менеджеры все чаще сталкиваются в своей работе с ситуацией, когда необходимо максимально результативно использовать бюджет, а основной целью является достижение эффективных и измеряемых результатов в фиксированные и часто короткие сроки. Поэтому вопрос о том, всегда ли пресс-конференция является наиболее оптимальным средством коммуникации и достижения поставленных задач приобретает все большую значимость.

В частности в современном мире получили распространение такие формы коммуникации, как пресс-конференция и брифинг, которые практикуются органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

 

 

1. Общие понятия «брифинг» и « пресс-конференция»

 

В результате ослабления возможностей массовой рекламы руководителям фирм все чаще обращаются к связям с общественностью как к эффективному и низкозатратному способу повышения осведомленности, охвата местных потребителей и специальной аудитории. При обращении к такому элементу комплекса маркетинга, как PR, необходимо определить маркетинговые задачи, сделать выбор обращений и средств PR, отследить выполнение плана маркетинговых PR, и дать оценку результатов. Отношения с прессой и другими средствами массовой информации носят двусторонний характер.

Одним из самых популярных способов быстрого и массового сообщения с представителями СМИ являются брифинги и пресс-конференции. Брифинги и пресс-конференции представляют собой встречи официальных лиц с представителями СМИ для информирования общества по актуальным вопросам.

Пресс-конференция - собрание представителей средств массовой информации, проводимое официальными лицами с целью информирования по актуальным вопросам; встреча государственных, общественных деятелей, ученых и др. с журналистами для беседы и ответов на их вопросы.

Брифинг (английское briefing), - встреча официальных лиц с представителями средств массовой информации, на которой вкратце излагается официальная позиция по определенному вопросу или согласованная сторонами, участвующими в международных переговорах, заседаниях, конференциях, информация об их ходе, взглядах сторон и т.д.

Можно сказать, что брифинг – это аналог пресс конференции, от которой его отличает отсутствие презентационной части, этапа обсуждения информации и меньшая официальность.

 

2. Подготовка к пресс-конференции

 

Некоторые пресс-службы, то ли чтобы отчитаться перед начальством, то ли просто не зная иных форм работы, устраивают пресс-конференции по любому поводу: подведение итогов работы за семь с половиной месяцев, день рождения главного начальника и т.п. Сама по себе информационная открытость заслуживает одобрения. Однако часто все ограничивается тем, что «высаженные» к прессе люди читают доклад и не в состоянии ответить на вопросы, хоть немного отклоняющиеся от темы. Пресс-конференция – мероприятие серьезное, ради него журналисты часто жертвуют другими информационными поводами, и их время не должно быть потрачено впустую.

Пресс-конференция хороша, если посвящена действительно важной теме, выходящей за рамки одного учреждения и представляющей всеобщий общественный интерес. Часто корреспонденты пользуются случаем, чтобы задать значимым лицам вопросы на другие темы, поэтому участники должны быть компетентны настолько, чтобы ответить на них.

Идеальный вариант, когда в ходе пресс-конференции не перетираются абстрактные цифры и давно известные факты, а звучит новая, лучше – сенсационная информация.

Пресс-конференция - важнейшее средство PR, требующее тщательной подготовки, состоящей из следующих этапов.

1. Виды пресс-конференции:

Оперативные пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр. Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных помещениях. Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь (или ответственный за это мероприятие сотрудник пресс-центра или PR -агентства).

 

2. Выбор даты и времени проведения конференции:

• пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;

• день и время проведения встречи с журналистами должны учитывать существующий график выпуска в свет большинства газет.
• если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию во вторник, среду или четверг не ранее 10:00 и не позже 15:00. Как правило, ее назначают на 11:00 или 14:00.

3. Выбор подходящего помещения.

Оно не должно быть слишком большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции могут быть организованы в бизнес - центрах отелей, местных пресс - клубах, общественных зданиях, расположенных в мало удаленных от представителей СМИ районах.

Необходимо проверить наличие:

• соответствующего количества стульев;
• места для размещения TV-камер;
• микрофона;
• стойки для микрофона на платформе;
• электропитания (розетки для TV -оборудования);
• стола регистрации представителей СМИ и выдачи печатных материалов;
• стола и стульев для докладчиков;
• пепельниц;
• стендов (при необходимости);
• минеральной воды для участников (желательно).

Рассадка журналистов и участников буквами «Т» или «П» - провальный вариант. Во-первых, репортеры вынуждены сидеть к участникам боком, повернув голову в сторону: их учат, что контакт глазами с интервьюируемым обязателен. Во-вторых, это крайне неудобно для телеоператоров. Самые выгодные позиции заняты столом и сидящими за ним коллегами. Наиболее удобен для съемки зал с фронтальной рассадкой участников и корреспондентов – друг напротив друга. При этом между столом участников и первым рядом для репортеров, а также позади репортерских мест должно быть достаточно свободного места для передвижения нескольких человек с камерами.

Участники пресс-конференции и репортеры должны хорошо слышать друг друга. Особенно вторые – первых. Поэтому, если зал достаточно большой, нужно предусмотреть усиление звука. Освещение должно быть достаточно ярким и удобным для видеосъемки. В частности, если участники пресс-конференции посажены спиной к окну, на видео получатся темные фигуры с уродливыми лицами и ореолом «святых» из-за «контрового» света.

4. Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции.

Приглашения высылаются так, чтобы достичь адресата хотя бы за 7 дней до пресс-конференции. Они содержат:

• тему;
• полное имя основных докладчиков;
• немного подробностей, необходимых для того, чтобы убедить
• редактора в целесообразности освещения событий, но недостаточных для того, чтобы желание посетить пресс-конференцию отпало;
• дату, место проведения, время и продолжительность пресс-конференции;
• полное имя и контактный телефон ответственного за связь с прессой.

5. Пресс-пакет.

Желательно, чтобы пресс-пакет был оформлен в отдельную папку. Он должен содержать следующие материалы (в зависимости от ситуации, они могут варьироваться):

• текст анонса, который высылался (желательно),
• пресс-релиз по теме пресс-конференции,
• анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),
• цифры и факты (по необходимости),
• список спикеров с краткой информационной справкой про каждого,
• дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),
• визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как правило, все сохраняют),
• программа пресс-конференции,
• ручка, блокнот, сувениры.

 

6. Подготовка текстов докладов.

Тексты всех докладов отпечатываются заранее. Во время конференции они доступны для присутствующих журналистов, а после нее рассылаются в СМИ, представители которых не присутствовали.

Общие требования к составлению речей:

• сохранять в каждой речи узнаваемый слушателем, собеседником сложившийся имидж руководителя, стиль его публичных выступлений;
• подчинять каждое выступление руководителя целям данной кампании, определенному направлению его постоянной деятельности;
• добиваться интереса аудитории к очередному выступлению шефа (достигается включением в текст новой, еще ни кем из членов команды руководителя не оглашенной информации, отвечающей личным интересам, личной выгоде слушателей, целевой аудитории);
• юмор, шутка, крылатое выражение, употребленные с чувством меры, сразу устанавливают доверительное отношение к оратору; однако нельзя сводить все выступление к шуткам и анекдотам;
• знать все оттенки служебных отношений в команде шефа, чтобы не строить речи шефа в угоду его ближайшим помощникам (интересы дела, требования темы, профессиональный подход к созданию речи - вот основы независимости составителя речей от влияний конъюнктурщиков и подхалимов).

Автором речи составитель не считается. Речь руководителя - коллективная работа всей творческой группы команды (советники и референты изучают предложенный вариант речи, вносят в него поправки). Сам шеф волен изменить и композицию речи, и аргументацию ее, - вплоть до коренной переработки текста. Авторы речи - это и составитель, и сам руководитель, и его советники, и эксперты по проблеме, затрагиваемой в выступлении.

7. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

• открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

• вступительное слово ведущего;
• выступления (информационные сообщения);
• вопросы и ответы;
• закрытие;
• неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.