Стандартные операционные процедуры (СОП)

 

4. Ответственность  Сторон. 

Выставление претензий и возмещение ущерба.

Процедура  №3

 

4.1 Хранитель несет ответственность за соблюдение Стандартных  Операционных Процедур, и специальных инструкций Поклажедателя и уведомлениях при приемке грузов на Объект, и только в том случае, если Хранитель подтверждает возможность их обеспечения,  и при условии  выполнения Поклажедателя своей части обязательств по контракту и операционных процедур.

2. Хранитель не отвечает  за утрату и/или порчу Грузов, связанную с их естественными свойствами, если Хранитель соблюдал согласованные между ХранителеХранителем и Поклажедателем инструкции и указания по Обработке Грузов.
3. Поклажедатель не должен допускать прибытия на Объект Грузов, которые могут представлять собой опасность для Объекта, других грузов или персонала. Поклажедателя , а так же несет ответственность за соответствие упаковки и маркировки Грузов их содержимому, составу и свойствам, а также за обеспечение Хранителя необходимой своевременной  информацией.
4. Хранитель несет ответственность за сохранность Товара с момента оформления Акт MX-1 и до момента подписания оформленного Акта МХ-3, в пределах срока действия настоящего Договора. Ответственность Хранителя за конкретный Груз наступает с момента начала Разгрузки  внутрь Объекта,  в соответствии с Актами, составленными в случае наличия повреждений и/или расхождений по количеству, подписанными водителем, доставившим груз и Хранителем. Ответственность Хранителя за конкретный Груз заканчивается  после завершения погрузки в транспортное средство и Отправки его с Объекта, о чем должна свидетельствовать подпись  Получателя Груза, указанного в Заявке Поклажедателя, в согласованных с Поклажедателем отгрузочных документах. Основанием ответственности Хранителя  являются оформленные соответствующие первичные документы, согласованные Сторонами в Процедуре №6  Документооборота.
5. Размер возмещения Поклажедателю за утрату и/или недостачу  Грузов  определяется размером документально подтвержденного реального ущерба. Размер  возмещения за недостачу Грузов, выявленную в ходе инвентаризации, не уменьшается  на сумму стоимости  излишков, за исключением случаев пересорта Товаров  одинаковой группы.
6. Размер возмещения Поклажедателю за повреждение Грузов  определяется размером суммы, на которую фактически понизилась стоимость поврежденного Груза.
7. Претензии Сторон должны быть документально подтверждены и представлены в письменной форме.
8. Поклажедатель имеет право предъявить претензию в  срок, не позднее 45 дней после получения  письменного уведомления от Хранителя об утрате, недостаче и/или повреждении Груза, либо с даты причинения или обнаружения ущерба, если таковую возможно установить.
9. Сторона, получившая претензию, должна ответить по существу в течение 14 дней с даты получения претензии. В случае признания претензии, виновная Сторона производит оплату компенсации в течение 10 банковских дней с даты признания претензии на основании оригинала счета, выставленного пострадавшей стороной, а при обращении в страховую компанию - в срок 10-ти банковских дней с даты получения страхового возмещения  по данной претензии  на расчетный счет.

 

5. Проведение Совместной  Инвентаризации

Процедура № 4

 

5.1.Проведение совместной инвентаризации Грузов, размещенных на Объекте в Стоке Поклажедателя, инициируется Поклажедателем.

5.2.Не позднее, чем за 1 неделю, до  проведения  инвентаризации, представители  Поклажедателя согласовывают в  письменной форме с представителями Хранитель день и время ее начала, план проведения инвентаризации и порядок пересчета. Стандартный план проведения инвентаризации изложен в пунктах  5.3 – 5.12.

5.3.Перед инвентаризацией представители  Поклажедателя и уполномоченные  представители Хранителя формируют счетную группу, в которой должны присутствовать представители обеих сторон. Количество человек в этой группе определяется, исходя из условия, что инвентаризация всего стока, должна занимать оптимальное  количество времени.

5.4.Для проведения инвентаризации назначается инвентаризационная комиссия, в которую обязательно должны входить уполномоченные представители   Поклажедателя и  Хранителя.

5.5 До начала инвентаризации  Хранитель и Поклажедатель производят сверку учетных систем Хранителя и Поклажедателя и приводят их в соответствие между собой, что означает наличие одинакового количества учетных единиц Груза по каждому наименованию в обоих учетных системах на одинаковый момент времени например 9:00 утра проведения инвентаризации.

5.6 За 1 рабочий день до  начала инвентаризации и на все время ее проведения любая активность и операции с грузом останавливаются.

5.7 К моменту начала совместной  инвентаризации на Объекте операторы  учетной  системы подготавливают  суммарный отчет по Стоку, а  также детальный отчет по Стоку, содержащий информацию о текущем содержимом каждой минимальной ячейки, используемой на данном Объекте: место, ряд и т.д. Минимальная  ячейка может быть как полной, так и не полной. Также, представители Поклажедателя подготавливают детальный отчет по стоку из системы Поклажедателя. При этом перед тем, как подготовить вышеупомянутые отчеты, Администраторы обязаны завершить в учетных  системах Хранителя и Поклажедателя все операции прихода, расхода и внутренние трансакции такие как перемещение, модификация и т.д., которые физически были произведены до инвентаризации, т.е. Груз пришел или ушел с Объекта, либо он был перемещен внутри Объекта. Это необходимо для установления максимально возможного соответствия между физическим стоком на  Объекте и информацией, хранящейся в  системах учета.

5.8 Членам счетной группы выдаются  счетные листы, в которые должна  заноситься информация о количестве  подсчитанных учетных единиц  Груза  в процессе инвентаризации.

Заранее подготовленный Счетный лист содержит следующую информацию:

- адрес каждой проверяемой  стеллажной  ячейки,

-  соответствующие код и наименование  продукта из учетной системы.

В процессе проведения инвентаризации в Счетный лист  заносятся  следующие данные:

-  фамилии членов счетной  группы

- количество учетных единиц  Груза (штуки, короба и т.д.), находящихся  в каждой проверяемой ячейке.

-счетные листы заполняются шариковой  ручкой, исправления в счетных  листах производятся зачеркиванием  неправильного числа и написанием  рядом правильного.

5.9 После того, как счетная группа провела инвентаризацию выделенной ей части Стока  Поклажедателя, она предоставляет операторам Хранителя результаты подсчета в виде счетных листов для проверки. Операторы Хранителя и члены счетной группы сравнивают количества   учетных единиц Груза, зафиксированные в счетных листах с соответствующими им данными в отчете по Стоку. Все расхождения в счетных листах четко выделяются цветным фломастером.

5.9 По обнаруженным расхождениям  составляется отдельный счетный  лист, в котором указаны адреса ячеек, на которых эти расхождения обнаружены. Инвентаризационная комиссия повторно проверяет эти ячейки и фиксирует в счетном листе их содержимое. Пересчет производится до совпадения результатов физического пересчета. Полученная таким образом информация считается объективно отражающей количество единиц Груза  в проверенных ячейках.

5.10 На основании информации полученной  в результате инвентаризации  составляется «Инвентаризационные  описи» ИНВ-3  в двух экземплярах, который подписывается всеми  членами инвентаризационной комиссии. В ИНВ-3  должны быть указаны данные учетной системы и  фактическое количество учетных единиц Груза, размещенного в Стоке Поклажедателя, их разницу и количество бракованных единиц груза, находящихся в зоне брака (сток брака). По итогам проверки составляется сличительная ведомость по форме N ИНВ-19 в 2-х экземплярах.

5.11 На основании «сличительной  ведомости ИНВ-19», по письменному  указанию Поклажедателя, оператором Хранителя производятся коррекции в учетной системе Хранитель. После этого считается, что информация по стоку, хранимая в системе, объективно отражает истинное количество и размещение Грузов в Стоке Поклажедателя.

5.12 На основании «сличительной  ведомости ИНВ-19» и последующего  анализа, проведенного Поклажедателем, в соответствии с Процедурой  №3 Поклажедатель может  выставить претензию Хранителю.

 

6. Подбор и подготовка  заказов.

Отправка Грузов.

Процедура № 5

 

6.1 Операции с Грузами Поклажедателя  выполняются ХранителеХранителем только на основании  «Заявок  на отпуск груза» от авторизованных сотрудников Поклажедателя.. Формат Заявок и указываемая в них информация приведена в альбоме форм документов настоящего Приложения.

6.2 Поклажедатель отправляет Хранитель до 17:00 текущего дня «Заявки на отпуск»,  которые будут отгружаться на следующий рабочий день. В случае отсутствия (или недостаточности количества) в учетной системе    указанных в Заявке кодов, обработка данной Заявки на отпуск не производится и Поклажедателю в течение 1 часа, отправляется Запрос на корректировку Заявки или дальнейшие инструкции.

3. Дата и время отправки Заявки считается время, когда заявка была отправлена Поклажедателем. В случае, если  время отправки Заявки отличается более чем на 30мин от времени получения этой  Заявки Хранителем и это может существенным образом  повлиять на время отгрузки, Хранитель корректирует время отгрузки и направляет Поклажедателю  соответствующее уведомление.
4. Груз будет отгружен только  Получателям (т.е. заказчикам при самовывозе или экспедитору при доставке заказчику),  указанным в Заявке на отпуск и предоставившим все должным образом оформленные документы, оговоренные Поклажедателем в условиях отгрузки в Заявке и/или Процедуре №6  Документооборота.
5. По окончании комплектации Заявки на отпуск и его проверки Хранитель направляет по электронной почте или по факсу в адрес авторизированного сотрудника Хранителя подтверждение о готовности Заявки к отгрузке.
6. Выдача  Груза с Объекта,  оформление отгрузочных документов и получение подписи Получателя  осуществляется только  в учетных единицах с указанием  их  количества, в точном соответствии  с Заявкой Поклажедателя. В случае, если Грузы упакованы транспортную тару, то вскрытие может производится, на усмотрение Получателя Груза по согласованию с Поклажедателем.

6.7 Поклажедатель может определить  приоритетность выполнения Заказов на день, направив Хранителю соответствующий  «Реестр на отпуск» до 17-00 часов дня предшествующего отгрузке с адреса авторизованного сотрудника Хранителя. Форма Реестра на отпуск и предоставляемая Поклажедателем информация приведена в альбоме форм документов настоящего Приложения.

6.8 Сотрудники Хранителя не имеют права корректировать документы Поклажедателя Корректировка Заявок принимается только в виде нового варианта целой Заявки от Поклажедателя за тем же номером с измененными (правильными) данными и пометкой о корректировке. Заявки принимаются от Авторизованного сотрудника Поклажедателя с соответствующего электронного адреса на указанный в Авторизации Хранителя адрес электронной почты.

 

7. Документооборот.

Порядок обмена информацией и отчетность.

Процедура № 6

 

7.1 При выполнении операций с  Грузами на Объекте   Хранитель и  Поклажедатель оформляют следующие документы, электронные версии и отчеты:

 

I  Начальная подготовка к проведению операций

№	Название	Вид и способ передачи	Оформление Хранителя	Оформление Поклажедателя	Третьи стороны
1	Авторизация представителей  Поклажедателя	Ориг док-т	-	Лицо, подписавшее договор	-
2	Авторизация представителей  Хранителя	Ориг док-т	Лицо, подписавшее договор	-	-
3	Справочник товаров – перечень товаров, которые подлежат хранению	Exсel  file		Авторизованный сотрудник	-
4	Доверенность  Поклажедателя Хранителю оформление отгрузочных документов.	Ориг док-т		Лицо, подписавшее договор	-

 

 

II  Прибытие Груза и Грузополучение

№	Название	Вид и способ передачи	Оформление Хранителя	Оформление Поклажедателя	Третьи стороны
1	Извещение о прибытии груза	Альбом форм документов к приложению По e-mail	-	Авторизованный сотрудник	-
2	Реестр на прибытие ТС	Альбом форм документов к приложению По e-mail		Авторизованный сотрудник
3	ТТН (СМР, ГТД)	Альбом форм документов к приложению По e-mail(скан документа) с курьером оригинал	Подпись и печать Хранителя как  грузополучателя	Подпись и печать  Поклажедателя либо Поставщика как  грузоотправителя
4	Акт приемки с указанием на расхождения, М-7 (при поставке импортных товаров) или Торг-2 при поставке отечественных товаров.	Альбом форм документов к приложению По e-mail(скан документа) с курьером оригинал	Авторизованный сотрудник Подпись и печать Хранителя		Подпись водителя
5	Акт МХ-1	Альбом форм документов к приложению По e-mail(скан документа) с курьером оригинал	Авторизованный сотрудник Подпись и печать Хранителя	Авторизованный сотрудник Подпись и печать Поклажедателя