Стандартные операционные процедуры

СТАНДАРТНЫЕ ОПЕРАЦИОННЫЕ ПРОЦЕДУРЫ (SOP) 

Для достижения требуемого уровня качества, нужной последовательности работ, результативности и эффективности  нужен документ, шаг за шагом определяющий весь производственный процесс. Основу для ответа на вопрос «как это сделать?»  дают стандартные операционные процедуры. Также они отвечают и на более  сложный вопрос «как мы это делали раньше?». Эти процедуры можно  использовать везде, где производственные процессы должны быть документированы. Устные инструкции со временем искажаются и легко забываются, поэтому для  поддержания стабильности и управляемости  хода производства все процессы следует  документировать. База данных стандартных  процедур позволяет узнать, как дела шли раньше, что обеспечивает эффективный  обмен информацией внутри и между  различными уровнями управления компании. Чтобы разные люди воспринимали процедуру  одинаково, в ней должны применяться  стандартные символы: картинки, тексты, таблицы, схемы и прочие визуальные обозначения.

Будучи коллективным языком общения, процедуры могут использоваться для управления и контроля изменений в ходе оптимизации процессов. Закрепление оптимального способа выполнения той или иной работы в процедуре дает возможность регулярно вносить изменения и усовершенствования в такой форме, которая обеспечит их доведение до каждого.

Для хранения и защиты всех записей о процессах необходимо использовать соответствующие методы. Следует архивировать записи с информацией, которую трудно или невозможно восстановить и которая важна для обеспечения бесперебойной деятельности организации. При появлении рисков для бизнеса стандартные процедуры послужат средством защиты, давая ответы на возникающие вопросы. Если важные вопросы не будут зафиксированы в процедуре, они останутся в памяти лишь нескольких сотрудников и, вполне возможно, будут утрачены или искажены по истечении определенного времени.

Стандартные операционные процедуры  должны стать простым, максимально  понятным, полезным инструментом, а  не лишней нагрузкой. Всю информацию, содержащуюся в процедурах и нужную для правильного выполнения работы с первого раза, следует собрать  во всех подразделениях компании. Конечная цель процедур — документирование оптимального способа выполнения работ  применительно к каждой конкретной ситуации на определенном предприятии  с его материалами, людьми, оборудованием  и расположением. Иначе говоря, процедура  разрабатывается для каждого  процесса индивидуально, и это —  гарантия того, что работа действительно  выполняется наиболее подходящим из всех возможных способов (по крайней  мере, пока не получено очередное предложение  по его усовершенствованию).

В любой организации перемены, затрагивающие людей, продукты, процедуры, услуги и системы управления —  весьма сложный процесс. Но при практическом внедрении бережливого производства без них не обойтись. В данном случае важен уровень сложности  грядущих изменений, и стандартная  операционная процедура становится простым инструментом для их внедрения  и поддержания.