Стандартные операционные процедуры (СОП)

СТАНДАРТНЫЕ ОПЕРАЦИОННЫЕ ПРОЦЕДУРЫ (СОП)

 

Цель, область применения, задачи и сфера действия процедур

 

Процедуры предназначены для определения функциональных обязательств Хранителя (складской комплекс ОАО «Бусиновский МПК»), необходимых для достижения утвержденных стандартов порядка обслуживания Поклажедателя (клиент услуг ответственного хранения).

 

1. Дополнительные определения

 

a)«Учетная единица» – единая неделимая единица Груза, в том числе и не имеющая собственную упаковку и маркировку  и являющаяся единицей счета в приходных и отгрузочных документах Поклажедателя.

Ведение  учета на Объекте производится  только в коробах.

 

b) «Европаллет» -  паллет с Грузом Европейского стандарта, размером 1200мм х 800мм по длине и ширине. Укладка Груза на Паллет должна быть без наклонов и перекосов, а также стандартной для каждого вида Груза, и Груз не должен выступать за габариты паллета.

 «Индустриальный» - паллет с Грузом, размером 1200мм х 1000мм по длине и ширине. Укладка Груза на Паллет должна быть без наклонов и перекосов, а также стандартной для каждого вида Груза, и Груз не должен выступать за габариты паллета.

Паллет при приёмке – это каждое грузовое место, сформированное при разгрузке машины на основании упаковки, указанной в справочнике товара, с учётом условий хранения.

Паллет в собранном заказе – это каждое грузовое место, которое можно погрузить целиком и стоящее на собственном поддоне.

 

с) «Рабочие часы» для Объекта это с 9:00 до 9:00 с понедельника по понедельник, за исключением всех праздничных нерабочих дней, утвержденных Актами Правительства Российской Федерации.

 

e) «Маркировка» - нанесенный на упаковку Код наименования (серийный или каталожный номер, артикул и т.п.),  однозначно    идентифицирующий каждую учетную единицу Груза в учетных системах Хранителя и Поклажедателя. Маркировка должна содержать также информацию, необходимую для  Размещения и дальнейшей Обработки Грузов, а именно:  Код,  , количество штук, описание.

 

f) “Повреждения” – любое ухудшение потребительских качеств Груза, которое можно определить визуально Любой Груз, имеющий повреждения, подлежит дальнейшей Обработке  в соответствии с Процедурой №7 настоящего приложения.

 

g) “Авторизованный сотрудник Поклажедателя” – сотрудник, уполномоченный Поклажедателем на выдачу инструкций для ведения операций в рамках настоящего Договора. Список Авторизованных сотрудников утверждается лицом, подписавшим Договор от имени Поклажедателя, и передается Хранителю до начала операций по договору. Список может быть изменен или дополнен в любое время оговоренным способом.

 

h) «Размещение» - физическое перемещение Груза внутри Объекта от ворот на свободные стеллажные места, расположенные в пределах Резервируемого пространства Поклажедателя.

 

i) «Сверхурочные работы» - работы, производимые с согласия Хранителя по письменному запросу Поклажедателя, за пределами «Рабочих часов Объекта» по согласованному Сторонами  двойному тарифу за погрузо-разгрузочные работы

Поклажедатель направляет Хранителю запрос на выполнение сверхурочных работ в следующем порядке:

    - на необходимость работ в  праздничные нерабочие дни – не позднее, чем  за 2 суток до начала праздничных дней.

 

j) “Извещение о прибытии Груза” – электронный документ, содержащий код и количество товара, согласно спецификации электронного документооборота. Оно является основанием для разгрузки ТС, приёма товара на хранение и выставления счетов. Указание для Хранителя, требуемый для осуществления подготовки и организации своевременного Получения Груза Поклажедателя и Размещения его на Объекте. Форма  извещения и предоставляемая Поклажедателем информация согласовывается в  Процедуре №6 Документооборота настоящего Приложения.

 

k) «Реестр на прибытие ТС» – это сводный перечень Извещений  о  прибытии  Груза  с указанием  номеров Извещений, ориентировочного времени прибытия ТС, номеров ТС и др. на каждый рабочий день. Форма Реестра и предоставляемая Поклажедателем форма реестра приведена в альбоме форм документов настоящего Приложения.

 

l) «приёмка груза на объект» -  выполнение процедуры получения груза от имени и по поручению Поклажедателя при осуществлении поставок Грузов Поклажедателя от его поставщиков. Операция  Получения груза включает: разгрузку, сверку с товарно-транспортными документами,  осмотр прибывших Грузов на наличие внешних повреждений, оформление документов в соответствии с Процедурой №6 Документооборота, а также передачу грузов от имени Поклажедателя на склад Хранителя.

 

m) «Обработка» - это  работа с  Грузами в течение Рабочих  часов внутри Объекта, которая  производится после Получения  Груза на Объект и до момента Отправки Груза с Объекта. Обработка  заключается в  Размещении Груза в  Сток Поклажедателя, ввод информации о Грузе в учетную систему Объекта с учетом позиций Размещения по стеллажным местам, Подбор заказа и  возвращение Груза к дверям Объекта, а также по согласованию Сторон, в  осуществлении дополнительных операций с Грузом.

 

n) «Заявка на отпуск» - электронный  документ – указание для Хранителя, имеющий статус требования снятия с хранения и выдачи Груза с Объекта. В «Заявке на отпуск» указываются ее уникальный номер, тип и количество Груза с указанием кодов, соответствующих справочнику товаров.

 

o) «Реестр на отпуск» - это сводный  перечень Заявок на отпуск  Груза с указанием номеров  Заявок, времени прибытия ТС, номеров  ТС и др. на каждый  рабочий день. Форма Реестра и перечень предоставляемой Поклажедателем информации приведены в альбоме форм документов настоящего Приложения..

 

p)  “Получатель” – юридическое  или физическое лицо, уполномоченное  Поклажедателем на получение  груза с Объекта путем указания Поклажедателем  его точного наименования (или Ф.И.О) и условий получения груза в Заявке на отпуск

 

q)  «Отправка груза с объекта» - процедура снятия груза с  хранения и передачи грузополучателю. Отправка  осуществляется  на  основании  полученной от авторизованных сотрудников Поклажедателя “Заявки на отпуск”. Отправка включает  оформление от имени и по поручению Поклажедателя согласованных в Процедуре №6  Документооборота отгрузочных документов и погрузку в транспортное средство.

 

r) «Переразмещение» - это Обработка, требуемая для повторного Размещения Грузов, подготовленных Хранителем по  заказам Поклажедателя для Отправки, но не отгруженных с Объекта по независящим от Хранителя  причинам в течение пяти рабочих дней после получения Хранителем Заявки на отпуск.

 

s) «Стандартный Отчет» - отчет, производимый  автоматизированной учетной системой  Объекта, предоставляемый Поклажедателю  по факсу/по электронной почте  согласно Процедуре №6 Документооборота  и содержащий информацию, детализированную  до уровня минимальной учетной единицы,  о  содержании  Cтока и истории операций за отчетный период.

 

t) «Инструкция Поклажедателя» - согласованные  с  Хранителем, с целью подтверждения возможности их выполнения,  указания Поклажедателя по содержанию Грузов Поклажедателя на Объекте и выполнению операций по обработке в  соответствии с требованиями нормативно-технической документации.

Поштучный (внутритарный) пересчёт – это процедура вскрытия и проверки содержимого транспортной тары на соответствие количества и качества заявленному на оригинальной упаковке (этикетке) производителя.

Переупаковка – это процедура замены повреждённой упаковки груза с целью восстановления его потребительских свойств.

 

2. Прибытие  ТС и Получение  груза

Процедура  № 1

 

Поклажедатель обязан предоставить Хранителю Справочник товаров на все грузы, которые предполагается хранить в рамках договора. Справочник содержит все сведения, необходимые для работы с грузом.

 

2.1 Весь Груз, предназначенный для Размещения в Стоке Поклажедателя и Обработки, должен прибывать на Объект промаркированным и упакованным для Обработки, т.е. каждая единица Груза,     утверждённая как единица учёта, должна иметь  код,  в соответствии с Справочником товаров.

 

2. Авторизованный сотрудник Поклажедателя информирует Хранителя о предстоящем прибытии ТС, направив  Хранителю «Извещение о прибытии груза» не позднее  17:00  часов рабочего дня, предшествующего дню прихода ТС с грузом.

 

3. В случае прихода  ТС без «Извещения о прибытии Груза», Хранитель ожидает получения от Поклажедателя соответствующего «Извещения…», после чего  производит обработку такого ТС.

 

4. «Реестр прибытия ТС» направляет Авторизованный сотрудник Поклажедателя с соответствующего электронного адреса на указанный в Авторизации Хранителя адрес электронной почты не позднее  17:00 часов рабочего дня, предшествующего дню прихода. 

 

5. Транспортное средство не будет разгружено без получения Хранителем «Извещения о прибытии груза», должным образом оформленных товарно-транспортных и сопроводительных документов, а также полных инструкций, должным образом подписанных Поклажедателем и согласованных с Хранителем, если такие инструкции в значительной мере отличаются от Cтандартных Операционных Процедур.
6. Перед началом разгрузки ТС осматривается и проверяется сохранность кузова на наличие и сохранность пломбы, а также делает фотографии пломбы и грузового отсека ТС после открытия ворот грузового отсека, Хранитель сохраняет все фотографии на своем оборудовании и по письменному запросу Хранителя предоставляет ему фотографии. В случае обнаружения повреждений или отсутствия пломбы, несоответствия номера пломбы или нарушений целостности кузова ТС, сотрудник Хранителя уведомляет об обнаруженных нарушениях авторизированных сотрудников Поклажедателя по телефону и электронной почте и ожидает получения от Поклажедателя инструкций о дальнейших действиях.
7. Прибывший Груз разгружается, проверяется на соответствие по количеству грузовых мест и ассортименту с товарно-транспортными документами  и на наличие внешних повреждений, а также замеряется температура в трех местах грузового отсека ТС начало, середина и конец грузового отсека ТС. На товарно-транспортных документах (ТТН или CMR) делается запись о количестве разгруженных грузовых мест. А также при наличии повреждений – запись о количестве поврежденных мест.
8. Грузы Хранителя приходят под температурным режимом, который контролируется тремя термодатчиками расположенными в трех разных местах грузового отсека ТС(у ворот, по середине и в конце грузового отсека), для замороженных товаров температура не должна превышать минус 15 градусов по Цельсию, для охлажденных товаров плюс 6 градусов по Цельсию. Хранитель,  должен в обязательном порядке снять показания с термодатчиков и внести их в «Акт МХ-1» в графу «Особые отметки». Дополнительно Хранитель измеряет температуру внутри грузового отсека согласно инструкции Хранителя собственными температурными приборами и силами сотрудников Хранителя. Поклажедатель обязан передать инструкцию по контролю температурного режима Хранителю.
9. Все записи и отметки на товарно-транспортных документах на прибывший Груз заверяются печатью или штампом и подписью представителя Хранителя, осуществляющего Получение Груза Поклажедателя на Объект, а также подписью водителя или экспедитора, доставившего  Груз.
10. Хранитель производит приём в Сток Поклажедателя прибывших на Объект Грузов в основных  учетных единицах. При этом, если учетные единицы Груза упакованы в более крупную заводскую тару, с соответствующей маркировкой и указанием количества вложенных в нее уч.ед., то вскрытия заводской упаковки и поштучного пересчета не производится, а информация в учетную систему вносится на основании данных маркировки. В процессе приема в Сток Поклажедателя оформляются соответствующие первичные документы (ПД), согласно Процедуре №6 Документооборота. В случае наличия видимых повреждений Груза, Хранитель делает отметки  с указанием характера повреждений в  ТТН. После оформления первичных документов информация о прибывшем Грузе вносится в учетную систему Объекта Хранителя.
11. В случае обнаружения Груза, который трудно идентифицировать, Хранитель останавливает приёмку и вызывает Представителя Поклажедателя. Груз помещается  отдельно и все операции с ним блокируются сотрудник Поклажедателя, авторизованный на подобные операции, должен идентифицировать  указанный Груз и согласовать порядок его Обработки,

Груз может быть идентифицирован на основании фотографий и указаний Поклажедателя.

2.12 Хранитель, должен на ежедневной основе отчитываться перед Поклажедателем обо все Грузах, прибывших в адрес Хранителя,  согласно Процедуре №6 настоящего Приложения.

 

3. Размещение и Обработка Грузов.

Учет и контроль Грузов.

Процедура № 2

 

3.1 Хранитель осуществляет  операции с Грузами, упакованными в тару, предоставленную  или одобренную Поклажедателем и уложенными в соответствии с укладкой, оговоренной в справочнике товаров. 

3.2 При хранении Грузов на Объекте , в одной адресной ячейке допускается хранить несколько артикулов.

3.3 В случае, если Груз может ухудшить характеристики или представляет собой опасность для любого другого Груза,  размещенного на Объекте, самого  Объекта или оборудования, или любого лица, которое выполняет операции по Обработке   Груза, информация о таком грузе в течении 1-го часа должна быть передана авторизованному лицу Поклажедателя, такой Груз должен быть изъят и помещен отдельно от остального товара. Поклажедатель должен в течении 48 часов, дать указания Хранителю о дальнейшей обработке такого груза или вывезти такой груз в территории Хранителя.

3.4 Грузы, Сток  Поклажедателя,  документация  по Грузам Поклажедателя  находятся под контролем Поклажедателя и могут быть им проинспектированы в предварительно согласованное время на основании письменного запроса.

3.5 В течение срока действия  Договора, Хранитель, также, по поручению Поклажедателя осуществляет  учет и контроль  Грузов, размещенных в Стоке Поклажедателя, выполняя  операции по проверке их количества, наличия  повреждений, проводя физические инвентаризации,  осуществляя защиту от доступа третьих сторон и составляя все согласованные  отчеты по инвентаризации и учету Стока Поклажедателя.

3.6 Хранитель контролирует количество  Груза, путем ежедневного учета движения учетных единиц Груза,  размещенного на Объекте в Стоке Поклажедателя, и проводимых с ним Операций и представлять Поклажедателю отчеты согласно процедуре №6 настоящего Приложения.

3.7 Хранитель и уполномоченные представители Поклажедателя, должны совместно ЕЖЕМЕСЯЧНО осуществлять физическую инвентаризацию Грузов в Стоке Поклажедателя, согласно Процедуре №4 настоящего Приложения.

3.8 Поклажедатель   может  проводить дополнительные  инвентаризации, согласно своим потребностям, после подтверждения от Хранителя о возможности и времени проведения инвентаризации. Все расходы на проведение дополнительных инвентаризаций несет  Поклажедателя по дополнительно согласуемым тарифам.