Взаимовыгодные отношения с поставщиками

Паритет условий - это  условие означает, что объемы поставок значимы для обеих сторон: и  для поставщика и для клиента. Тем самым обеспечивается перспектива, возможность планировать.  Трудно представить себе, что перед покупкой в магазине коробки канцелярских скребок посетить будет выторговывать себе взаимовыгодные условия. Ведь перспектива магазина не связана с продажей одной коробки.

Точнее будет даже назвать условие «паритет долей объемов»: при регулярных поставках доля, связанная  с этим поставщиком и с этим клиентом у сторон достаточна высока, очевидно, больше 1 %. Отслеживание динамики объемов бессмысленно:  она может расти, а доля, приходящаяся на поставщика – падать. А про маленькие контракты люди склонны быстро забыть.

Совместная деятельность – это продолжение нефинансовых причин работать вместе.  Отношения  должны быть интересными, но не только результатом, а самим процессом. В плане развития деловых отношений это может быть совместное поведение «дней качества», организация совместных корпоративных семинаров, открытие доступа к своим библиотекам и архивам, проведение совместных мероприятий по трудоустройству молодых специалистов.

Взаимный «тонус» - это условие говорит о том, что взаимовыгодные и «хорошие» отношения – разные, порой  противоположные понятия. «хорошие» отношения обязывают стороны постоянно прощать друг другу ошибки  и не обязывают учиться.

В то же время цель взаимовыгодных отношений заказчика и поставщика- помочь друг другу совершенствоваться.

С одной стороны, это  обязывает стороны поднимать  статус и репутацию друг друга. Так, вместо безликого заключения договора желательны церемонии их торжественного подписания. Фотографии с церемонии  могут украсить любой проспект или сайт. Руководители и пресс-службы заказчика и поставщика для взаимного «тонуса» находят повод всегда подчеркнуть особенности работы друг друга. Одним словом стороны ценят друг друга по достоинству.

С другой стороны, заказчик и поставщик должны каждый раз заслужить друг у друга право заключить очередной договор. Они держат друг друга в рамках, в частности, подробно определяя жестокие штрафные санкции в договоре. Каждый сбой оформляется письменно: это полезно для корректирующих действий системы менеджмента качества. «Доверяй, но проверяй»- норма для взаимовыгодных отношений.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные требования.

2.1 Выявление и выбор ключевых поставщиков и создание ясного и открытого общения.

Выявление и выбор  ключевых поставщиков.

Главные критерии, на которых  рекомендуется строить систему  выбора поставщика: качество продукции, надежность поставщика (честность, отзывчивость, и т. д.), цена, качество обслуживания, условия платежа.

Как показывает практика, системе установленных критериев может соответствовать несколько поставщиков. В этом случае необходимо их ранжировать, опираясь на влияние непосредственных контактов с представителями поставщиков.

         Анализ возможных вариантов и  предложений может осуществлять  торговый агент предприятия, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика исходя прежде всего из наиболее низких закупочных цен, делает заказ, следит за его выполнением и старается разрешить возникающие вопросы.

        Также выбор может осуществляться  коллегиально, при обсуждении возможностей и потребностей в поставках. Анализ проводится как на уровне отдела закупок предприятия, так и на уровне взаимодействия этого отдела с производственным, отделом контроля качества либо отделом сбыта.

         Выявление и изучение источников закупки и поставки не является разовым мероприятием, а должно проводиться систематически, базируясь на различных источниках информации.

         Обычные источники информации - это  каталоги (в печатном или электронном  виде), торговые журналы, различного рода рекламные объявления, прайс-листы, торговые директории (регистры) поставщиков и товаров, торговые представительства и др.

         Каталоги наиболее известных  источников снабжения содержат, например, информацию о производственных  источниках, предложениях, перечень товаров, находящихся в наличии у дистрибьюторов, цены, размеры скидок и т. п. Торговые журналы, являясь ценным источником информации о потенциальных поставщиках, несут покупателю общую информацию о новой продукции и сырье, а также определенную рекламу.

         Торговые директории или регистры - это источники, в которых приводятся  списки основных производителей, их адреса, количество отделений,  филиалы, продукция, в некоторых  случаях финансовое положение  или место в продажах. Они также содержат списки названий товаров на рынке с указанием их производителей и списки сырья и комплектующих с указанием названия и адреса поставщика. Информация в регистрах организована так, чтобы можно было вести поиск по типу товара, по его производителю или по названию товара.

        Торговые представительства, возможно, являются одним из наиболее  ценных, имеющихся в наличии средств  информации об источниках снабжения,  видах продукции и общей ситуации  на рынке закупок. 

         Особое внимание в качестве средства информации об источниках снабжения отводится Интернету. В последние годы Интернет в России активно используется для поиска партнеров по бизнесу, в том числе и для снабжения.

        Критерии оценки и отбора поставщиков  материальных ресурсов зависят от требований потребителей логистической системы и могут быть различными. Обычно их три-четыре, в отдельных случаях их может быть более 60. В то же время независимо от специфики отрасли, размера предприятия, особенностей производства важнейшими критериями в процессе оценки и отбора согласно требованиям закупочной логистики являются следующие:

1.Надежность снабжения.

2. Качество поставляемой  продукции. 

3. Приемлемая цена.

4. Удаленность генератора  материальных потоков от потребляющей  логистической системы.

5.  Сроки выполнения текущих и экстренных заказов.

6. Способность обеспечить  поставку запасных частей в  течение всего срока службы  поставленного оборудования.

7. Психологический климат  в трудовом коллективе поставщика.

8. Организация управления качеством продукции у поставщика.

9. Кредитоспособность  и финансовое положение поставщика.

10. Репутация и роль в своей отрасли.

11. Имидж. 

12. Оформление товара (упаковка).

13. Наличие резервных  мощностей у источника поставки.

         Майклом Р. Линдерсом и Харольдом Е. Фироном предлагается другая шкала критериев (критерии расположены в порядке приоритета).

1. Качество продукции. 

2. Своевременность доставки (на основе фактов соблюдения  или несоблюдения ими сроков  поставок).

3. Цена (сравнение реальной цены с желаемой или с минимальной) у других поставщиков.

4. Обслуживание (качество  технической помощи, отношение поставщика  и время ответа на просьбы  о помощи, квалификация обслуживающего  персонала и т. д.).

5. Повторные предложения  по разработке продукции или услуги по снижению цены.

6. Техническая, инженерная  и производственная мощности.

7. Оценка дистрибуторских  возможностей (если поставщик выполняет  функцию дистрибутора).

8. Детальная оценка  финансов и управления.

 

Указанная шкала критериев используется большинством зарубежных фирм-производителей продукции при выборе (или предварительном отборе) поставщиков материальных ресурсов.

Обобщение рассмотренных  подходов позволяет выделить главные  критерии, на которых рекомендуется  строить систему выбора поставщика:

1. Качество продукции.  Относится к способности поставщика  обеспечить товары и услуги  в соответствии со спецификациями, а также с требованиями потребителя  независимо от того, соответствует  ли она спецификации.

2. Надежность поставщика (честность, отзывчивость, обязательность, заинтересованность в ведении бизнеса с данной компанией, финансовая стабильность, репутация в своей сфере, соблюдение ранее установленных объемов поставки и сроков поставки и т. д.).

3. Цена.  В цене должны  учитываться все затраты на закупку конкретного материального ресурса, т. е. транспортировку, административные расходы, риск изменения курсов валют, таможенные пошлины и т. д.

4. Качество обслуживания. Оценка по данному критерию  требует сбора информации у  достаточно широкого круга лиц из различных подразделений компании и сторонних источников. Необходимо соблюдать мнения о качестве технической помощи, отношении поставщика к скорости реакции на изменяющиеся требования и условия поставок, к просьбам о технической помощи, квалификации обслуживающего персонала и т. д.

5. Условия платежа  и возможность внеплановых поставок. Поставщики, предлагающие выгодные  условия платежа (например, с возможностью  получения отсрочки, кредита) и  гарантирующие возможность получения  внеплановых поставок, позволяют избежать многих проблем снабжения.

        Как показывает практика, системе  установленных критериев может  соответствовать несколько поставщиков.  В этом случае необходимо их  ранжировать, опираясь на влияние  непосредственных контактов с  представителями поставщиков. 

         Окончательный выбор поставщика производится лицом, принимающим решение в отделе логистики (закупок), и,- как правило, не может быть полностью формализован.

 

Создание ясного и открытого общения.

Приемы, стимулирующие  общение, призваны снять «барьеры в  общении», т. е. сформировать у собеседников благоприятное впечатление о партнере, доверительное отношение к нему, обеспечить полное взаимопонимание, способствовать конструктивному обсуждению проблемы. Успеху делового общения в значительной мере способствует формирование у партнера положительного впечатления о себе. Деловое общение требует от человека высокой психологической культуры, а также постоянного изучения и учета эмоциональной стороны отношений. Разум и эмоции — неразрывные составляющие человека, причем эмоциональное в человеке многократно перевешивает рациональное. Следует помнить очень важную рекомендацию фоносемантики (науки о знаках чувств): самый привлекательный облик человека в общении — приветливый, доброжелательный. В общении каждый из партнеров нуждается в положительных эмоциях, поэтому тот, кто находится в позитивном, жизнерадостном и оптимистичном состоянии, становится действительно желательным собеседником. При прочих равных условиях люди легче принимают позицию того человека, к которому испытывают эмоционально-позитивное отношение, и наоборот, труднее принимают (и нередко отвергают) позицию того, к кому испытывают эмоционально-негативное отношение. Существует категория людей, которые умеют располагать к себе других, практически сразу завоевывать их доверие, вызывать к себе чувство симпатии — это люди, наделенные обаянием. Можно выделить три группы качеств, определяющих уровень личного обаяния:

1. Природные качества: коммуникабельность (способность легко сходиться с людьми), эмпатия (способность к сопереживанию), рефлексия (способность влиять на другого человека), красноречие (способность воздействовать словом) — все это составляет основу природных дарований, характеризуемых общим понятием «умение нравиться людям».

2. Характеристики личности, являющиеся следствием образования  и воспитания: нравственные ценности, духовное здоровье, владение техникой  общения, деловая речь, упреждение  и преодоление конфликтных ситуаций. 3. Характеристики личности, связанные с жизненным и профессиональным опытом человека. Это особенно ценно, когда опыт обостряет интуицию. Нередко в процессе общения обаятельные люди используют приемы, которые, как правило, скрыты от собеседника. С помощью таких приемов нельзя никого ни в чем убедить и ничего никому доказать, а можно лишь расположить к себе собеседников. Для усиления личного обаяния можно использовать следующие общие рекомендации:

• вести себя естественно;

• быть хорошим, терпеливым и внимательным слушателем;

• демонстрировать интерес  к собеседнику (ничего так не льстит, как внимание);

• относиться к партнеру с уважением;

• постараться сформировать установку искреннего реагирования на речь собеседника;

• стараться не доминировать во время общения; дать собеседнику время высказаться;

• стараться понять и  поддержать людей, поставить себя на место другого человека;

• стремиться избегать поспешных  выводов;

• не стараться демонстрировать  свой ум и образованность;

• поддерживать людей  в их лучших намерениях, избегать слов «Вы ошибаетесь», «Ваша идея бесперспективна» и т. п.;

• подчеркивать общность с собеседником;

• не держать злобу  на других;

• чаще произносить вслух  имя (или имя-отчество) партнера (подобное обращение показывает внимание к  данной личности);

• выражать искреннее  одобрение, замечать все хорошее (от одежды и прически до интересных идей) и говорить только о том, что действительно  видите и чувствуете;

• не жаловаться, но и  не говорить, что все очень хорошо (для некоторых людей успехи окружающих еще более неприятны, чем постоянные жалобы); • не соглашаться с чужой самокритикой (лучше сказать «В такой ситуации было трудно что-либо сделать», «Вы и так сделали все возможное» и т.п.);

• уметь признать свои ошибки (это очень верный и выигрышный способ завоевать уважение);