Виды коммуникаций

ВВЕДЕНИЕ

 

Коммуникация - это обмен  информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для  принятия эффективных решений, и  доводит принятые решения до сотрудников  организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться  ошибочными, люди могут неверно понимать чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяется качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Почти невозможно переоценить  важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации  достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Однако коммуникации - это сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых шагов. Каждый из этих шагов очень нужен для  того, чтобы сделать наши мысли  понятными другому лицу. Каждый шаг - это пункт, в котором, если мы будем небрежны и не будем думать о том, что делаем, смысл может быть утрачен.

Опыт как российских, так  и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого - плохая производительность труда, высокая  текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и тому подобное. Все эти факты не могут  привести ни к чему другому кроме  как к банкротству.

Термин коммуникации широко применяется в обыденной жизни  и среди специалистов. Так, информационные коммуникации обеспечивают телефонную, радиотелевизионную и космическую связь пользователей. Вместе с тем, общение людей также является коммуникативным процессом, играющим в деловой жизни важную роль.

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только организации, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих в данной организации, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

В специфически человеческом обмене информацией особую роль для  каждого участника общения играет значимость информации, так как люди не просто обмениваются словами, а стремятся  при этом выработать общий смысл. А это возможно при условии, что  информация не только принята, но и  понятна, осмыслена.

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная система» единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Понятие и определение  коммуникации в организации

1. Понятие, виды и структура коммуникаций

 

Коммуникация – передача информации от одной системы к другой посредством специальных материальных носителей, сигналов. Коммуникация между людьми происходит в форме общения как обмен целостными знаковыми образованиями (сообщениями), в которых отражены знания, мысли, идеи, ценностные отношения, эмоциональные состояния и программы деятельности общающихся сторон.

Под коммуникацией в широком  смысле понимают общение, передачу информации от человека к человеку, В организационном контексте понятие «коммуникация» рассматривается как процесс (коммуникация — это общение людей: обмен идеями, мыслями, намерениями, чувствами, информацией) и как объект (совокупность технических средств, обеспечивающих процессы передачи информации).

Коммуникации служат средством  включения организации во внешнюю  среду, обеспечивают ей необходимый  уровень взаимодействия с окружающими  социально-экономическими системами. 

Цель коммуникации заключается  в достижении от принимающей стороны  точного понимания отправленного  сообщения.

Коммуникации (единовременный акт) – процесс передачи сообщения  от источника к получателю с целью  изменить поведение последнего.      

Коммуникация (коммуникационный процесс) – это обмен информацией  между двумя или более людьми (сторонами).

Значение коммуникаций определяется их влиянием на эффективность и результативность деятельности организации. Практически  нет организаций, у которых бы не было коммуникационных проблем и  необходимости в их профессиональном разрешении, поэтому коммуникацией необходимо управлять.

Цели коммуникаций:

- обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления.

- совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией.

- создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

- регулирование и рационализация информационных потоков.

Виды коммуникаций:

1. Коммуникации по нисходящей (руководитель-подчиненные) 

Это наиболее очевидный вид  организационных коммуникаций. Коммуникации между руководителем и подчиненными связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение  задач отдела; с обсуждением проблем  эффективности работы; достижение признания  и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием  способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально  существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

2. Коммуникации по восходящей ( снизу вверх ) 

Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства  организации о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство  узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные  варианты исправления положения  дел.  Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

3. Горизонтальные коммуникации (между подразделениями)

В дополнение к обмену информацией  по вертикали (нисходящие или восходящие) организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними необходим для координации задач и действий. Поскольку организация — это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании отношений сотрудничества между работниками организации. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

4. Коммуникации между руководителем и рабочей группой

В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом  позволяют руководителю повысить эффективность  действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах  отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

5. Неформальные коммуникации

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал  неформальных коммуникаций можно назвать  каналом распространения слухов. Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Коммуникации выполняют  целый ряд важных функций. Обычно выделяют пять основных.

1. Связующая заключается в том, что благодаря ей люди объединяются в процессе любой деятельности.
2. Формирующая , в соответствии с которой общение помогает человеку сформировать определенные качества личности.
3. Подтверждающая функция . В процессе общения с другими людьми человек получает возможность как бы подтвердить себя, утвердиться в том, что он есть. Еще У. Джеймс отмечал, что для человека "не существует более чудовищного наказания, чем быть предоставленным в обществе самому себе и оставаться абсолютно незамеченным". Это состояние человека фиксируется в понятии "неподтверждения". Каждый день мы в процессе общения «подтверждаем существование друг друга» с помощью привычных действий, закрепленных нормами этикета: ритуалы знакомства, приветствия, именования, оказание различных знаков внимания. Они, говоря научным языком, направлены на поддержание у человека "минимума подтвержденности".
4. Межличностная функция заключается в организации и поддержании межличностных эмоциональных отношений.

5. Внутриличностная функция общения предполагает общение человека с самим собой. Это универсальный способ мышления человека.

Руководителю приходится осмысливать большие объемы информации, среди которой есть информация, не влияющая на процесс управления. Обмен  информацией, которая оказывает  влияние на процесс управления, носит  название эффективных коммуникаций. Эффективный менеджер – это тот, кто из общего потока коммуникаций умеет быстро отобрать эффективные, т.е. полезные для процесса управления.

 Коммуникации осуществляются  в повседневной работе при  общении с подчиненными руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении  документов. Коммуникациями признан  весь процесс производства и  управления. Коммуникации подразделяются  на две большие группы: между  организацией и её средой и  между уровнями управления и  подразделениями.

Управлять коммуникацией  – это значит:

1.   Определять цели коммуникации.

2.   Определять пути достижения этих целей.

3.   Планировать с учетом ресурсов и ситуаций конкретные действия, направленные на достижение целей.

4.   Организовывать реализацию этих планов.

5.   Координировать взаимодействия компонентов коммуникационного процесса, а также действия непосредственных исполнителей.

6.   Контролировать.

7.   Корректировать процесс по результатам коммуникации.

 

2.  Коммуникативные барьеры

 

Коммуникативный барьер –  это совокупность внешних и внутренних причин и явлений, мешающих эффективной  коммуникации или полностью блокирующих  её. Проще говоря, это то, что не даёт нам общаться. Понятное дело, что в зависимости от процесса возникновения, барьеры делятся на внешние и внутренние. Если углубляться в этот вопрос, то можно понять, что единой классификации не существует. Каждый учёный стремится высказать свою теорию, а мы – сделаем свой список, основанный на специфики коммуникативных барьеров в журналистике.

В условиях человеческой коммуникации на пути получения информации появляются различные барьеры.

При этом микробарьеры связанные с внешней средой, в которой осуществляется коммуникативный процесс, оказываются в:

• информационной перегрузке (барьером становится слишком большое количество информации);
• разнообразии носителей (газеты, телевидение, конференции, отчеты консультантов и т.п.);
• перегрузке информацией , что приводит к обесцениванию ее содержания;
• умении пользоваться информацией (эксклюзивные данные позволяют использовать их для воздействия на других;
• доступ к источникам ограниченной информации, т.е. той, которая предназначена для внутреннего пользования, расширяет властные полномочия индивидов).

Микробарьеры - это специфические коммуникативные барьеры.