Совершенствование организационной структуры ООО «Праздник»

4. Важно учитывать, что  результаты не появятся сиюминутно, для этого необходимо время.

Возможно, что при реализации компания столкнется с сопротивлением работников. Как правило, они осознают полезность и принимают данную систему  спустя какое-то время. Необходимо быть готовыми к тому, что первый оценочный  период в компании пройдет как  «репетиция», а со второго и последующих, по факту выплаты премии за первый период, данный проект найдет понимание работников. При этом желательно, чтобы изменения касались всех подразделений компании, это даст наибольший эффект.

С учетом всего вышеперечисленного, можно сделать вывод, что повышение устойчивости организации в рамках закона самосохранения наиболее успешно будет проходить, если применять систему управления по целям, т.е. мотивировать сотрудников на достижение коллективных результатов деятельности.

Управление любым предприятием – это управление людьми. В зависимости от эффективности этого управления достигаются или так и остаются не достигнутыми цели предприятия. Именно люди приводят в действие имеющиеся в распоряжении любой организации станки, машины, финансы, сырье и пр. Поэтому ни одна система управления не будет эффективно функционировать, пока не будет разработана модель мотивации, способствующая активизации мотивов работников (внутренняя мотивация) и создания стимулов (внешняя мотивация) для их побуждения к эффективному труду.

 

2.Совершенствование организационной структуры ООО «Праздник»

2.1 Характеристика существующей организационной структуры ООО «Праздник»

Общество с ограниченной ответственностью «Праздник» – команда профессионалов в области подбора персонала для мероприятий. Предлагает услуги опытных специалистов, организует работу на различных рекламных проектах.

Сотрудники ООО «Праздник» требовательно подходят к отбору персонала. В базе данных ООО «Праздник» персонал, владеющий специальными знаниями и навыками (навыки ведения переговоров, профессионального перевода, знания в области рекламы и др.), которые достойно представят компанию на выставке или презентации.

Миссия ООО «Праздник»:

• Реализация выставочных и рекламных проектов разных уровней.

Концепция ООО «Праздник»:

• Отбирая персонал для интернет-базы, формируя бизнес-связи и составляя подробный план работы на проекте, ООО «Праздник» исходит исключительно из необходимости всегда предоставлять клиентам работающие решения их задач. ООО «Праздник» всегда четко знает, что делать, и даже если что-то пойдет не так по не зависящим причинам, всегда разрабатывается запасной план.

Основным направлением деятельности ООО «Праздник» является организация работы на выставочных проектах, конференциях, форумах и презентациях.

Организационная структура  аппарата управления - форма разделения труда по управлению производством. Каждое подразделение и должность  создаются для выполнения определенного  набора функций управления или работ. Для выполнения функций подразделения  их должностные лица наделяются определенными  правами на распоряжения ресурсами  и несут ответственность за выполнение закрепленных за подразделением функций. Схема организационной структуры управления отражает статическое положение подразделений и должностей и характер связи между ними.

Различают связи:

• линейные (административное подчинение),
• функциональные (по сфере деятельности без прямого административного подчинения),
• межфункциональные, или кооперационные (между подразделениями одного и того же уровня).
• В зависимости от характера связей выделяются несколько основных типов организационных структур управления:
• линейная;
• функциональная;
• линейно-функциональная;
• матричная;
• дивизиональная;
• множественная.

С учетом характера связей в ООО «Праздник» линейно-функциональная организационная структура.

Линейно-функциональная структура - ступенчатая иерархическая. При  ней линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают  помощь функциональные органы. Линейные руководители низших ступеней административно  не подчинены функциональным руководителям  высших ступеней управления. Она применяется наиболее широко.

Иногда такую систему  называют штабной, так как функциональные руководители соответствующего уровня составляют штаб линейного руководителя.

Линейно-функциональная структура  управления обладает целым рядом  преимуществ:

• быстрое осуществление действий по распоряжениям и указаниям, отдающимся вышестоящими руководителями нижестоящим;
• рациональное сочетание линейных и функциональных взаимосвязей;
• стабильность полномочий и ответственности за персоналом;
• единство и четкость распорядительства;
• более высокая, чем в линейной структуре, оперативность принятия и выполнение решений;
• личная ответственность каждого руководителя за результаты деятельности;
• профессиональное решение задач специалистами функциональных служб.

Недостатки линейно-функциональной организационной структуры:

• Дублирование функций руководителя и функциональных специалистов в процессе управленческой деятельности;
• недостаточная для больших предприятий, и предприятий, работающем на динамичном рынке, оперативность принятия решений;
• нежелание руководителей брать на себя ответственность за принимаемые решения;
• возникновение внутрипроизводственных барьеров, ограничивающих рамки заинтересованности функциональных подразделений в эффективном развитии производства;
• разногласия между линейными и функциональными службами;
• противодействие линейных менеджеров работе функциональных специалистов;
• неправильное толкование информации, передаваемой линейным исполнителям функциональными менеджерами.

Линейно-функциональная структура  это наверно одна из самых распространенных на предприятиях средней величины.

Перейдем непосредственно  к организационной структуре ООО «Праздник» (рис. 1).

На март 2012 года списочная  численность сотрудников организации  составляет 32 человека. Также при  организации существует интернет-база персонала, которого временно привлекают на различные проекты.

Рассмотрим на примере  организации выставочного проекта, работу существующей организационной структуры ООО «Праздник».

В секретариат генерального директора поступает запрос от фирмы с помощью в организации её участия в конкретной выставке в Москве или московской области.

После этого клиент перенаправляется к директору по развитию и работе с клиентами. После выяснения  деталей проекта, директор по развитию и работе с клиентами докладывает  информацию директору по персоналу и финансовому директору, для решения соответственно вопросов, касаемых персонала на стенде компании и финансовых вопросов. После согласования все вышеперечисленных моментов, директором по АХЧ решаются вопросы уборки стенда, организации питания и видео-съемочного процесса.

На протяжении всей выставке сотрудники отдела по работе с клиентами  периодически контролируют ход выставочного процесса. При возникновении неполадок (замена персонала, нехватка питания) менеджер по работе с клиентами сообщает о проблеме директору по развития и работе с клиентами, который перенаправляет вопрос соответствующему директору для решения стоящей проблемы.

После завершения проекта, директор по развитию и работе с клиентами  докладывает генеральному директору  информацию о завершении работы на данном проекте и об итогах проекта.

 

 

Рисунок 1. Существующая организационная структура ООО «Праздник»

 

2.2 Предлагаемая организационная  структура ООО «Праздник»

Данная линейно-функциональная организационная структура не является самой подходящей и наиболее успешно функционирующей в рамках сферы деятельности ООО «Праздник».

Так как для обеспечения  нормального течения выставки, презентации, конференции, форума нужен постоянный контроль, кооперация всех функциональных подразделений, оперативное реагирования  в случае возникновения неполадок, то наиболее подходящей организационной структурой будет матрично-штабная (рис.2).

Уникальность и сложность  решаемых задач, их масштабность заставляют постоянно совершенствовать все существующие формы организации управления, добиваясь создания такой, при которой в наилучшей степени обеспечивается интеграция всех видов работ при дифференциации специализированных подразделений. При всей компетенции органов линейного руководства и руководителей проектов в матричной структуре остается необходимость в их непосредственном сотрудничестве с целью разработки требований к результатам выполнения программ, анализа альтернатив управленческих решений и т. д.

Это обстоятельство становится все более очевидным в условиях управления многофункциональными программами, требующего увеличения числа тематических и линейных руководителей. Проводимые между ними регулярные консультативные  совещания делают необходимым создание специального штаба-координатора на среднем  уровне, который смог бы обеспечивать руководителей организационно-технической  информацией, фиксировать сроки  выполнения программ и т. д.

Отличительной особенностью матрично-штабной структуры является то, что она отражает все виды руководства: линейное, функциональное, тематическое, и обеспечивает всестороннюю координацию деятельности между  ними, сохраняя единство распорядительства  и контроля за ключевыми организационно-техническими решениями на высшем уровне.

Матрично-штабная организационная  структура обладает рядом преимуществ:

• возможность оперативной ориентации на потребности своих клиентов;
• снижение затрат на разработку и апробацию новшеств;
• значительное сокращение времени на внедрение различных новшеств;
• своеобразная кузница руководящих кадров, так как руководителем проекта может быть назначен практически любой сотрудник предприятия.

Матрично-штабная организационная  структура обладает рядом недостатков:

• подрыв принципа единоначалия и, как следствие, необходимость со стороны руководства постоянного отслеживания баланса в управлении сотрудником, который одновременно подчиняется и руководителю проекта, и своему непосредственному начальнику из того структурного подразделения, из которого он пришел;
• опасность возникновения конфликтов между руководителями проектов и начальниками подразделений, из которых они получают специалистов для реализации своих проектов;
• большая сложность в управлении и координации деятельности организации в целом.
• Рассмотрим проведение выставочного проекта в ООО «Праздник» при предлагаемой матрично-штабной организационной структуре.

При матрично-штабной организационной  структуре в секретариат генерального директора поступает запрос по организации  участия фирмы в выставке в  москве или московской области. Генеральный директор перенаправляет клиента к менеджеру по выставочным проектам, который будет выступать в качестве руководителя данного проекта.

Руководитель проекта обсуждает с клиентом все вопросы организации участия в выставке: бюджет клиента, требования к персоналу, уборку, питание, съемочный процесс. Руководитель проекта сообщает всю информацию соответствующим менеджерам, которые планируют организацию финансов с бухгалтером, далее с менеджером по подбору персонала и в итоге с менеджером по организации уборки, питания и съемочного процесса. В итоге после одобрения клиентом персонала и административно-хозяйственной части, руководитель проекта в день начала выставки присутствует на стенде клиента и контролирует работу персонала. Так же руководитель проекта в последний день выставки присутствует на стенде заказчика, решает все оставшиеся документальные вопросы. Персонал, отработавший на проекте, обращается к финансовому директору и получает заработную плату у специалиста по оплате и стимулированию труда и также решает все документальные вопросы со специалистом по кадрам.

Данная организационная  структура позволяет более быстро решать организационные вопросы, оперативно реагировать в случае возникновения неполадок, обеспечивать больший комфорт для клиента при работе с ООО «Праздник», так как исключается многоступенчатый принцип  при реализации проекта.

 

 

Рисунок 2. Предлагаемая организационная структура ООО «Праздник»