Коммуникация и коммуникационные сети в организации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ

при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

УЛЬЯНОВСКИЙ ФИЛИАЛ

 

 

 

 

 

 

КАФЕДРА …………………………………..

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

 

по дисциплине: «Теория  Организации»

 

на тему: «Коммуникация  и коммуникационные сети в организации»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

Студентка 4 курса, ГМУз-423 группы,

Очной формы обучения,

специальности ……….

Мальгина А.А

Руководитель: Ильичева И.В

______________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

Ульяновск  2012

 

Оглавление

 

 

Введение 3

Глава 1. Теоретические аспекты  коммуникаций. 6

1.1 Коммуникации – понятие  и функции 6

1.2 Виды коммуникации 8

1.3 Коммуникационный процесс 12

1.4 Коммуникационные сети  и стили 14

1.5 Межличностные коммуникации  и барьеры 20

Глава 2. Исследование коммуникаций в ООО «Карта Изобилия» 26

2.1 Общая характеристика  OOO «Карта Изобилия». 26

2.2 Анализ  коммуникаций  компании «Карта Изобилия» 29

2.3 Рекомендации по совершенствованию  коммуникаций в компании "Карта  Изобилия"………………………………………………………………………..... 32

Заключение. 36

Библиографический список. 38

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

По общему признанию, коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем менеджмента. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в  коммуникациях. Менеджеры должны в  совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют  работу «чужими руками».

Роль коммуникаций очевидна как на малых фирмах, так и в  мощных компаниях и корпорациях. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий зависит  будущее не только предприятия, как  хозяйствующего субъекта на рынке, но также и людей, работающих на данном предприятии, а на глобальном уровне и благополучие всей страны в целом.

Опыт как Российских, так  и зарубежных компаний показывает, что эффективность коммуникаций зависит, прежде всего, от психологического настроя коллектива. Там где руководитель использует метод «кнута и палки» наблюдается нервозность и разрозненность коллектива, а следствием этого –  плохая производительность труда, высокая  текучесть кадров, отсутствие инициативности, постоянные сплетни, зависть и т.п. Все эти факты не могут привести ни к чему другому кроме затухания  предприятия и в конечном итоге  даже банкротству.

Однако если руководитель проводит собрания в коллективе, где  обсуждаются те или иные проблемы развития, применяет методы поощрения  за инициативу, труд и т. п., создает  условия для свободного выражения  своего мнения, пусть даже не совпадающего с мнением руководства, то в этом случае персоналу легко работать на данном предприятии. Люди осознают в этом случае свою значимость и  стараются использовать весь свой потенциал  и интеллект для достижения процветания  организации. На таком предприятии сотрудники уверены в своем будущем, в том, что их проблемы можно открыто обсудить на собрании, внести какие-то идеи, за которые они будут морально и материально вознаграждены. Таким предприятиям легче вынести экономические и политические кризисы в стране, т. к. в сплоченном коллективе сотрудники будут помогать друг другу пережить трудности.

Все это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные  менеджеры. Но как добиться эффективных  коммуникаций? Как приобрести навыки и умение управлять коммуникативными процессами? - вот главные вопросы, которые беспокоят современных  российских руководителей.

В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и их эффективному развитию, ведь одним из самых важных факторов интеграции управления является коммуникация (до 80% рабочего времени  менеджеров всех уровней расходуется  на те или иные виды общения).

Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций (как и всего менеджмента) произошло  не так давно (10 лет – это небольшой  период), то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей.

В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной  системы страна резко перешла  к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием в основном заключалось в том, что от руководства  к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники  не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации работы с подчиненными. Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются  проблемы развития фирмы, выслушиваются  просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.

Цель курсовой работы —  исследование сущности коммуникаций, а также того, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией, как среди менеджеров, так и с другими организациями.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Изучить сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса в современном предприятии
2. Изучить виды, значения коммуникаций
3. Рассмотреть управление коммуникациями в организациях, коммуникации между организацией и внешней средой и межуровневые коммуникации;

4)  Проанализировать систему  коммуникаций на основе компании  «Карта Изобилия»

5)  Дать предложения  и рекомендации по усовершенствованию  коммуникационной политики предприятия

Объектом данной курсовой работы является коммуникация и коммуникационные сети в организации ООО «Карта Изобилия»

Предметом  – коммуникация и коммуникационные сети в организации.

 

Глава 1. Теоретические  аспекты коммуникаций.

 

1.1 Коммуникации  – понятие и функции

 

Коммуникация (лат. communicatio), буквально означающее «общее» или «разделяемое всеми». В практическом плане - это процесс обмена идеями и информацией между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию¹.

Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая – взаимодействие личностей. Эти  две функции теснейшим образом  связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени  осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что  коммуникация строится не только по факту  передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и  индивидуальным интерпретациям.

Думая об обмене информацией  в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного  общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на приведённые выше случаи приходится большая часть коммуникаций в  организации, коммуникации представляют собой всепроникающий сложный процесс. Выявим, где снаружи и внутри организации  требуются эффективные коммуникации. Если бы нужно было изучить, о чем  говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы нацелить на какие-то вопросы, которые связаны с потребностями  информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Организации пользуются различными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями  они общаются с помощью рекламы  и других средств продвижения товаров на рынок. В направлении отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется формированию определенного образа, «имиджа» организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также информирует о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу различных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму и организация, имеющая профсоюз. Если профсоюз отсутствует, то организация может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз выделим, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т.п., обращающиеся внутри организации, в основе своей являются ответной реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Таким образом, коммуникация это процесс обмена идеями и информацией  между двумя и более людьми, а организации, в свою очередь,  пользуются различными средствами для  коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения.

1.2 Виды коммуникаций

1)Коммуникации по нисходящей (руководитель-подчиненные)

Это наиболее очевидный вид  организационных коммуникаций. Коммуникации между руководителем и подчиненными связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение  задач отдела; с обсуждением проблем  эффективности работы; достижение признания  и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием  способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально  существующей проблеме; оповещением  подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

 

2)Коммуникации по восходящей  ( снизу вверх )

Коммуникации по восходящей выполняют функцию оповещения руководства  организации о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство  узнает о текущих или назревающих  проблемах и предлагает возможные  варианты исправления положения  дел.  Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.

 

3)Горизонтальные коммуникации (между подразделениями)

В дополнение к обмену информацией  по вертикали (нисходящие или восходящие) организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит  из множества подразделений, поэтому  обмен информацией между ними необходим для координации задач  и действий. Поскольку организация  — это система взаимосвязанных  элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию  в нужном направлении. В обмене информацией  по горизонтали часто участвуют  комитеты или специальные группы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании отношений сотрудничества между работниками организации. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

 

4)Коммуникации между руководителем  и рабочей группой

В дополнение к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом  позволяют руководителю повысить эффективность  действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах  отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для  этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

 

5)Неформальные коммуникации

Организации состоят из формальных и неформальных компонентов. Канал  неформальных коммуникаций можно назвать  каналом распространения слухов. Слухи «витают возле автоматов  с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписываемая  слухам репутация неточной информации сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной.

Общепринятыми формами деловой  коммуникации в труде менеджеров, юристов, являются деловые беседы, совещания, переговоры, конференции, разнообразные  деловые встречи. Развитие рыночных отношений в нашей стране, интенсификация, наблюдающаяся на всех уровнях предпринимательской  коммуникации вследствие эволюции в  сфере информатики, порождают необходимость  быстрого и беспрепятственного распространения  деловой информации, а значит организации  и проведения инновационных форм делового общения, таких, как презентации, "круглые столы", пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров.²