Ведение централизованного государственного учета и систем учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

3.2. Информационные технологии и организация их внедрения в архивах

\В архивном деле в основном применяется технология баз данных (БД), а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.).

Среди автоматизированных архивных технологий количественно  преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако автоматизированные архивные технологии (АТТ) позволяют  значительно усовершенствовать  работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому  направлению существует несколько  программных продуктов, выполненных  различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД «Архивный фонд», «Фондовый каталог» (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных «Паспорт архива», «Учет фондов», «Аннотация фондов», «Учреждения – источники комплектования», «Учет исполнения запросов», «Читальный зал», «Физическое состояние документов» и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа²⁰.

Все базы данных, создаваемые в архиве, условно  разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов – учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена  для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу.

По функциональному  принципу создаются базы данных для  учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д.

Интеграционный  принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета  и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах.

Государственный архив ведет учет всех созданных  БД в виде базы данных их описаний (например, «Архивный фонд», «Фондовый каталог  субъекта Федерации»).

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание  автоматизированной информационно-поисковой  системы архива является наиболее сложной  задачей.

В архивах  учреждений РФ существуют информационно-поисковые  системы (ИПС) трех типов:

1. Использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);
2. Создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;
3. Создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

Однако  пока не создана ни одна информационно-поисковая  система, раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная опись, типовой систематический каталог). Эту задачу должна решить новая версия отраслевой программы «Архивный фонд».

Успешное  функционирование информационно-поисковой  системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов:

1. Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.
2. Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных.
3. Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы – системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.
4. Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации – сопровождение к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.
5. Создание, установка, адаптация программы осуществляется программистом или фирмой – системным интегратором – на основе технического задания
6. Сертифицирование и регистрация программного продукта
7. Поддержка и обслуживание системы

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим  отечественным и международным  стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение.

Выбор фирмы  – системного интегратора – следует  проводить на конкурсной основе, с  учетом анализа внедренных разработчиком  действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в  соответствии с международными стандартами  качества. Целесообразно заключения с фирмой – системным интегратором – договора о долговременном сотрудничестве.

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта. Он должен быть способен оценить  достоинства и недостатки программы  с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию²¹.

3. Программный комплекс «Архивный фонд», его значение

По мере распространения автоматизированных технологий все министерства и ведомства  стали создавать автоматизированные системы учета, электронные картотеки, обеспечивающие удобство поиска и оперативного использования информации об объектах учета в масштабах всей страны.

 В соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве на него возложена работа по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

 Создание  единой автоматизированной системы  учета документов Архивного фонда  РФ – важная государственная  задача, и наполнение такой автоматизированной  учетной системы зафиксировано  во всех основных планах, стратегиях  и целевых программах: «План реализации  Стратегии развития информационного  общества в Российской Федерации  до 2011 года», федеральная целевая  программа «Культура России»  (2006 – 2011 годы), Программа информатизации архивного дела до 2020 года и др²².

 Создание  единой государственной автоматизированной  системы учета документов Архивного  фонда РФ должно стать основой  для организации общегосударственной  системы хранения оцифрованных  документов и документов в  электронной форме в государственном  масштабе. Основой такой системы  сегодня является программный  комплекс «Архивный фонд», который  архивные учреждения уже не  один год используют для организации  государственного учета документов  Архивного фонда РФ. Уже много  сделано и в ближайшее время  будет завершена работа по наполнению системы информацией о всех фондах государственных архивов. В ряде регионов завершается работа и по занесению информации о имеющихся в архивах описях дел. Параллельно ведется оцифровка описей дел, что позволяет наполнять программу более детальной информацией о содержании архивов вплоть до уровня дела. Более того, многие архивы в субъектах федерации уже активно ведут работу по внесению в систему информации о документах и оцифрованных образов документов, что превращает программный комплекс в полнотекстовую систему, хранящую не только информацию о делах, но и сами документы. В отдаленной перспективе мы должны получить систему, хранящую информацию о всех 248 миллионах дел открытого хранения и включающую в себя образы миллионов уникальных и особо ценных документов.

4-я версия программы «Архивный фонд», используемая архивистами сегодня и разработанная компанией «Электронные офисные системы», представляет собой значительный шаг вперед по сравнению с третьей версией. Она написана на стандартной, хорошо масштабируемой платформе, которая позволяет использовать клиентсерверные технологии, разворачивая программу на любом необходимом количестве компьютеров в локальной сети архивного учреждения. Современные технологии предполагают, что с программой активно работают многие сотрудники архива, а также доступ к системе имеют и посетители читального зала. Эти возможности не могла обеспечить 3-я версия программы, написанная на языке FoxPro и имеющая проблемы совместимости с современными операционными системами, возможности ее развития исчерпаны.

 При  создании 4-й версии был полностью переработан интерфейс программы, добавлено много новых возможностей по вводу информации о различных типах документов, формировании стандартных отчетных форм. Фактически 4я версия программного комплекса «Архивный фонд» – это совершенно новая программа, краеугольный камень единой автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда РФ.

 Безусловно, существующая 4-я версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд» не лишена недостатков.

 Во-первых, это сложность инсталляции (установки) программы. Для установки программы на  отдельный компьютер, что характерно для большинства архивов, требуется подключение дополнительных компонентов Windows, установка Microsoft SQL Server 2005 Express Edition with Advanced Services SP3. Причем при установке на современную операционную систему Windows 7 – обязательно надо использовать именно версию с третьим сервис-паком. Более того, уже после установки Microsoft SQL Server 2005 требуется вручную внести изменения в его настройки. И только после этого можно приступать к установке собственно ПК «Архивный фонд», которая также происходит в два этапа – создание базы и установка клиентской части программы. Надо отметить, что программа работает и на новых компьютерах с установленной 32-битной или 64битной версией Windows 7, некоторые проблемы могут возникнуть только с 64разрядной версией MS Office 2010, но она сегодня используется крайне редко.

 Во-вторых, много проблем возникает при загрузке в программу БД 3-й версии «Архивного фонда». Ошибки и отклонения от типовой схемы заполнения полей в третьей версии системы могут повлечь за собой неправильную загрузку базы в четвертую версию программы. А так как система сложная, с большим количеством полей, и отличия в 3-й и 4-й версии программы значительны, проблемы возникают достаточно часто. Поэтому при переходе на 4-ю версию программы важно выборочно проверить заполнение всех полей, формирование справочников и отчетов в 4-й версии «Архивного фонда», сохранив в то же время отдельно 3-ю версию системы для сравнения и выверки значений²³.

 Кроме того, пользователи сталкиваются с большим количеством более частных проблем, связанных с некорректной работой отдельных полей, сложностью пересчета данных, а также с тем, что программа не полностью учитывает многочисленные особенности работы и специфические требования для отдельных архивов, фондов, видов носителей и т. п.– например проблемы возникают с учетом аудиовизуальных материалов, особенно в цифровой форме.

 Все  замечания и пожелания по усовершенствованию  программы собираются Федеральным  архивным агентством и систематизируются  для использования при подготовке  технических заданий для дальнейшего  развития системы.

 Программа  «Архивный фонд» является основой  программного комплекса. Ее дополняет  программа «Фондовый каталог», которая  позволяет объединять базы данных, создаваемые в ПК «Архивный  фонд», создавая обобщенную БД  на уровне субъекта федерации.  Вершиной программного комплекса  является программа «Центральный  фондовый каталог», объединяющая  базы, сформированные в субъектах  федерации в единую общегосударственную  базу данных – систему государственного  учета документов Архивного фонда РФ.

 В  настоящее время уже заключен  контракт на доработку ПК «Архивный  фонд» и всего комплекса программ, включая «Фондовый каталог» и  «Центральный фондовый каталог».

 В  рамках указанного комплекса  работ проводится модернизация  программного комплекса «Архивный  фонд» (4-я версия), в ней будут исправлены проблемы, возникавшие в 4-й версии с реквизитом «Историческая справка», она была большого размера, с представлением дат ранее 01.01.1753, исправлены другие недоработки, переписаны руководства пользователя, технолога и администратора.

 Также  разрабатывается полнофункциональная  3-я версия программы «Фондовый каталог», которая сможет загружать в себя и объединять БД, создаваемые в 4-й версии ПК «Архивный фонд». Это решит большую проблему, так как значительная часть архивных учреждений уже перешла на использование ПК «Архивный фонд» 4-й версии, а программы, которая могла бы объединить создаваемые в этой версии программы базы, пока нет.

 Одновременно  разрабатывается программа «Центральный  фондовый каталог», которая будет функционировать в Росархиве и в которую будут загружаться БД, формируемые в субъектах федерации в программе «Фондовый каталог».

 Программа  обеспечит создание научно-справочного аппарата к архивным документам, в том числе автоматизированное ведение каталогов на основе содержащегося в программном комплексе Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации.