Ведение централизованного государственного учета и систем учета документов Архивного Фонда Российской Федерации

 Если  мы хотим сделать действительно  универсальную общегосударственную  систему учета, то она должна  учитывать все особенности работы  со всеми видами документов, типами  носителей информации и охватывать  все потребности архивов и архивных органов.

 В  рамках данного контракта также  предполагается разработать механизм  интеграции системы с интернет-порталом «Архивы России» с возможностью доступа к данным системы через Интернет. В дальнейшем эта технология может быть использована и в регионах для обеспечения доступа граждан к информации о фондах, описях и делах, хранящихся в том или ином архиве, через сайт этого архива или раздел сайта, посвященный архивам на сайте субъекта федерации или муниципального образования.

 Сегодня  многие архивы ведут работу  по оцифровке описей, уникальных  и особо ценных документов, имеют  у себя те или иные электронные  картотеки, базы данных и рассматривают  вопрос о создании новых автоматизированных систем.

 Однако если мы говорим о том, что вся информация о фондах, описях и делах, включая оцифрованные документы, будет вноситься в единую автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда РФ в формате программного комплекса «Архивный фонд» – «Фондовый каталог», и именно эта система является «краеугольным камнем» для дальнейшей организации работы с электронными документами и будет развиваться, то в этом случае архивам явно нецелесообразно создавать какие-то другие базы данных и свои автоматизированные системы, учитывая, что в конечном счете информацию из них все равно придется переносить в ПК «Архивный фонд».

 В  целом, если исходить из общей  задачи интеграции БД и стремлении  к однократности ввода данных  в компьютеризированные системы,  число используемых архивистами  баз данных должно сокращаться и они должны максимально унифицироваться для облегчения интеграции.

 Соответственно, и по уже имеющимся автоматизированным  БД имеет смысл уже сейчас  активно прорабатывать возможность  переноса информации из них в ПК «Архивный фонд».

 А  при модернизации таких программ  –  обязательно закладывать  в техническое задание создание  коннектора, программы для экспорта  данных в ПК «Архивный фонд».  Последние годы ведется большая  работа по сканированию и обработке  описей дел с внесением информации  о всех делах в единую систему государственного учета документов Архивного фонда РФ.

 При  этом отдельную проблему составляют  старые рукописные описи, которые  сегодня приходится вводить вручную.  Сейчас решение по качественному  распознаванию рукописного текста  появилось, планируется его тестирование. Конечно, идеальное распознавание  мы вряд ли когда-нибудь получим, так как во многих случаях даже опытный архивист может лишь догадываться, какое именно слово написано, но существенное ускорение работы мы, возможно, получим.

 Еще  одно направление, в котором  предстоит развитие системы, –  это импорт документов из ведомственных СЭД.

 Так  как программный комплекс «Архивный  фонд» обеспечивает широкие возможности  по учету документов, он может  быть использован и в ведомственных  архивах. В этом случае прием  дел на государственное хранение  может сопровождаться передачей  соответствующего годового раздела  учетной БД, что существенно снизит  нагрузку на государственные  архивы в области ведения учета  и ускорит введение переданных  на постоянное хранение документов в оборот.

 Каждый  год в организациях – источниках  комплектования государственных  архивов создаются сотни тысяч  и миллионы листов документов постоянного и долговременного сроков хранения. И каждый год промедления в организации ведомственного хранения и передачи на государственное хранение электронных документов (или копий документов) – это огромные затраты в дальнейшем на сканирование документов, которого можно избежать уже сегодня, организовав импорт электронных образов документов из существующих СЭД.

 Много  говорят о проблемах юридической  силы электронных документов. Но  когда сканируются документы  для наполнения БД – фактически  просто создается фонд пользования,  удобное средство получения информации  о документах. Никто никогда и  не говорил об уничтожении  оригиналов архивных дел. Поэтому,  организовывая импорт электронных  образов документов из ведомственных  систем электронного делопроизводства, мы тем самым снимаем необходимость  сканирования этих документов  в дальнейшем.

 Однако  для совместимости систем СЭД  и ПК «Архивный фонд» предстоит  еще проделать большую работу. Существенную помощь при этом  в организации передачи данных  может оказать новый ГОСТ «Системы  электронного документооборота. Взаимодействие  систем управления документами.  Требования к электронному сообщению», разработка которого должна завершиться в этом году.

 В  целом сегодня на государственном  уровне самым активным образом  решается вопрос о расширении  сферы использования документов  в электронной форме, разрабатываются  перечни документов, предоставление  и получение которых  будет  осуществляться только в электронном виде.

 И  это значит, что мы должны активно  готовиться к работе в архивах  с электронными документами²⁴.

 

Заключение

Формируя, храня и организуя использование  архивных документов, государственные  архивы тем самым участвуют в  сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой  особую информационную систему, выступают  в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы  и информационные технологии государственных  архивов являются объектом отношений  физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Обеспечивая вечное хранение и использование  Архивного фонда Российской Федерации  — общенационального историко-культурного  достояния, государственные архивы вносят свой вклад в развитие федерализма  в России, создание гражданского общества, укрепление правового государства, в формирование демократического облика страны на международной арене. Важнейшее  значение для создания и совершенствования  архивного дела, обеспечивающего  надежную сохранность историко-культурного  наследия страны, имеют механизмы  реализации законов.

Учет  архивных документов является тем инструментом, который определяет осуществление  учета образующихся в их деятельности документов и обеспечения их сохранности.

Архив на основе единых научно-методических принципов  обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов органов государственной  власти, государственных и иных организаций, физических лиц, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

 

Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
2. Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 года № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»;
3. Основные правила работы архивов организаций, М., 2007;
4. Регламент государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, М., 1997;
5. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002. – 276 с.;
6. Алексеева Е. В. Организация документов и дел в пределах архивного фонда (фондирование) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2004. - № 9.;
7. Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., «Архивоведение» - Бийск, 2002. – 158 с.;
8. Бункина Н.К., Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 2002;
9. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. - М.: МИФИ, 1996, 68 с.;
10. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М., 1996. – 196 с.;
11. Михайлов О.А. Электронные документы в архивах. – М., 2000;
12. Павлюк Л.В., Киселева Т.Н., Воробьев Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - М-СПб., 2001;
13. Тельчаров А.Д. «Архивоведение» - М., 2005;
14. Актуальные проблемы архивоведения: учеб. пособие/Е.В. Булюлина. – Волгоград: ВолГУ, 2008. – 92 с.;
15. Теория и методика архивоведения: учеб. пособие/ Е.В. Булюлина; ВолГУ. – Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2006. – 148 с.;
16. Бункина Н.К., Семенов А.Н. Основные правила работы ведомственных архивов. – М., 2002
17. Кузнецов С.Л. Программный комплекс «Архивный фонд», его значение// Секретарское дело. – 2011. - № 1. – С.23-34;
18. СПС КонсультантПлюс - www.consultant.ru

¹ Основные правила работы архивов организаций, М., 2007

² Основные правила работы архивов организаций, М., 2007

³Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002. – С.100-102.

⁴Основные правила работы архивов организаций, М., 2007

⁵Основные правила работы архивов организаций, М., 2007

⁶ Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. – М., 1996. – С.96-97.

⁷ Основные правила работы архивов организаций, М., 2007

⁸ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002. – С.103-105.

⁹ Основные правила работы архивов организаций, М., 2007

¹⁰ Артемьева С.И., Иванцова Н.Ф., «Архивоведение» - Бийск, 2002. – С.12-16.

¹¹ Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002. – С.106-108.

¹² Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение.- М.,2002. – С.109-111.

¹³ Основные правила работы архивов организаций, М., 2007 

¹⁴ Основные правила работы архивов организаций, М., 2007 

¹⁵ Статья 19 Федеральный закон Российской Федерации от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

¹⁶ Статья 12 Закон Волгоградской области от 31 декабря 2009 года № 1981-ОД «Об архивном деле в Волгоградской области»

¹⁷ Статья 3 Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации, М., 1997

¹⁸ Актуальные проблемы архивоведения: учеб. пособие/Е.В. Булюлина. – Волгоград: ВолГУ, 2008. – С.34-35.

¹⁹ Актуальные проблемы архивоведения: учеб. пособие/Е.В. Булюлина. – Волгоград: ВолГУ, 2008. – С.35-36.

²⁰СПС КонсультантПлюс - www.consultant.ru

²¹ СПС КонсультантПлюс - www.consultant.ru

²² Кузнецов С.Л. Программный комплекс «Архивный фонд», его значение// Секретарское дело. – 2011. - № 1. – С.23-24.

²³ Кузнецов С.Л. Программный комплекс «Архивный фонд», его значение// Секретарское дело. – 2011. - № 1. – С.25-29.

²⁴ Кузнецов С.Л. Программный комплекс «Архивный фонд», его значение// Секретарское дело. – 2011. - № 1. – С.30-34.