Унифицированные системы документации, их роль в управлении

• документация по социальной статистике;

• документация по статистике промышленности;

• документация по статистике сельского хозяйства и заготовок сельскохозяйственной продукции;

• документация по статистике капитального строительства;

• документация по статистике внешнеэкономических связей;

• документация по статистике потребительского рынка и его инфраструктуры;

• документация по статистике транспорта и связи;

• документация по статистике наблюдения и регистрации изменения цен и тарифов.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

• отчетная бухгалтерская документация;

• регистры бухгалтерского учета;

• первичная учетная документация.

Унифицированная система документации по труду:

• документация по состоянию рынка труда;

• документация по трудовым отношениям;

• документация по повышению квалификации работников органов по труду;

• документация по охране труда;

• документация по минимальным потребительским бюджетам;

• документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:

• документация по учету и распределению средств;

• документация по планово-экономической деятельности;

• документация по контрольно-проверочной деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации:

• оперативно-коммерческая документация;

• товаросопроводительная документация;

• расчетная внешнеторговая документация;

• документация, оформляемая при ввозе (вывозе) товара;

• транспортная внешнеторговая документация;

• экспедиторская внешнеторговая документация.

Все унифицированные системы включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

1.2 Унифицированные формы документов

Унификация в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества». Под унификацией документов понимается выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации.

Унификация состава информации заключается в определении необходимого содержания в каждой унифицированной форме на основе анализа ее назначения. Состав информации в служебных документах устанавливается следующим образом: из документов устраняется традиционно включаемая, но не используемая в настоящее время информация (например, графа «партийность» из личного листка), в документы вносится отсутствовавшая ранее информация, которая стала использоваться в связи с изменением социально-политической обстановки и внедрением новых информационных технологий (индивидуальный номер налогоплательщика).

Унификация структуры текста заключается в установлении типового набора составных частей документов и их очередности, из которых будут складываться унифицированные формы документов. Во всех случаях используется двухчастная структура текста: первая часть содержит обоснование, доказательство, ссылку на другие документы; вторая – существо вопроса, т.е. распорядительную часть приказа, просьбу, ответ по существу (например, унифицированный текст заявления о предоставлении внеочередного отпуска: В связи с неожиданно возникшими обстоятельствами прошу перенести очередной отпуск с октября на август текущего года).

Не менее важным аспектом унификации служебных документов является выделение постоянной части текста для закрепления ее в унифицированной форме. При подготовке бумажных вариантов унифицированных текстов возможны различные способ фиксации постоянной информации на бумаге: трафарет, анкета, таблица.

В трафарете постоянная информация представлена в виде связного текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией (справка с места работы). При анкетной форме представления унифицированного текста постоянная информация излагается как наименование признаков, характеризующих человека. Табличная форма представления унифицированного текста используется при необходимости характеризовать несколько лиц или объектов, предметов по одинаковым параметрам: при составлении графика отпусков, описи дел по личному составу, штатного расписания.

Форма документа появляется как результат упорядочения той или иной деятельности, правовой проработки текста, которая должна обеспечить юридическую полноценность будущего документа, и унификации ее текстового выражения, необходимых виз, печатей, утверждений, подписей и др.

В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. И в этом случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.

Нормативной базой для проведения унификации документов являются:

- Государственная система  документационного обеспечения  управления (ГСДОУ);

- межгосударственные и  государственные стандарты РФ  на унифицированные системы документации (УСД);

- Типовые методические  указания по проведению отраслевой /ведомственной/, республиканской унификации  документов, ис¬пользуемых в автоматизированных системах управления;

- Основные положения Единой  системы классификации и кодирования  технико-экономической и социальной  информации и унифицированных  систем документации в РФ;

- другие руководящие документы  Госстандарта РФ;

- общероссийские классификаторы  технико-экономической и социальной  информации. Большое значение для  проведения унификации документов  имеют также ГОСТы, входящие в  Государственную систему стандартизации  РФ.

Проведение унификации опирается на реализацию следующих принципов:

- унификация от общего  к частному, заключающаяся в построении  формуляра-образца документов, а  на его основе разработке конкретных  форм документов;

- единообразие построения  форм документов и правил построения  и оформления, обеспечиваемое путем  максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться  все требования к документу  на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения;

- информативность, т.е. включение  в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных задач или их комплексов  с заданной точностью, а также  для придания документам юридической  силы;

- группировка реквизитов  в документах в соответствии  с последовательностью их заполнения,

- обоснованное определение  минимально допустимых площадей  для размещения реквизитов;

- стабильность требований  к документам, исходя из использования  форм документов в течение  достаточно длительного периода  времени;

- экономичность за счет  обоснованного включения документов  в систему документации и широкого  применения бланков;

- сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования  технико-экономической и социальной  информации.

При проведении унификации применяются методы содержательной и формальной унификации. Содержательная связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам. К методам содержательной унификации относят:

• установление ограничительных номенклатур действующих форм;

• создание типовых форм;

• построение единой модели документов для групп однородных задач (построение формуляра-образца);

• унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

Развитие системы автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающей обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации. По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартизированные формы бланков. Унификация выдвинула следующие требования к документам:

• стандартная форма построения,

• приспособление к автоматизированной обработке,

• минимизация показателей,

• исключение дублирования,

• включение всех необходимых для целей управления показателей

Структура унифицированного документа

Заголовочная часть Наименование учитываемого объекта (предприятия, организации, работающего) Характеристика документа (индекс, код по ОКУД)

Оформляющая часть Дата заполнения документа Подпись юридически ответственных лиц, за правильность составления документа

Все унифицированные системы должны включать в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, состав и наполнение которых актуализируется (обновляется) по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе: единообразия построения форм документов, регламентации содержания документов, исключения из документов дублируемых данных, сокращения количества традиционно включаемых в них данных, единства применяемой терминологии и условных обозначений, определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную обработку, установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

 

 

 

Глава 2. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы документации

2.1 Анализ недостатков  унифицированной системы документации

Работа с документами в управленческом аппарате нуждается в правовой регламентации и требует нормативно-методического обеспечения на общегосударственном уровне.

Службы ДОУ организаций работают в настоящее время по устаревшим инструкциям и стандартам, давним традициям и канонам, пытаясь самостоятельно приспособить делопроизводство к новым управленческим структурам и методам управления, соединить традиционные делопроизводственные и новые компьютерные технологии обработки управленческой информации.

ДОУ, являясь средством и инструментом обмена информацией, по своей природе нуждается в унификации и единообразных правилах документирования, документооборота и хранения документов. Поэтому государство обязано регламентировать эти вопросы и проводить целенаправленную научно-техническую политику в этой области.

В настоящее время Всероссийскому научно-исследовательскому институту документирования и архивного дела (ВНИИДАД) в соответствии с федеральной целевой программой поручена разработка Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.

ГСДОУ должна упорядочить организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Система должна включать различные аспекты правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив.

ГСДОУ должна способствовать разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включать нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Это не локальный ведомственный акт, а документ федерального межведомственного уровня, который должен содержать основополагающие принципы функционирования ДОУ в настоящее время и в перспективе. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

Вместе с тем разработчики и первые рецензенты проекта ГСДОУ не вполне удовлетворены данной разработкой; на некоторые вопросы состава, структуры и содержания ГСДОУ имеются различные точки зрения.