Роль контроллинга в системе управления предприятием

Что такое контроллинг?

В современных  условиях хозяйствования  основной задачей экономистов и предпринимателей становится обеспечение выживания организации, как на данный конкретный промежуток времени, так и в долгосрочной перспективе. Несомненно, что от руководства, управления компании зависит очень многое. Искусство экономического управления заключается в умении предвидеть хозяйственную и коммерческую ситуацию, своевременно принять меры по оптимизации соотношения «затраты – результат» и тем самым достичь поставленной цели, получив желаемый результат – прибыль, объем продаж или новый рынок сбыта. Так вот контроллинг – механизм этого искусства.

Зачастую само понятие контроллинга ассоциируется с понятием управленческого учета, но это не совсем верно: основная задача управленческого учета – предоставление релевантной информации для принятия управленческих решений; функции контроллинга шире, они включают в себя не только управленческий учет, но и планирование, контроль, координацию, а также выработку рекомендаций для принятия управленческих решений.

Контроллинг - это функционально обособленное направление экономической работы на предприятии, связанное с реализацией финансово-экономической комментирующей функции в менеджменте для принятия оперативных и стратегических управленческих решений. Контроллинг переводит управление предприятием на качественно новый уровень, интегрируя, координируя и направляя деятельность различных служб и подразделений предприятия на достижение оперативных и стратегических целей.

Основная цель контроллинга – ориентация управленческого процесса на достижение целей, стоящих перед предприятием.

Как задачи контроллинга выделяют – планирование, контроль, регулирование посредством планирования (определения курса на следующий год).

Для осуществления задач контроллинг обеспечивает выполнение следующих функций:

• Установление целей – определение качественных и количественных целей предприятия и выбор критериев, по которым можно оценить степень достижения поставленных целей.
• Планирование – превращение целей предприятия в прогнозы и планы. Первый шаг планирования – анализ сильных и слабых сторон предприятия, возможностей и опасностей (SWOT-анализ). На основе этого разрабатывают стратегию предприятия, а затем – план. План – это количественное выражение целей предприятия и разработка путей их достижения. Для процесса планирования создается нормативно-справочная база, определяются объем и структура необходимой информации, разрабатываются методики составления планов по времени и содержанию;
• Оперативный управленческий учет – отражение всей финансово-хозяйственной деятельности предприятия в ходе выполнения плана. Специфика управленческого учета состоит в ориентации на информационные потребности руководителей предприятия и подразделений, на поддержку принятия управленческих решений. Для этого определяются потребности системы в информации, разрабатывается система показателей контроллинга и отчетные формы для сбора и обработки данных;
• Система информационных потоков. Процесс управления рассматривают как процесс преобразования информации: управленческое воздействие – это информация особого рода. Управлять, не владея информацией, сегодня невозможно.  Контроллинг является поставщиком информации, необходимой для функционирования системы управления на предприятии. Информация – это совокупность сведений, уменьшающих степень неопределенности. Информация должна быть достоверной, полной, релевантной, понятной, полезной, своевременной, регулярной.
• Мониторинг – отслеживание протекающих на предприятии процессов в режиме реального времени; составление оперативных отчетов о результатах работы предприятия за наиболее короткие промежутки времени (день, неделя, месяц); сравнение целевых результатов с фактически достигнутыми.
• Анализ планов, результатов, и отклонений направлен на оценку результатов прошлой деятельности, определение происходящего на предприятии в настоящее время, анализ возможностей предприятия добиться поставленных целей в будущем.
• Контроль занимается фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности предприятия.

На основании  анализа вырабатывают рекомендации для принятия управленческих решений. С учетом сложившейся ситуации, а также будущих возможностей и опасностей контроллинг определяет, какие альтернативы действий есть у предприятия в настоящее время, и оценивает эти альтернативы с точки зрения достижения целей предприятия.

Функции системы  контроллинга реализуются через  создание специальной службы, которая организовывает сбор, обработку, анализ данных и обеспечивает информацию для менеджеров высшего уровня управления с целью разработки прогноза оперативного и стратегического развития предприятия.

Следует также  отметить, что контроллинг охватывает всю структуру предприятия. Его объектами могут быть внешняя среда предприятия, маркетинг и сбыт, обеспечение ресурсами, логистика на предприятии, производство, персонал и многое другое. Служба контроллинга есть некое всевидящее око, которое выделяет слабые места в общем потоке информации о деятельности фирмы. При этом контроллинг не обеспечивает автоматически успех предприятия, освобождая менеджеров от функций управления.

Управленческие  процессы на предприятии.

Тема работы – «роль контроллинга в системе управления предприятием». Система управления – это состав и номенклатура управленческих органов и должностей. Некоторые авторы под организационной структурой понимают лишь аппарат управления предприятием. В современных условиях более адекватным было бы рассматривать систему управления не только как структуру управления, но учитывать и все возможные ее взаимосвязи, как внешние, так и внутренние, в динамике, что обеспечивает гибкость системы, способность адаптироваться к меняющимся условиям.

Современный менеджмент рассматривает в качестве основных управленческих функций такие виды деятельности:

1. Планирование - разработка перспективных и текущих планов снабжения, сбыта, инвестиций;

2. Организация - рациональное  объединение факторов производства, технологий, распределение полномочий;

3. Мотивация – стимулирование  эффективности работы;

4. Контроль – выявление  отклонений от стандартов и корректирование деятельности.

Функция планирования предусматривает выбор цели, разработку пути ее достижения и продвижение по этому пути. И так как управление организацией (предприятием) имеет как краткосрочные, так и долгосрочные цели, то и контроллинг в системе управления делят на стратегический и оперативный. Сущность этих видов контроллинга можно определить фразой: «делать правильное дело» - стратегический контроллинг; «делать дело правильно» - оперативный контроллинг;

 Особое значение  для контроллинга имеет стратегическое планирование – набор решений и действий, которые используются руководством и оказывают содействие достижению целей организации. Наиболее важны четыре основных вида управленческой деятельности в границах функции планирования:

• Распределение ресурсов: фондов, кадров, технических знаний.
• Адаптация к внешней среде - действия, которые улучшают отношения предприятия с его внешней средой.
• Внутренняя координация - представление о соответствующем действительности состоянию дел на предприятии, определение сильных и слабых сторон, эффективная интеграция внутрифирменных хозяйственных операций.
• Организационно-стратегическое предвидение – это умения, учитывая собственный опыт и прошлые ошибки, учиться на опыте и достигать профессионализма в оценке условий хозяйствования, анализе их динамики и тенденций.

На стадии планирования контроллер предоставляет информацию для составления планов, подготавливает и разрабатывает методики планирования, проверяет уже составленные планы структурных подразделений, координирует различные планы между собой. Другими словами играет роль смазки, чтобы колесо вертелось.

Функция организации  деятельности предусматривает три основных фазы:

1. Фаза инициирования осуществляется от первого замысла организации к стадии реального формирования аппарата организации: определение задач организации; определение способов их решения; обеспечение осуществления;

2. Фаза обустройства  длится от начала формирования  к текущей деятельности: определение состава необходимых видов деятельности; определение состава исполнителей; обеспечение стимулирования исполнителей;

3. Фаза распорядительная  осуществляется как текущее руководство  деятельностью организации: делегирование  полномочий и обязанностей; определение содержания распоряжений; обеспечение выполнения распоряжений.

На этом этапе –  этапе организации – контроллер учитывает затраты, контролирует их, следит за результатами. Важно соблюдение закона синергии – сумма свойств организованного целого должно превышать «математическую сумму» свойств элементов (составных частей данного целого).

Функция мотивации – состоит в побуждении исполнителей прилагать усилия для достижения высшего уровня эффективных результатов работы.

Руководство организации  имеет в своем арсенале два  главных типа поощрений (вознаграждений):

Внутренние вознаграждения  дает сам процесс выполнения работы: ощущение успеха, достижение результата, квалификация и др. Внешние вознаграждения – это все то, что предлагает работнику организация за выполнение служебных обязанностей (заработная плата, дополнительные льготы, премии, продвижение по службе и т.п.).

Деньги это важнейший  инструмент и аргумент, который наиболее часто используется администрацией для осуществления влияния и  вознаграждения работников. Заработная плата удовлетворяет большинство человеческих потребностей – физиологических, уверенности в будущем и потребностей в признании. Оплата и производительность работы должны быть взаимосвязаны.

Под функцией контроля понимают проверку деятельности кого-то или  чего-то, с целью выявления отрицательных тенденций во время выполнения запланированных задач, предотвращение срывов в производстве.

Контроль это процесс  обеспечения достижения целей организации  с помощью оценки и анализа  результатов деятельности, оперативного вмешательства в производственный процесс и принятие корректирующих действий. Он всегда имеет функциональное назначение и возникает на определенной стадии управленческого процесса. Основные задачи контроля:

• определение фактического состояния объекта или его части в данный момент;
• прогнозирование состояния и поведения объекта или его части на определенный будущий период времени;
• изменения состояния и поведения объекта или его части таким образом, чтобы при изменении внешних условий в допустимых границах  были обеспечены необходимые и оптимальные значения характеристик объекта или его части;
• заблаговременное определение места и причин отклонений значение характеристик объекта от заданных;
• сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта;
• обеспечение стойкого состояния объекта при достижении критических значений характеристик объекта.

Контроллер сравнивает плановые и фактические результаты. Что важно - контроллер, в отличие от контролера, ставит целью не найти виновного при несовпадении плановых и фактических величин, а выяснить причину и наметить пути устранения деструктивных факторов, мешающих достижению целей.

Принципиально неправильно, если при построении системы контроллинга, контроллеру ставится задача «указывать руководителям структурных подразделений на их ошибки». Люди в абсолютном большинстве не любят признавать свои ошибки, а, следовательно, без особой любви отнесутся к тем, кто на них указывает, что не будет способствовать общему делу.

Логично упомянуть случаи, в которых нецелесообразно внедрять контроллинг на предприятии. Во-первых, контроллинг имеет смысл, если  руководство делает выводы из отчетов и реализует соответствующие мероприятия, в противном случае его внедрение бессмысленно. Во-вторых, если руководитель авторитарная личность, убежденная, что для принятия решений ему не нужны никакие аналитические данные, то, скорее всего подразделения контроллинга будут служить для перекладывания на них ответственности в случае принятия неправильных решений. И в-третьих персонал организации должен быть готов к внедрению контроллинга, во избежание конфронтации между работниками среднего звена и специалистами-контроллерами.