Требования к формированию дел

Содержание

Введение

1. Структура и назначение номенклатурных дел

 

1.1  Общие требования  к номенклатуре 

2. Требования к формированию  дел

2.1 Определение круга  документов  для включения в  номенклатуру 

2.2 Составление заголовков  дел

2.3 Определение сроков  хранения дел

3. Правила хранения дел

4. Экспертиза ценности  документов

5. Оформление дел

6. Составление описей  дел

7. Порядок передачи дел  в архив

Заключение

Список литературы

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Производственные процессы и задачи управления ими требуют  постоянной обработки поступающей  информации и создания множества  документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственных деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием. В России эта деятельность исторически получила название "делопроизводство". Хорошо отлаженное делопроизводство исключает из практики случаи, когда производство может быть приостановлено из-за потери какого либо документа, когда в поисках документа "на ноги" поднимается все предприятие. Чтобы это случалось как можно реже, организация и ведение делопроизводства на предприятиях регламентируются требованиями действующего законодательства, стандартами и инструкциями. В тоже время делопроизводство адаптируется к местным условиям, приспосабливается под специфику каждого конкретного предприятия. В практике делопроизводства возможны отступления от общих требований и их нарушения. Поэтому государственные органы требуют постоянно работы с документацией и совершенствования делопроизводства на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Структура и назначение номенклатурных дел

 

 

После исполнения документы  определенное время хранятся в организации. Для того чтобы их можно было быстро находить и использовать, необходима систематизация исполненных документов, т.е. группировка их в дела. Государственный  стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку".

Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования  нужной информации, документы классифицируют: разделяют их на группы с разными  сроками хранения. Специальным классификационным  справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура  дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке.

Номенклатура дел - это  многофункциональный документ, используемый для разных целей: номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел;

каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока  хранения документов, включенных в  него. Таким образом, с ее помощью  намечают ориентировочные сроки  хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов;

номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой  системы по документам предприятия. При регистрации документов в  регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме  того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные  документы;

номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления  описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры  учреждения, организации, предприятия.

 

 

1. Общие требования к номенклатуре.

 

 

Номенклатура дел как  один из основных инструментов организации  делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

раздельная группировка  в дела документов постоянного и  временного сроков хранения;

конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью  отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность  включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

2. Требования к формированию дел

 

 

1. Определение круга документов для включения в номенклатуру.

 

 

Основное требование к  номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки.В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций.

В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций  для продолжения или окончания  решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так  называемые переходящие дела). Они  вносятся в номенклатуру каждого  года на протяжении всего срока решения  вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися  после начала года в результате появления  в деятельности организации новых  вопросов. Для таких дел в конце  каждого раздела номенклатуры предусматривают  несколько резервных номеров.

Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники  и т.д.).

 

 

2. Составление заголовков дел.

 

 

Номенклатура дел учреждения и органа УИС – ежегодно оформляемый  в установленном порядке систематизированный  перечень заголовков (наименований) дел, отражающих всю документационную деятельность учреждения или органа УИС, в том  числе его структурных подразделений, а также личные дела, документы, присланные для сведения, и другие. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основании положения о территориальном органе ФСИН России, устава учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, положения о структурном подразделении и других документов, регламентирующих деятельность учреждения или органа УИС, а также номенклатур дел  
за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности учреждения и органа УИС.

В учреждении или органе УИС составляются номенклатура дел  структурных подразделений (приложение № 25) и сводная номенклатура дел  учреждения и органа УИС (приложение № 26).

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается  с архивом учреждения или органа УИС, службой делопроизводства, подписывается  руководителем структурного подразделения. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение (в случае изменения задач и функций) в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в службу делопроизводства. Номенклатура дел учреждения или органа УИС составляется службой делопроизводства из номенклатуры дел структурных подразделений. Методическую помощь при составлении дел оказывают архив учреждения или органа УИС и экспертная комиссия учреждения и органа УИС (далее – ЭК  учреждения или органа УИС).

Номенклатура дел учреждений, непосредственно подчиненных  
ФСИН России, ежегодно согласовывается с управлением делами ФСИН России и один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела¹. Номенклатура дел учреждения и органа УИС, подписанная руководителем службы делопроизводства, согласовывается с ЭК учреждения или органа УИС до 20 декабря текущего года, утверждается руководителем учреждения или органа УИС и вводится в действие с 1 января следующего года. После утверждения каждое структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел.

Номенклатура дел учреждения или органа УИС готовится  в  четырех  экземплярах: первый экземпляр, как документ постоянного хранения, помещается в дело службы делопроизводства, второй используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, третий – применяется в архиве учреждения или органа УИС, четвертый направляется в экспертно-проверочную комиссию уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела. Рабочий экземпляр номенклатуры дел учреждения или органа УИС может вестись   в службе делопроизводства в электронном виде. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Включаются заголовки дел, отражающие все документируемые направления служебной деятельности учреждения или органа УИС в соответствии положением о территориальном органе ФСИН России, уставом учреждения, непосредственно подчиненного ФСИН России, учреждения, подведомственного территориальному органу ФСИН России, положением о структурном подразделении.

 Номенклатура дел оформляется  в виде таблицы, состоящей  
из следующих граф:

а) В графе 1 «Индексы дел» проставляются индексы каждого  
дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из установленного  
в учреждении или органе УИС цифрового обозначения структурного номера (индекса) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела   в разделе, например: индекс дела 1/ТО/1-1, где 1/ТО/1 – индекс структурного подразделения территориального органа ФСИН России, 1 – порядковый номер заголовка дела.

В номенклатуре дел рекомендуется  сохранять одинаковые индексы дел  для однородных дел в пределах разных структурных подразделений.

б) В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в  номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов документов или разновидностей документов, в заголовке дела указывается  наименование видов документов, например: «Приказы УФСИН России по Московской области по основной деятельности».

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и др.), вводных слов, сложных оборотов, а также сокращенных слов и  сокращенных наименований.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей  последовательности: наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.)  
или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); слов «наименование учреждения и органа УИС» или «наименование структурного подразделения»; наименование организации, которой будут адресованы или           от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел с документами  по одному вопросу, не связанными последовательностью  исполнения, для обозначения вида дела может употребляться название «документы», а в конце заголовка  в скобках указываются основные разновидности документов (обзоры, сводки, аналитические справки, списки, доклады и т.д.), например: «Документы о командировках сотрудников (справки, докладные записки, акты и др.)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем  и по какому вопросу.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными адресатами, указывается их общее видовое  название, например: «Переписка с исправительными учреждениями УФСИН России по Республике Мордовия по организационно-штатным вопросам».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: «Переписка по финансово-хозяйственной деятельности» или «Переписка по вопросам отвода земельных участков и капитального строительства».

В заголовке дела указывается  конкретный адресат, если переписка  ведется только с ним, например: «Переписка с ФСИН России по вопросам основной деятельности ГУФСИН России по Челябинской области».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных  единиц указывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных  единиц, в заголовке дела не указываются  их конкретные названия, а указывается  их общее видовое название, например: «Переписка с архивами субъектов Российской Федерации по организации        и ведению архивной работы»;

если содержание дела касается одной административно-территориальной  единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например: «Переписка с прокуратурой Красноярского края по вопросам содержания осужденных».