Свойства и признаки документа. Унификация и стандартизация документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Международные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями.
• Государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;
• Территориальные и отраслевые стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятельности соответствующих органов управления;
• Внутренние стандарты организаций, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.

 

2.3 Применение унификации документов.

 

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

На каждую унифицированную  систему документации разработан государственный  стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той  или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и  ведомствами утверждаются унифицированные  формы документов, входящих в УСД.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Унификация документов заключается  в установлении единообразия состава  и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых  документов, типизации их форм, повышения  качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает: разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД: внедрение разработанных ОКТЭИ; ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие; разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство  унификацией и стандартизацией  документов, координацию работ и  контроль осуществляет головная организация  по координации внедрения и ведения  УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать  как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения.

Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

1) Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра  - образца документов для конкретной  системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

2) Единообразие форм документов  и правил их построения, составления,  оформления. Обеспечивается путем  максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

3) Комплексность унификации. При  ее проведении должны предусматриваться  все требования к документу  на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

4) Информативность. Означает включение  в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения  конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

5) Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования  методов управления, например, в  направлении повсеместного применения  оргтехники; стабильность требований  к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

6)Сопряжение с действующими  системами классификации и кодирования  технико - экономической информации; экономичность. Достигается за  счет обоснованного включения  документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов.

 

 

Список  используемой литературы

1. ИСО 15489:2001 Информация и документация. Управление документами: межгосуд. ст.–т. — Введ. 2001–01–25. — М.: Изд–во стандартов, 2002.
2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ. 1998–02–27. — М.: Изд–во стандартов, 2001.
3. О стандартизации: федер. закон: [принят Государственной Думой 10 июня 1993 г.]. — М.: Приор, 2003.
4. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебное пособие. – М.: ИКЦ «Маркетинг», 2003
5. Андреева, В.И. Делопроизводство. Учеб. пособие / В.И. Андреева. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000
6. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие /
7. Рогожин М.Ю. Делопроизводство: Учебник. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2008.
8. Румынина Л. А. Делопроизводство: Учебник / Румынина Л.А. - М.: Мастерство, 2002.