Составление и оформление приказов: по личному составу, по основной деятельности

Страницы приказа и  приложений нумеруются как единый документ.

                      1.11. Визы согласования.

Проект приказа по личному  составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях - работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказ по личному составу  объявляется заинтересованному  работнику под расписку. Работник после ознакомления с приказом ставит свою подпись на его подлинном экземпляре рядом с подписями руководителей, визировавших проект приказа, и указывает дату. В случае отказа работник от подписи факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного начальника работника.

По поручению руководителя предприятий приказы по личному  составу на определенную категорию  работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения.

В отсутствие основного руководителя приказы по личному составу подписывает  лицо, исполняющее его обязанности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Составление и оформление приказов по основной деятельности

Правила оформления приказа по основной деятельности.

Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.

Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты  как:

Наименование  организации- автора документа- является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах- внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже. Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации- автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках.

Наименование  вида документа – ПРИКАЗ проставляется после наименования организации – автора документа.

Дата приказа – это дата его подписания, она как правило оформляется цифровым способом . элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты.

Регистрационный номер – помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.

Текст приказа должен иметь  заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»: «Об итогах….» «О введении…» «О мерах….» и т.д.

Заголовок располагается  ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в  конце заголовка не ставиться.

Содержащиеся в проекте  приказ поручения должны быть указаны  с ранее изданными распорядительными  документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов  власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически  взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.

Констатирующая  часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные.

Распространенными вариантами констатирующей части приказа  по организации могут быть следующие:

1. Когда основанием для  создания приказа является законодательный,  нормативный или правовой акт  вышестоящего органа власти и  управления.

2. Когда приказ издается  в дополнение или во изменение  ранее изданного приказа. В  этом случае в констатирующей  части приводится дата, номер  и заголовок соответствующего  документа

3. Когда приказ готовится  в инициативном порядке в целях  выполнения текущих задач организации.  Возможен вариант издания приказа  без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого объяснения, являются очевидными.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.

Распорядительная часть  начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без  кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной  форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.

Так же приведем пример приказа  с угловым расположением постоянных реквизитов, оформление флаговым методом. Документ оформлен в упрощенном варианте поскольку предназначен для решения сугубо внутренних задач.

В формулировках распорядительной части следует избегать неконкретных выражений , таких как «улучшить», «повысить», «активизировать» и т.д.

Согласование  документа - это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования  проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа.

Замечания излагаются на отдельном  листе, подписывают прилагаются  к приказу.

Подпись - обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.

Должностные лица имеют право  подписывать служебные документы  в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.

В состав реквизита «подпись»  входят:

- наименование должности  подписавшего приказ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи  (инициалы и фамилия).

Не допускается подписывать  приказ с предлогом «за» или проставлением  косой черты перед наименованием  должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа отсутствует, то он перепечатывается.

В случае обнаружения в  подписанном документе неточностей  или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение изменений и дополнений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.

К проекту приказа исполнитель  составляет список на рассылку, который  должен включать те подразделения и  организации, которых он касается.

Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий  отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.

 

 

 

Заключение

Приказы по личному составу  являются основными документами, определяющими служебное положение работников, и служат основанием для внесения соответствующих записей в их учетные документы.

  Приказами по личному составу оформляются прием на работу или назначение на должность, перемещение по службе, освобождение от должности или увольнение, исключение из списков личного состава, оформление отпуска, объявление поощрений и взысканий.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для  каждого работника, для каждого  действия), по простой форме, а могут  оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.

Проекты приказов по личному  составу составляются работниками  отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений, тщательного и всестороннего изучения причин издания приказов, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде.

Приказ по основной деятельности и другие распорядительные документы (распоряжения, постановления, указания, решения) являются важным средством управления подчиненными. Умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами документировать свои решения в форме распорядительного документа составляет одну из черт профессионализма руководителя любого ранга, секретаря-референта, специалиста.

 

 

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Справочно-правовая система «Консультант Плюс»
3. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009. – 232 с.
4. Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. – 7-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 18 (115)).
5. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. – 640 с.

 

¹ Делопроизводство в кадровой службе / Сост. А.В.Верховцев. – 7-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 234 с. – (Б-ка журн. «Трудовое право Российской Федерации». Вып. 18 (115)).

² ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

³ Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2009. – 232 с.

⁴ Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. – 3-е изд. перераб. и доп. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2005. – 640 с.