Составление описей по личному составу

ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Курсовая работа по дисциплине

«Архивоведение»

на тему

«Составление описей по личному составу»

              Выполнил:

              ст-ка гр.00 АА 01

              И.О.Фамилия

              Проверил:

              И.О.Фамилия

2011

Содержание:

Введение

1 Составление описей по личному составу

1.1 Формирование дел

1.2 Оформление документов по личному составу

Заключение

Список использованной литературы

Приложение А Историческая справка

Приложение Б Опись №2 дел по личному составу

Приложение В Опись №2 дел по личному составу(исправленный вариант)

Введение

Термин «архивоведение» был введен в науку Йозесом Энтоном Эггом в  1804 году. Наукой, архивоведение стало в результате длительного процесса накопления практических навыков по хранению, упорядочиванию и описании документов, материалов, а также теоретически обобщенных по основным процессам архивной работы.

В 1869 году на первом археологическом съезде в Москве Палачев выступил с докладом «Архивы», положившему начало русскому архивоведению. В 1887 году Андреевский издал лекции под названием «Наука об архивах». В 1890 году он же опубликовал во 2 томе энциклопедического словаря Брокгауза и Эранта статью архивоведения статья называлась «Архивоведение или наука об архивах».

В 1904 году увидели свет лекции преподаватели Воронова под названием «архивоведение». В 1902 году появилась первая монография Самоквасова (архивное дело России). В 1910 году – увидел свет обширный сборник статей по архивоведению под редакцией Зуборева.

Основы законодательства РФ об архивном фонде – это первый за всю историю страны законодательный акт, регламентирующий постановку архивного дела. Основы законодательства об архивном фонде принял верховный совет РФ. 7 июля 1993 года заложили демократическую правовую базу архивного дела в нашей стране. В них декларируется целостность государственного архивного дела независимо от формы собственности на документы. Устанавливается уголовная ответственность за порчу, хищение, несанкционированное уничтожение, безвозвратный вывоз архивных документов.

1 Составление описей по личному составу

На документы постоянного и долговременного сроков хранения в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» составляется опись – «архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации». Опись, таким образом, служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Она закрепляет систематизацию дел путем присвоения каждому делу индивидуального номера, раскрывает в заголовке дела его состав и содержание.

Перед внесением полностью оформленных дел в опись их систематизируют, т.е. располагают в строго определенном порядке.

Внутри года дела в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме:

-         приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности;

-         приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения;

-         планы, сметы;

-         отчеты, балансы;

-         доклады, переписка и т.д.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Если в опись вносятся подряд дела с однотипным содержанием и одинаковыми заголовками, разрешается внести полностью заголовок первого дела, а все остальные обозначить словами «то же». При этом все различия заголовка и другие данные вносятся в опись полностью.

Например:

Графа описи «Примечания» обычно в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» не используется. В дальнейшем в ней при приеме дел в архив делаются отметки об особенностях физического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из него другим учреждениям и т.д.

Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием должности, утверждается директором ЗАО «Пензаэлектросетьстрой». Если служба кадров представляет собой крупное подразделение, как в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» и в ней есть экспертная комиссия (ЭК), то опись до ее утверждения руководством рассматривается и одобряется ЭК. Опись дел составляется в 2х (при наличии ЭК – в 3х) экземплярах. Один экземпляр остается в делах службы кадров, второй будет передан в ведомственный архив вместе с делами (3й будет подшит к протоколу ЭК).

На основе описей дел ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» ведомственный архив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения, и по ней ведомственный архив будет передавать дела на постоянное хранение в Государственный архив в соответствии с установленными правилами.

Документ по личному составу – это архивный документ, отражающий трудовые отношения работника с работодателем.

В опись дел по личному составу включаются все кадровые документы со сроком хранения 75 лет. Каждое структурное подразделение компании, имеющее в своём распоряжении те или документы по личному составу, составляет собственную опись дел по личному составу (пример данной описи в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» находится в Приложение Б). К таким структурным подразделениям относятся, например, кадровый отдел, бухгалтерия и т.п. После этого в организации (в данном случае в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой») составляется сводная опись дел по личному составу, причём опись дел, предоставленная кадровым отделом, является основой сводной описи.

Основными документами, включающимися в опись дел по личному составу в обязательном порядке, являются:

-         все личные дела сотрудников (важнейшая часть которых - трудовые договоры);

-         приказы по личному составу (о приёме на работу, переводе, увольнении, отпусках без содержания и по уходу за детьми);

-         личные карточки работников (форма Т-2);

-         лицевые счета и платёжные ведомости сотрудников, если нет лицевых счетов;

-         списки учёта сотрудников.

Также стоит уделить внимание спискам сотрудников, работающих при вредных условиях труда, занести в опись табели, наряды данных специалистов.

Чаще всего описи дел по личному составу составляются по хронологически-номинальному принципу или по номинально-хронологическому. Т.е. либо основой описи считается год, а документы внутри располагаются по видам документов, либо основой описи становится вид документа, а сами документы располагаются в хронологическом порядке в течение описываемого года с января по декабрь. Тематический, предметный, алфавитный принципы составления описей дел по личному составу считаются наименее целесообразными, но часто используются для судебно-следственных дел организации. 

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

Форма описи дел унифицирована.

Опись документов  предоставляет  возможность  оперативно    и    точно ориентироваться  в  массиве документов  и  своевременно  получать    всю необходимую информацию, например, при составлении справки о трудовом стаже. Ведь  именно опись  в  кратчайшие  сроки  предоставляет  сведения о порядковом  номере дела,  в  котором хранится необходимый приказ  или другой документ.

1.1 Формирование дел

Формирование дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы в ЗАО «Пензаэлектросетьстрой» должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

-         документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

-         включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

-         группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют:

-         переходящие дела;

-         судебные дела;

-         личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;

-         документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва;

-         документы учебных заведений, которые формируются за учебный год;

-         документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон;

-         дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т.1", "Т.2" и т.д.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:

-         уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;

-         приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

-         приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела;

-         поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации;

-         утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;

-         документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

-         лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;

-         предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

-         переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов и т.д.