Социальные функции и сущность документа

Министерство  образования Республики Беларусь

 Институт парламентаризма и предпринимательства

 

Кафедра экономики  и управления

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине

"ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ"

 

ТЕМА: Социальные функции и сущность документа

 

 

 

Выполнила студентка2 –го курса

социально–экономического  факультета

специальности "Документоведение и информационное обеспечение управления"

группы 22418№зачетной

книжки22418/23

Мизинская Валерия Петровна

 

                                                  Домашний адрес и телефон:

                                                  ул. Одинцова 79 корп.2 кв.8

                                                 м.тел: 8-029-6195663

д.тел: 257-63-79

 

                                                   Старший преподаватель:

                                                   Карканица Елена Владимировна,

                                                   магистр права

                                                  

 

   

 

Дата поступления и регистрации  на кафедре: _________________

 

 

 

                                                    2009

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………3

 

Глава 1 Понятие и социальные функции документа.……………………...7

1.1 Понятие документа.……………………………………………………...7

1.2 Функции документа……………………………………………………..13

 

Глава 2 Значение документа в жизни человека и общества.……………..23

 

Заключение…………………………………………………………………..30

 

Список использованной литературы……………………………………….32

 

 

План:

 

1. Понятие и социальные функции  документа

-Понятие документа

-Функции документа

 

2. Значение документа в жизни человека и общества

 

 

Введение

 

Объектом данной курсовой работы стала социальная сущность документа. Так как автор считает, что документ имеет огромное значение в жизни человека и общества в целом. Он постарается рассмотреть это как можно подробнее, и изложить этот материал в данной работе.

Еще давным-давно, во время значительного развития письменности впервые было упомянуто слово «Документ» (в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства»). Проходило время, и с развитием человеческой мысли документ стал использоваться в различных сферах деятельности людей. С развитием и усложнением деятельности, человек не мог запомнить разнообразную и многофункциональную информацию, и они стали записывать информацию на различных предметах. И некоторые примеры древних документов дошли и до нашего времени (Законы царя Хаммурапи, письмо о философской доктрине Эпикура, государственных деятелей Цицерона и Плиния). На протяжении многих веков складывались законы в различных сферах жизни человека, и вместе с этим  соответственно совершенствовалось и усложнялось ведение документов.

Определение документа  может быть дано через специфику  его понимания на разных этапах исторического  развития. Понятие «документ» теснейшим образом связано с информацией, поскольку документ является её основным носителем. Понятие информации, применяемое в социально-гуманитарных науках, может быть истолковано как некоторая совокупность сведений, определяющих меру наших знаний о тех или иных событиях, явлениях, фактах и их взаимосвязи. В технических и естественных науках, развивающих особую  теорию  информации, существует иное, специфическое представление об  информации, которое, в частности, легло в основу современной кибернетики.

Множественность значений о понятии информации, существующих  в современном науке, вовсе не снимает того очевидного факта, что информация есть важнейший аспект отражения материального мира, в том числе социального отражения.

Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и взаимодействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации – «письма» - можно говорить о документе.

Документы появились  как дополнительные  средства  общения  людей.  Они  были вызваны к жизни, прежде всего необходимостью запечатлеть,   закрепить, передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на  которых фиксируется  информация,  выполняли  в  древние  времена,  главным  образом, функцию  свидетельства. В настоящее время документ имеет не такое узкое значение, а намного шире, чем в древности.

Само понятие “документ” определяется различным способом, так как  за  основу берут  разные  критерии - цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т. д.

В русском языке термин “документ” возник  в  XVIII в. Царь Руси Петр I перевел его как “письменное свидетельство”. Следовательно, документу

присваивалось, прежде всего, правовое значение. Понятие документа как

письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в.

В  правовой  науке  документ  изучается  как  средство  документирования   и документных правоотношений.

По  государственному  стандарту, документ- это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах,  событиях, явлениях объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Отсюда можно понять, что документ - прежде всего   сознательная деятельность человека. Закрепленная информация, выполненная  при  прямом участии человека, когда он создает документ, или при косвенном  участии, когда информация, закрепляемая техническими средствами,   созданными человеком. А также сознательное закреплении информации не  может быть выражено без слов или каких-либо знаков или символов,  поскольку она является мысленным отображением действительности. Поэтому основное смысловое значение документа обобщается в определении его как средство закрепления информации. Существенно и то обстоятельство, что информация  о фактах, событиях является объективной действительностью и мысленная деятельность человека может быть закреплена различным способом - письмом, графикой, фотографией, звукозаписью, видеозаписью и др. И особенно отменную немаловажную роль играет, на каком материале документ создается - папирус, пергамент, бумага, фотопленка, видеокассета, дискета и т. д.

На данный момент существует около 60 видов управленческих документов. Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того, осознана ли эта функция автором или нет. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций документа выделяют общие и специальные.

Уже в ближайшем десятилетии  более 90% от общего количества будут  составлять электронные документы, связанные с обслуживанием экономических и общественных процессов. Наступает эпоха, когда подавляющее количество документов будет создаваться, взаимодействовать и уничтожаться в рамках электронного взаимодействия.

В современном мире не обойтись без документа, любой человек  сталкивается с ним сотни тысяч раз за свою жизнь. Ведь как гласит пословица «Без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек». Чеки, ваучеры, договора, страховки- именно эти документы каждый день оберегают тебя ,предоставляют возможность. Нам не обойтись без личных документов не завтра, не послезавтра поэтому это не только актуально, но и необходимо для нашей жизни. Организациям так же очень важна документация: хранение, перевозка товара, допуски, доверенности и страховки. И со временем документу уделяется все больше внимания, и значения, так как они заполняют нашу жизнь все больше и больше. И поэтому предметом данного исследования стал документ. Можно отметить, что много материала по этой теме содержаться в таких книгах, как «Документация. Делопроизводство» Л.А.Мишина, «Делопроизводство и техническая документация» Т.В. Кузнецова, Е.А.Степанов, Н.Т. Филиппов. Так же много познавательного и нужного находятся и в произведениях такого автора, как В.В. Паневчик «Делопроизводство», С.Д. Гавриленко «Документирование в организации». Нельзя обойтись и без такого материала как «Офисная документация, подготовка и оформление» И.Н. Кузнецов, «Делопроизводство: документационное обеспечение управления» Т.В.Кузнецова, которые содержат много актуальной информации.

 Методами исследования являются сравнение и анализ. В данной курсовой работе поставлены такие задачи как:

• определить понятие документа
• выявить функции документа
• показать значение документа для человека и общества

Целью написания курсовой работы является выявление социальных функций и сущности документа.

Тема показалась актуальной и мало разобранной в литературе.

 

Глава 1. Понятие и социальные функции  документа

1.1 Понятие документа

 

Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Наиболее существенные из них следующие:

• атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в не документ (в устную речь, вещь);
• функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
• структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств, при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе  документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется  следующее определение документа: "Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе для передачи во времени и пространстве и имеющая юридическую силу". Цит.по:[5,с.13]

Согласно Закону Республики Беларусь "Об информатизации", принятый в сентябре 1995 г., содержит такое определение: "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать" Цит.по:[1,с.1]

Названные в определениях признаки документа предполагают:

• наличие информации, смыслового содержания;
• стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
• функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.

Документ специально создается  с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают  как источник информации и средство социальной коммуникации. История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось.

Слово «документ» (лат. documentum - образец, доказательство, свидетельство), происходит от глагола "docere" - учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно означало жест вытянутых рук, связанный с передачей, приемом или получением чего-либо.Цит.по:[12,с.5]

По другой версии слово "dek" происходит от числа "десять" и связано с тем, что на раскрытых ладонях вытянутых рук насчитывалось десять пальцев. Постепенно корень "dek" был заменен на "doc" в слове "doceo" - учу, обучаю, от которого были образованы слова "doctor" - ученный, "doctrina" - учение, "documentum" - то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое звучание и стало означать "письменное доказательство", "доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов". В значении письменного свидетельства слово "документ" употреблялось от средневековья до XIX в. Из латинского языка оно заимствовано во все европейские языки.

В начале XX в. оно имело два значения:

a) любая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь (имущественных, состояния, на свободное проживание) или на выполнение каких-либо обязанностей (условия, договоры, долговые обязательства);

б) вообще любое письменное свидетельство.

Ко второй половине XIX в. в справочных изданиях некоторых стран мира появляются производные от слова "документ" термины: документация - в значении подготовки и использования, подтвержденных документами доказательств и полномочий; документный - относящийся к документу. Цит.по:[15,с.3 ]