Социальные функции и сущность документа

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений  вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение, прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная часть  документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща, прежде всего, научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а, прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно  связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение, прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д.(разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

К политической примыкает  идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие  идеологическую функцию, могут оказывать  весьма существенное влияние на умонастроения  и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе (XVI век) или во время раскола Русской православной церкви в России (XVII век). Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой “холодной войны” двух мировых систем во второй половине XX столетия. Цит.по:[8,с.11]

По мере дальнейшего  развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений  человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функций документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые (латентные) функции. Так, в последнее время весьма актуальной стала проблема защиты информации. В результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

Анализ основных функций документа позволяет выделить важнейшие их особенности.

Во-первых, некоторые  функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная функция, функция  исторического источника). Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

Во-вторых, как уже  отмечалось, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими  функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-третьих, функции документа  можно разделить на:  функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);

функции постоянно действующие (все остальные), которые обеспечивают историческую и социокультурную  преемственность.

С течением времени соотношение между функциями документа изменяется, поскольку изменяется место и роль документа в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника.

Как было упомянуто выше, что человек создает каждый документ для какой-то цели, возможно несколько. Есть такие документы которыми обладает почти каждый человек. Одним из таких  документов является паспорт. Это главный документ человека живущего в государстве. Он определяет статус гражданина этой страны, а значит его права и обязанности. Этот документ дает возможность поступить на учебу, на работу, занять место в гостинице, получать всевозможные пособия.

Второй по важности после  паспорта документ для мужчины - это военный билет. Военный билет – документ, выдаваемый военным комиссариатом гражданам при призыве на действительную военную службу или при зачислении в запас. Военный билет является бессрочным документом, удостоверяющим личность солдата, матроса, сержанта, старшины состоящего на действительной военной службе. В нем также указывается отношение к воинской службе граждан, состоящих в запасе. Цит.по:[15,с.14]

Так же почти каждый совершеннолетний человек, является обладателем трудовой книжки. Из этого документа наниматель может узнать, где, как долго и кем работал обладатель, его поощрения, награждения или выговоры, его полный стаж работы. А в свою очередь обладатель при наличии этого документа имеет возможность трудоустройства и в дальнейшем возможность получение пенсии. Количество получаемой пенсии зависит от общего трудового стажа.

Документ об образовании, грамоты за достижения эти документы ,так же несут важную информацию о человеке. О том, какое или сколько учреждение образования закончил человек. Какое он имеет образование, в свою очередь человек имеет право трудоустройства по определенной профессии. Грамоты несут информацию о его знаниях, слабых и сильных предметах. О его предпочтениях в занятиях, и способностях.

Человек обладает документами  и о продаже и покупке имущества, описи имущества, хозяйственные  договора, векселя, счета и разного  рода квитанции, решении судебных органов  по имущественным делам, записи расходов и даже заключения врачей о состоянии здоровья и другие медицинские документы.

В итоге можно сказать, что документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. На примере выше приведенных документов мы можем заметить этот факт. Не обходимо отметить тот, что изначально документ наделен определенными функциями и некоторыми его наделяет человек в зависимости от его поставленных целей на создание документа. Так как документ является продуктом человека, именно создатель изначально определяет наличие функций создаваемого документа. Из этого можно понять, что человек зависит от документа, а документ от человека. Так же необходимо отметить, что со временем некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

Глава 2. Значение документа в жизни человека и общества

В жизни любого человека документы играют огромную роль. Практически  в любой сфере нашей деятельности требуются какие-либо документы.

Деловой стиль- это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной и юридической деятельности. Цит.по: [3,с.127] Как правило, документ составляется и оформляется на основе правил и требований принятого стандарта: Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Форма документов разных видов унифицирована. В тексте документа обычно выделяются две смысловые части: в одной излагаются причины, основания и цели составления документа, в другой - выводы, предложения, просьбы, рекомендации, распоряжения. Различают две категории документов: для внешнего и внутреннего пользования. Документы не однородны по степени унификации и стандартизации. Одну группу составляют документы, в которых единообразной является не только форма, но и типовое содержание. В другую группу входят документы, имеющие унифицированную форму, но вариативное содержание, т.е. значительно различаются по имеющейся в них информации.

Значение документов в нашей жизни огромно. В настоящее  время каждый факт обрастает одеждой  из документов, формы которых становятся крайне разнообразными: это книги, газеты, журналы, фотографии и кинофильмы, магнитные и патефонные записи, каталоги, рекламы, отчеты, письма, и т.д. Теперь возникает вопрос: а какие именно документы наиболее причастны к вовлечению человечества в состояние информационного кризиса? Главным виновником информационного кризиса является научная информация, распространяющаяся по формальным и неформальным каналам. При этом возможность формальных процессов коммуникации обеспечивается существованием многочисленной семьи научных документов, несущих научную информацию в пространстве и во времени. Научный документ-это исторически обусловленная разновидность материального носителя, на котором тем или иным способом закреплены (записаны) научные сведения (данные) или научная информация, причем научный документ обязательно должен быть снабжен указанием, кем и когда он создан. Цит.по: [15,с.19] Чтобы найти выход из информационного кризиса, необходимо разобраться в законах, управляющих документами. Первое, что обращает на себя внимание это чрезвычайно быстрый рост его населения. Этот общеизвестный факт заставляет всерьез задуматься о том, к чему может привести такой рост. Но, может быть, опасения напрасны, и в дальнейшем темпы прироста числа документов замедлятся? Пока что статистика утверждает обратное. Человек проводит на работе большую часть своей жизни, а где как не на работе, человек чаще всего встречается с разнообразной документацией. Даже в свободное время от работы человек сталкивается с горой документов.

В бухгалтерском учете  первичная регистрация хозяйственных  фактов как элементов хозяйственных процессов осуществляется, во-первых, по методу сплошного непрерывного учета; во-вторых, в специальных носителях информации – документах, придающих бухгалтерской информации доказательную (в юридическом значении этого слова) силу. Способ сплошного и непрерывного наблюдения за хозяйственными фактами и их регистрация в специальных носителях информации, придающих ей юридическую силу, получил название документации. Следовательно, первичный учет, т.е. сбор и регистрация исходных данных в бухгалтерском учете, осуществляется способом документации. Необходимость придания бухгалтерской информации юридической силы обусловлена тем, что отражаемые в системе бухгалтерского учета хозяйственные отношения одновременно являются и правоотношениями (начисление заработной платы и премий, оформление приема (передачи) материальных и денежных средств, расчетов и т.п.). Поэтому использовать бухгалтерскую информацию для управления хозяйственными правоотношениями можно только в том случае, если она имеет правовую силу.

Значение документов в обществе чрезвычайно велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Документальная регистрация  хозяйственных фактов, отражаемых бухгалтерским  учетом, остается одним из основополагающих требований его ведения и в  условиях применения современной вычислительной техники. Замена традиционных, выписываемых вручную, бумажных носителей информации машинными носителями не должна проводить к потере бухгалтерской информацией юридической силы.

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Цит.по:[15,с.18]

Разнообразие хозяйственных  операций требует составления различных  по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

  Перевозка груза на транспорте, хранение на товарном складе являются жизненно важными сферами экономики, обеспечивающими нормальное ведение предпринимательской деятельности человека. Для обеспечения устойчивости торгового оборота, пресечения недобросовестных действий, защиты более слабой стороны законодатель подробно регламентирует соответствующие отношения, ограничивая свободу договора. Это обстоятельство, однако, не умаляет договорной сущности товарораспорядительных документов, которые становятся концентрированной формой существования договорных обязательств

 Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности человека. Также документы играют основную роль в бизнесе, управлении. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах, коммерческой переписке.