Служебные документы

 
   Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, то рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. 
   

В тексте одного письма можно выражать просьбы  или другие вопросы, если они на исполнение будут переданы одному лицу. 
   Кроме традиционных языковых формул в деловой переписке встречаются иностранные слова и словосочетания. Практически они играют роль языковых формул. Часть из них хорошо знакома, часть распространена в меньшей степени. Следует иметь в виду, что использование иностранных слов отдает незначительной старомодностью, но вместе с тем оставляет хорошее впечатление у знающего эти слова партнера и позволяет поставить в тупик постороннего читателя.     

 По  содержанию и назначению письма могут быть:

- инструктивными;

- сопроводительными;

- гарантийными;

- информационными;

- благодарственными;

- поздравительными;

- рекламными.     

 Есть  также письма-просьбы, письма-запросы,  письма-извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др. Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.     
 

Письма-приглашения      

Письма-приглашения  с предложением принять участие  в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу. В письмах указываются условия участия, место и время проведения мероприятий, а при необходимости и форма одежды. В письме обычно оформляется реквизит «приложение», в котором сообщается программа мероприятия.    
 

Гарантийные письма     

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения  определенных обещаний или условий  и адресуются организации или  отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, качество, сроки поставки продукции, оплата товара, аренды и т. д. В таких письмах используются стандартные выражения: «фирма гарантирует, гарантируем, просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии), оплату гарантируем, сроки поставки гарантируем, качество изделий гарантируем...». 
   В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты. 
Желательно текст письма согласовывать с юридической службой. Кроме подписи руководителя организации может быть оформлена подпись главного бухгалтера. Подпись заверяется печатью.   
 

Письма-просьбы

 
   Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения  просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой; изложение самой просьбы; в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим»; 
Просим оказать содействие...; 
Просим выслать в наш адрес...; 
Просим принять участие...; 
Прошу довести до сведения...; 
Прошу ликвидировать задолженность...; 
Прошу принять меры...   

Главная цель данного письма - убедить, доказать в необходимости исполнения просьбы, поэтому в тексте письма приводятся убедительные доказательства, прилагаются расчеты, сметы и другие подтверждающие основания, которые оформляются реквизитом «приложение».    
 

Письма-ответы       

Текст письма-ответа обычно начинается с  повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ. 
Характер информации делового письма обычно предполагает альтернативность ожидаемой информации в письме-ответе, т. е. в деловой переписке действует принцип параллелизма в аспектах содержания, который отражается в языке ответной корреспонденции. Это означает: 
1. Наличие в письме-ответе ссылки на первоначальное письмо и его тему; 
2. Использование одинаковых языковых средств выражения (прежде всего терминологии) в обоих письмах; 
3. Сопоставимость объемов информации и аспектов содержания в обоих письмах; 
4. Соблюдение определенной последовательности в изложении аспектов содержания.

Тексты  ответных писем должны соответствовать  заданиям, зафиксированным в резолюциях руководителей. 
   Первое и основное правило - не затягивайте с ответом, не заставляйте вашего корреспондента ждать. Если обстоятельства складываются так, что вы не можете дать ответ в установленный срок, сообщите об этом адресату, а также о тех сроках, в который вы можете дать ответ окончательно. Непременно извинитесь за задержку, указав при этом ее объективную причину. 
    В письме-ответе указывается номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются не в тексте письма, а в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.

Используются  следующие формы изложения отказов: 
- Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

- Направленный  в Ваш адрес проект соглашения  о совместных действиях отклоняется  по следующим причинам... 
- Сожалеем, но наша фирма не может принять Ваше предложение...   
 

Благодарственные письма

 
   В последнее время в деловой  переписке стали широко применяться  письма-благодарности. 
Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами. В партнерских взаимоотношениях нужно уметь не только просить, но и поблагодарить за оказанные услуги, за совместное проведение каких-либо мероприятий, за направленные поздравления, за организацию приема и т. д.   

 Письмо  может быть оформлено на бланке письма или на бланке цветном бланке) благодарственного письма. В том случае, если письмо оформлено на бланке письма, оно регистрируется в установленном порядке. Письмо, оформленное на бланке благодарственного письма, не подлежит регистрации, на реквизит «подпись» может быть проставлена печать. Поскольку письмо носит личностный характер, в нем не рекомендуется оформлять реквизит «исполнитель». В текстах писем используется типовая форма изложения: 
- Выражаю благодарность...; 
- Искренне признателен...; 
- С благодарностью отмечаем...; 
- Благодарю...; 
- Спасибо Вам за...   
 
 
 
 
 

Сопроводительные письма      

 Сопроводительные  письма составляются для сообщения  адресату о направлении каких-либо  документов. Текст письма состоит  из двух частей: сообщения о  высылаемом материале и уточняющих  сведениях (приложения). Обычно текст  сопроводительного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов: 
- Направляю информацию...;

- Возвращаем  справочные материалы...;

- Возвращаем  подписанный с нашей стороны договор...;

- Посылаем  справочную литературу...    

 Разновидностью  сопроводительного письма выступает  договорное письмо. В этом письме  говориться о конкретном виде  документа — договоре. Структура  текста этого письма такая  же, как сопроводительного письма.       
 

Письма-предложения       

 В  последнее время широкое распространение  получили письма с предложениями  о сотрудничестве. Логическая схема  текст данного письма такая  же, как и в письме-просьбе:

- изложение  с вопроса;

- характеристика  взаимоотношений;

- предложение  о сотрудничестве.      

 В  письме уместна формула вежливости. К текст письма могут быть  приложены доказательные убедительные  ма териалы в виде соглашений, проспектов и т. д. Форма  изложения текста примерно следующая: 
- Мы рады предложить (рекомендовать) Вам...; 
- Предлагаем Вам...; 
- Мы уверены, что Вас заинтересует высокое качество продукции..; 
- Сообщаем, что...; 
- Ставим Вас в известность, что...; 
- Надеемся на дальнейшее сотрудничество...     

 К письмам-предложениям можно отнести следующие вид писем: 
- Письма - предложения о сотрудничестве; 
- Письма - извещения; 
- Рекламные письма (информационные письма).