Подготовка служебных документов

Министерство образования Иркутской области

Государственное автономное профессиональное образовательноеучреждение Иркутской области

«Байкальский техникум отраслевых технологий и сервиса»

 

Домашняя контрольная работа

по профессиональному модулю

«Выполнение работ по профессии Делопроизводитель»

 

МДК 03.01. Документационное обеспечение управления

 

студента (студентки) заочного отделения

 

Дата _____________

 

Вариант №

 

Проверил: преподаватель профессионального модуля«Выполнение работ по профессии Делопроизводитель»

Оценка: _____________(подпись)

Дата ____________

, 2015

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

1.Введение……………………………………………………………………..стр. 3

2. Подготовка  служебных документов………………………………………стр. 4-18

Советы Министров союзных и автономных республик

Государственные комитеты, комитеты и комиссии

Главные управления и управления при Советах Министров

 СССР,

 союзных и  автономных республик

Исполкомы Советов депутатов трудящихся, их

управления и отделы

Администрация промышленных и производственных

 объединений, фирм, трестов, комбинатов

Администрация предприятий, учреждений и организаций

2.2. Унификация  документов………………………………………………...стр. 13-14

2.3. Правила составления  и оформления документов……………………..стр.14-15

3.Организация  дело производства…………………………………………..стр.15-17

4.Заключение……………………………………………………………….....стр.18

5.Список использованной литературы………………………………………стр.19

 

 

 

 

Введение

 

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами».

Делопроизводство  определяет совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов

Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (предположительно в XVII веке) и первоначально означал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Частенько вспоминать народное выражение: «Без бумажки – ты букашка!»

 

 

 

Это не тот материал

Основы положения государственной системы делопроизводство. Организация дела производства

Разработаны Всесоюзным научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела, Институтом государства и права Академии наук СССР, Всесоюзным научно-исследовательским институтом стандартизации, Всесоюзным научно-исследовательским институтом классификации, индексации и кодирования информации, Научно-исследовательским институтом труда, Всесоюзным научно-исследовательским институтом организационной техники.

 

  В разработке основных положений Единой государственной системы делопроизводства принимали участие: В.Н.Автократов, В.Д.Банасюкевич, Н.А.Белева, В.Г.Белов, З.В.Бондаренко, М.А.Васильев, Д.Д.Голованов, А.В.Елпатьевский, А.К.Иванова, Ж.Г.Исаджанян, М.И.Князева, В.И.Кокарев, А.С.Красавин, Б.И.Кремер, М.Т.Лихачев, A.С.Малитиков, М.В.Мурахина, П.Я.Наговицин, Л.П.Никитина, Э.Л.Оганесян, А.К.Палкин, Р.А.Поспелова, Е.В.Предейн, А.Л.Райхцаум, Т.Г.Расщепова, В.И.Ремнев, B.В.Свешников, Г.Э.Слезингер, В.В.Снедкова, А.Н.Сокова, Д.И.Сольский, Е.Л.Сонечкина, И.Д.Тиновицкая, Ю.А.Тихомиров, К.В.Якушева.

     1. Общие  положения 

1.1. Под делопроизводством  понимается деятельность аппарата  управления, охватывающая вопросы  документирования и организации  работы с документами в процессе  осуществления им управленческих  функций.

1.2. Единая государственная  система делопроизводства (ЕГСД) представляет  собой комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих  организацию делопроизводственных  процессов в учреждениях, организациях  и на предприятиях (приложение 1).

      1.3. Основные положения ЕГСД распространяются на организационно-распорядительную документацию) создаваемую во всех звеньях органов государственного управления, суда, прокуратуры, администрации предприятий и учреждений, а также общественных организаций. На остальные документы учреждений положения ЕГСД распространяются в части, касающейся общих принципов работы с ними и подготовки к сдаче их в архив.

      Далее именуются "учреждения".

Примечание. Порядок работы с секретными документами и документами для служебного пользования" устанавливается специальными инструкциями.

1.4. ЕГСД преследует  главную цель - усовершенствовать  на единой основе постановку  делопроизводства в учреждениях  страны путем установления рациональной  организаций, форм и методов работы  с документами, унификации и стандартизации  документов, механизации делопроизводственных  процессов.

ЕГСД направлена на совершенствование документации и документооборота в учреждениях и создание условий для последующей разработки основ информационного обеспечения автоматизированных систем управления.

 При условии, если в учреждении действует  автоматизированная система управления (АСУ) или отдельные ее подсистемы, базирующиеся на организационно-распорядительной  документации, формы документов  и работа с ними должны строиться  в соответствии с требованиями  информационного обеспечения АСУ.

1.5. ЕГСД устанавливает общий порядок документирования и организации работы с документами в учреждении, типовую структуру и функции делопроизводственных служб, номенклатур должностей служащих, занятых в этой сфере деятельности; содержит рекомендации по определению численности делопроизводственного персонала и норм времени на обработку документов; налагает требования к условиям труда и правила применения средств механизации делопроизводственных процессов.

1.6. Положения  ЕГСД применяются учреждениями  избирательно, в зависимости от  отнесения их к одной из  четырех категорий:

I категория

- учреждения с  объемом документооборота свыше 100000 документов в год;

II категория

- учреждения с  объемом документооборота от 250000 до 100000 документов в год;

III категория

- учреждения с  объемом документооборота от 10000 до 25000 документов в год;

IV категория 

- учреждения с  объемом документооборота до 10000 документов в год.

 Примечания:

1. Отнесение учреждений к названным  категориям учитывается при установлении  структуры делопроизводственных  служб, механизации процессов делопроизводства а также при решении отдельных вопросов документирования и организации работы с документами.

    2.Случаи избирательного применения положений ЕГСД оговариваются в тексте.

1.7. Делопроизводство в учреждениях  организуется на основе полной  или частичной централизации, в  зависимости от объема документационных  работ, их территориального размещения  и технической оснащенности.

1.8. Министерства и ведомства на  основе положений ЕГСД утверждают  инструкций по делопроизводству  для учреждений своей отрасли  или типовые инструкции для  подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться  индивидуальные инструкция по  делопроизводству применительно  к условиям конкретных учреждений.                                                        5                     

1.9. Инструкция по делопроизводству  является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания  документов, порядок работы с  ними в конкретном учреждении (группе учреждений) с учетом условий  и специфики его деятельности. Кинструкций прилагаются формы  и образцы применяемых в учреждении  документов, учетно-регистрационные  формы (регистрационные карточки, номенклатуры  дел, описи и т.п.), справочно-методический  материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих  регистрации; схемы документооборота  и т.д.).

1.10. Ответственность за соблюдение  требований ЕГСД в учреждениях  следует; возлагать на соответствующие  делопроизводственные службы или  специально выделенных на то  сотрудников. Вышестоящим ведомствам  и организациям необходимо осуществлять  контроль за состоянием делопроизводства в подведомственных им учреждениях.

2. Подготовка служебных документов

2.1. Документирование управленческой  деятельности 

2.1.1. Документирование управленческой  деятельности заключается в записи  по установленным формам необходимой  для управления информации, то  есть в создании документов.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранение и использование ее в течение определенного времени.

2.1.2. Комплекс документов определяется:

- кругом вопросов, решаемых учреждением  в процессе своей деятельности;

- объемом и характером компетенции  учреждения;

- порядком разрешения вопросов (на  основе коллегиальности или единоначалия);

- объемом и характером взаимосвязей  с другими учреждениями. 6

2.1.3. Отбор видов документов, необходимых  и достаточных для работы учреждения, производится на основе классификаторов  участков и вопросов его конкретной  деятельности (приложение 2).

Классификатор составляется на основе положений об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. Присоставлений классификатора могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

При разработке классификатора учитывается разделение управленческой деятельности учреждения на конкретные участки (вопросы) и установление комплексов видов и разновидностей документов, необходимых для их выполнения.

Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа (приложение 3).

2.1.4. Управленческая  деятельность учреждения выражается  посредством распорядительных документов.

Согласно действующему законодательству и сложившейся практике учреждения издают:

Советы Министров союзных и автономных республик:

  а) постановления

 б) распоряжения.

Министерства СССР, союзных и автономных республик:

а) приказы;

б) инструкции;

в) указания.

Государственные комитеты, комитеты и комиссии:

а) постановления;

б) приказы;

в) инструкции;

 г) указания.

Главные управления и управления при Советах Министров СССР, союзных и автономных республик:

а) приказы;

б) инструкции;

в) указания.

Исполкомы Советов депутатов трудящихся, их управления и отделы:

а) решения (только исполкомы);

б) распоряжения (только исполкомы);

а) приказы (только управления и отделы исполкомов)

Администрация промышленных и производственных объединений, фирм, трестов, комбинатов

а) приказы;

б) инструкции;

в) указания.

Администрация предприятий, учреждений и организаций

а) приказы;

  б) инструкции;

в) распоряжения (только предприятия);

г) указания.

Перечисленные ведомства и организации утверждают уставы или положения об учреждениях их структурных подразделениях и вводят их в действие соответствующими распорядительными документами.

2.1.5. Юридическими  основаниями возникновения распорядительных  документов в деятельности учреждений  являются:

- законы, указы  Президиумов Верховных Советов  СССР, союзных и автономных республик, постановления и распоряжения  Советов Министров СССР, союзных  и автономных республик;

- конкретные поручения  вышестоящих органов;