Систематизация Входящей и Исходящей документации

Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности функций и  целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пере составлению и согласованию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел.

На каждое поименованное в номенклатуре дело к концу года заводится папка (досье), на которую переносится заголовок, указывается название организации (предприятия), структурного подразделения, индекс по номенклатуре и срок хранения (для постоянного хранения - «Хранить постоянно»).

По мере исполнения документы размещаются  в соответствующие папки, подшивка документов в дело осуществляется, как правило, к концу рабочего дня. Исполненные документы (задания, поручения) должны иметь отметку об исполнении. Если документы не вписываются в утвержденную номенклатуру, то они оформляются под резервным номером.

Документы формируются в дело в  одном экземпляре, за исключением  черновых и дуплетных экземпляров  особо важных из них. Копии подшиваются  в том случае, если они содержат пометы (визы, резолюции, дополнения), дополняющие  данные первого экземпляра.

2.2. Систематизация  документов на примере учебно-методического  отдела ГБОУ СПО РКТК СПб

 

В задачи учебно-методического отдела колледжа входит:

• методическое обеспечение системы организации и управления образовательным процессом  - нормативные акты, локальные акты, положения, планирование работы педагогического коллектива;
• организация, руководство и контроль всех видов экспериментально-исследовательской, учебно-методической, инновационной деятельности в колледже;
• обеспечение содержания обучения, разработка рабочих учебных планов и программ;
• разработка положений, рекомендаций, инструктивных и методических писем, общих учебно-методических материалов по вопросам совершенствования учебно-воспитательного процесса, формирования заявок и плана повышения методического мастерства и квалификации преподавателей;
• установление, поддержание связей с научно-методическими, исследовательскими службами средних и высших образовательных учреждений;
• информирование о новых методах и средствах обучения и воспитания, обобщение и пропаганда лучшего педагогического опыта;
• обеспечение подготовки квалификационных специалистов, обладающих глубокими теоретическими знаниями и практическими умениями по специальности.

Координирует работу учебно-методического  отдела заместитель директора по учебно-методической работе, возглавляет  отдел заведующий учебно-методическим отделом, так же в отделе работают четыре методиста и лаборант.

Методическая работа преподавателей реализуется в форме рабочих  учебных программ, учебно-методических комплексов (УМК) дисциплин, методических разработок, пособий, рекомендаций, указаний, докладов, статей и др.

Таким образом, через учебно-методический отдел не только проходит огромный объем документации, но и большая  часть этой документации хранится в  отделе.

В учебно-методическом отделе хранятся оригиналы всей программно-планирующей  и методической документации. Выработана система утверждения и хранения документов.

После подготовки документов преподавателями, каждый документ проходит процедуру  утверждения:

1. Рассматривается на заседании  методической предметной комиссии, методического циклового объединения.

2. Рассматривается на заседании  Методического совета колледжа.

3. Согласовывается с заместителем  директора по УМР.

4. Утверждается директором колледжа.

После этой процедуры документ вступает в силу. Оригинал хранится в методическом кабинете, копия отдается автору.

Для хранения всей программно-планирующей документации в методическом отделе разработана система хранения. Все рабочие программы, программы практик хранятся в бумажном варианте в папках. У каждой специальности – своя папка. Программы хранятся в папке в том порядке, в котором дисциплины прописаны в учебном плане. Вначале папки имеется содержание. Таким образом, поиск документов значительно упрощается. Любой преподаватель в присутствии работников методического отдела может работать с необходимыми документами – взять нужную папку, скопировать программу или поработать с ней в методическом кабинете.

Все распорядительные документы, имеющие  непосредственное отношение к методической работе так же хранятся в соответствующих  папках по учебным годам «Входящие», «Исходящие», «Приказы», «Распоряжения».

В методическом кабинете активно используются информационные технологии. На данном этапе в процессе создания находится  электронный архив методического  кабинета. Сейчас происходит систематизация документов.

Электронный архив располагается  на съемном жестком диске объемом 1 Тбайт (1000 Гбайт). Сам жесткий диск разбит на папки: «Образовательные стандарты», «Учебные планы», «Рабочие программы», «Программы аттестации», «Методические  рекомендации к практическим работам», «Методические рекомендации к самостоятельным  работам», «Учет программ», «Разная  документация».

Все документы, поступающие в методический отдел, имеются в электронном виде.  Как только документ утвержден директором колледжа, его электронная версия помещается в соответствующий раздел на жестком диске.

Таким образом, ведение такого архива удобно и практично. Поиск нужного  документа не составляет труда, при  утере оригинала программы восстановление с электронного носителя занимает минимальное  время.

Можно сделать вывод о том, что  систематизация документов в методическом отделе ГБОУ СПО РКТК СПб, налажена на высоком уровне. Документы на бумажных носителях хранятся в строгом порядке в папках, на полках шкафов; их электронные копии хранятся на компьютере, а так же в электронном архиве на жестком диске, что исключает возможность потери того или иного документа.

 

 

Заключение

 

   В заключении подведем итоги курсовой работы. В работе были рассмотрены виды входящих и исходящих документов, этапы прохождения документов в организации,  технологию работы с документами, классификация (распределение по группам), правильность оформления. Систематизация документов и способы их хранения в учебном заведении.

Движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Цель курсовой работы была достигнута. Проведя анализ организации документов на примере ГБОУ СПО РКТК, учебно-методического отдела я пришла к выводу, что от четкости и качества составления и обработки документов, методических пособий, учебных программ  зависит уровень обучения студентов колледжа. Поэтому в колледже уделяется большое внимание рациональной организации документооборота в учебно-методическом отделе.

В настоящее время наличие успешно  действующей системы автоматизации  документооборота, контроль экспериментально-исследовательской, учебно-методической деятельности  говорит о благополучии нашего учебного заведения и его руководства. Отсюда можно сделать вывод о том, что студенты ГБОУ СПО РКТК выходят отличными дипломированными специалистами.

 

 

Список литературы

 

1. ГОСТ РФ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.1998.
2. ГСДОУ. Общие требования к документам и службам ДОУ. - М., 1991.
3. ГОСТ РФ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной информации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов,2003.
4. Андреева В.В. Делопроизводство. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел Синтез», 2005. – 266с.
5. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.:               «Тандем», 1999. – С.52.
6. Басаков М.И. Делопроизводство. - М.: «Тандем», 2006 – 168с.
7. Ватолина М.В. Организация  работы с документами. Ростов Н/Д: Феникс,2004.
8. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2005 - 271с.
9. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 - 818 с.
10. Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. - М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2007 – С.11.
1. http://www.bibliotekar.ru/biznes-60/15.htm
2. http://www.edou.ru/index.php
3. http://www.bestsolutions.ru/solutions/1c/1CArhiv/?PAGEN_1=2

 

 

Тезаурус

 

Документ (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный (электронный) объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Закон — нормативный акт, принятый высшим органом государственной власти в установленном конституцией порядке. Обладает высшей юридической силой по отношению к другим нормативным актам (указам, постановлениям и др.). Основной источник права в современном обществе.

Приказ – правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

Постановление — один из видов подзаконных нормативно-правовых актов, принимаемых органом исполнительной власти.

Распоряжение  – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Систематизация — процедура объединения, сведения групп однородных по неким признакам единиц к определенному единству в функциональных целях на основе существующих между ними связей.

Информационные  технологии – это стремительно развивающиеся автоматизированные способы обработки информации, для реализации которых используются компьютеры.

 

Приложение 1

 

 

 

 

 

По  способу документирования документ

 

 

 

 

ы бывают

РУКОПИСНЫЕ

ПЕЧАТНЫЕ

ЭЛЕКТРОННЫЕ

 

 

КИНО- ;ФОТО- ; ФОНО- ДОКУМЕНТЫ

 

 

 

 

Приложение 2

Организационно-распорядительные

Научно-технические

По труду

Финансово-бухгалтерские 

По сфере  использования документы бывают

Отчетно-статистические

 

Приложение 3

Исходящие

Внутренние

Входящие

По  месту составления документы  бывают

 

Приложение 4

По  способу ограничения доступа  документы бывают

Открытые

С грифом ограничения  доступа

 

Приложение 5

По  происхождению документы бывают

Официальные (служебные)

Личные (интересы конкретного лица)

 

Приложение 6

По  форме изложения документы бывают

Индивидуальные

Трафаретные

Типовые

 

По  срокам хранения документы бывают

Постоянного хранения

Долговременного хранения

(до 10 лет)

Временного  хранения

(до 10 лет)

Приложение 7