Деловая документация

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Охарактеризовать предложенный реквизит _____________________3

 

2. Описать формуляр-образец и бланки документов ________________4

 

3.  Охарактеризовать особенности составления и оформления докладных

            записок, справок_____________________________________________8

4. Составить и оформить акт ревизии кассы ______________________15

 

5. Список использованной литературы________________________16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

 

Высоцкая 34 56 43

 

Это реквизит документа № 28 «Отметка об исполнителе». Находится  после реквизита «Печать» и перед  реквизитом «Отметка о заверении копии».

Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают в левом нижнем углу последнего листа лицевой стороны  документа, и печатается от границы  левого поля (без абзацного отступа).

 

В состав отметки об исполнителе  включается фамилия исполнителя (без  инициалов) и номер его служебного телефона, которые печатают без знаков препинания и обязательно указывают  на исходящих документах. Отметка  об исполнителе документа позволяет  получателю документа (адресату) выяснить по телефону интересующие его вопросы  или дать ответ, если решение вопроса  не требует документального закрепления.

 

При оформлении на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется  шрифтом Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

 

Отметка об исполнителе может  быть дополнена индексом структурного подразделения, в котором готовился  документ (на первой строке), первыми  буквами имени и фамилии лица, напечатавшего проект документа, датой  создания документа, именем файла (на второй строке) и другими поисковыми данными.

 

Пример:

 

5 Высоцкая 34 56 43

 

АР Письмо.doc

 

Более жесткие требования к оформлению отметки об исполнителе  предъявляет Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах  государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных  Правительству Республики Беларусь, утвержденная постановлением Белкомархива от 24.07.2003 № 27. В организациях, на которые распространяется действие данной инструкции (К числу таких органов и организаций относятся министерства, госкомитеты, концерны и некоторые другие организации, полный перечень которых утвержден Указом Президента РБ от 24.09.2001 № 516.), отметка об исполнителе должна включать:

 

- на первой строке: индекс структурного подразделения, в котором готовился документ; фамилию исполнителя; номер его служебного телефона;

 

- на второй строке: инициалы (для машинисток), дату создания  документа; имя файла.

 

Пример

 

5 Высоцкая 34 56 43

 

тн 15.02.2012 Сохранность.doc

 

 

2. Опишите формуляр-образец и бланки документов.

 

Формуляр документа – это набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности. Иначе говоря, формуляр документа – это схема его построения.

Каждому реквизиту на документе  отводится свое место, которое закрепляется в формуляре-образце - своеобразной матрице, включающей концентрацию свойств  и качеств определенного множества  организационно-распорядительных документов.

 

Формуляр-образец  документа – это модель построения формы документа, устанавливающая форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр-образец организационно-распорядительного  документа (ОРД) включает не только схему  размещения реквизитов, но и их размеры. СТБ 6.38-2004 в качестве приложения содержит не формуляр-образец, а схему расположения реквизитов и их размеры. Это обусловлено тем, что при его разработке не использована конструкционная сетка, что, в свою очередь, связано с внедрением в практику документирования современной компьютерной техники.

При подготовке конкретных документов применяется не весь набор  реквизитов, закрепленных в СТБ 6.38-2004. Каждому виду документа соответствует  оптимальное количество необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целью его создания (назначением), требованием к его содержанию и форме, способом документирования.

Для каждого вида документов характерен свой набор реквизитов. Выделяют:

 

- типовой формуляр - это формуляр, характерный для конкретного вида документов.

 

- индивидуальный формуляр - формуляр конкретного документа.

 

Для некоторых реквизитов предусмотрено одно и то же место на документе. Такие реквизиты называются взаимоисключающими, т.е. не встречающимися в одном документе. К примеру, в письмах обязательно будет указываться реквизит «адресат» и никогда - «гриф утверждения»; в должностной инструкции наоборот - обязательно наличие «грифа утверждения» при отсутствии «адресата».

 

Кроме того, все реквизиты  делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит - это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит - это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами, наносимыми на бланк для писем, являются: Государственный герб Республики Беларусь, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации по ОКОГУ или ОКЮЛП, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, Почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные.

 

 

 

 

 

 

 

Бланк официального документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

 

Использование бланков снижает  затраты на изготовление документа, уменьшает количество возможных  ошибок при его составлении и  оформлении, позволяет добиться унификации форм документов. Кроме того, использование  бланка облегчает восприятие документа, улучшает его внешний вид. Правильно  оформленный бланк является своеобразной визитной карточкой организации.

 

На бланках изготавливается  только первая страница документа, для  изготовления последующих страниц  используются стандартные чистые листы  бумаги.

 

При разработке, использовании  и хранении бланков ОРД необходимо руководствоваться требованиями следующих  нормативных правовых актов и  методических документов:

 

- Законом РБ от 05.07.2004 №  301-З «О государственных символах  Республики Беларусь»;

 

- Указом Президента РБ  от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении  изготовления и использования  бланков документов с изображением  Государственного герба Республики  Беларусь» (далее - Указ № 357);

 

- Положением о порядке  изготовления и использования  бланков документов с изображением  Государственного герба Республики  Беларусь, утвержденным постановлением  Совета Министров РБ от 31.07.2000 № 1172;

 

- Государственным стандартом  РБ (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы  документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов»;

 

- Методическими указаниями  по практическому применению  СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы  документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов», утвержденными приказом Председателя комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 16.09.2005 № 41.

 

Общие требования к бланкам  сформулированы в СТБ 6.38-2004. Стандарт устанавливает единые правила подготовки организационно-распорядительных документов, а также бланков, применяемых  при их оформлении.

 

При разработке бланков документов используется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для бланков документов, имеющих не более 5-7 строк текста.

 

Бланк должен иметь поля: левое - 30 мм, правое - не менее 8 мм, верхнее  и нижнее - не менее 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных  отметок на бланке (в виде уголков  и линий) не обязательно.

 

Стандартом установлены  следующие виды бланков ОРД:

 

- бланк для письма, используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (писем-запросов, писем-ответов, гарантийных, сопроводительных писем и др.);

 

- общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов. На общих бланках оформляются распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и др.), а в ряде случаев и организационные документы (положения, инструкции и др.) и справочно-информационные документы (акты, протоколы, справки и др.).

 

На основе общего бланка допускается изготавливать специальные  бланки для конкретных видов ОРД. Например, в организации могут  быть изготовлены специальные бланки для приказов и для протоколов. Согласно Примерной инструкции по делопроизводству изготовление специальных бланков  по видам документов считается целесообразным, если таких документов в организации  создается более 200 в год.

 

Все бланки разрабатываются  с учетом углового или продольного вариантов расположения реквизитов.

При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу. Длина строки бланковой надписи не должна превышать 73 мм.

При продольном варианте реквизиты размещаются посередине листа в верхней его части без ограничения размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

Наиболее рационально  использовать угловое расположение реквизитов на бланке, что экономит рабочую площадь документа для  оформления таких реквизитов, как  «адресат», «гриф утверждения», «гриф  ограничения доступа», «резолюция». Бланки с продольным расположением  реквизитов заголовочной части рекомендуется  применять в тех случаях, когда  эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае на двух языках должны быть продублированы все реквизиты  бланка.

 

СТБ 6.38-2004 установлено, что  бланки для письма во всех организациях Республики Беларусь оформляются на двух языках с использование продольного  варианта расположения реквизитов бланка.

 

Общие бланки допускается  изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования  двух языков при оформлении бланка определяется наличием на нем изображения  Государственного герба РБ (гербовые бланки оформляются только на двух языках). Наличие изображения Государственного герба на бланке также определяет вариант расположения реквизитов бланка: он должен быть обязательно продольным. Общие бланки негосударственных  структур, на которых отсутствует  изображение Государственного герба, могут оформляться с использованием как продольного, так и углового вариантов расположения реквизитов.

 

И при продольном, и при угловом вариантах СТБ 6.38-2004 допускает размещать реквизиты бланка центрованным или флаговым способом.

 

При флаговом способе каждая строка бланковых надписей начинается от левой границы площади. Граница левого поля в этом случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов «флаговый»).

 

При центрованном способе начало и конец каждой строки бланковых надписей равноудалены от границ площади. Таким образом, они центруются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая разрезает бланковые надписи на две равные половины (соответственно и название способа расположения реквизитов - «центрованный»).

 

Наиболее приемлемым при  изготовлении бланка является центрованный способ, а при подготовке документа  не на бланке целесообразнее печатать реквизиты флаговым способом.

 

При изготовлении бланка для письма используются следующие реквизиты:

- Государственный герб  РБ;

- эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации: код  по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной  власти и управления» (для органов  государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические  лица и индивидуальные предприниматели»;

- наименование вышестоящей  организации;

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

- почтовый адрес отправителя;

- коммуникационные и коммерческие  данные.

 

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки  и линии для реквизитов: «дата», «регистрационный индекс» и «регистрационный индекс и дата входящего документа».