Систематизация Входящей и Исходящей документации

Комитет по образованию  Санкт-Петербурга

ГБОУ СПО РОССИЙСКИЙ КОЛЛЕДЖ ТРАДИЦИОННОЙ

 КУЛЬТУРЫ

САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

 

 

 

 

Горовая Дарья Александровна

Студентка 2 курса

 

Специальность 034702

«Документационное обеспечение  управление и архивоведение»

 

Курсовая работа по профессиональному модулю 01

«Систематизация входящей и  исходящей документации»

 

 

 

 

 

Руководитель:

Королева А.В.

 

 

2013

 

Содержание

 

Введение 3

1. Классификация документов в организации 6

1.1. Виды входящих  документов 6

1.2. Виды исходящих  документов 11

Глава 2. Систематизация документов с использованием информационных технологий 13

2.1.Особенности хранения документов в  современной организции 13

2.2. Систематизация  документов на примере учебно-методического  отдела ГБОУ СПО РКТК СПб 19

Заключение 23

Список литературы 24

Тезаурус 25

 

 

Введение

 

В современном обществе информация  стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, как она систематизирована, зависит не только удобства работы с документами, но и эффективность работы подразделения или организации в целом. Именно поэтому тема работы является актуальной.

Однако существует проблема – недостаточное знание правил систематизации документов, возможностей информационных технологий для систематизации документов в организации ведет к замедлению процесса поиска документов, работы с документами, а, следовательно, к снижению эффективности всего документооборота.

Целью работы является анализ  организации работы с входящей и исходящей документацией в организации.

Для достижения поставленной цели  необходимо выполнить следующие  задачи:

• Проанализировать источники информации по данному вопросу;
• Рассмотреть виды документов;
• Проанализировать возможности информационных технологий для систематизации документации на примере ГБОУ СПО РКТК СПб (административно-хозяйственная часть)

Объект работы – документы организации

Предмет работы – систематизация документов с применением информационных технологий.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, тезауруса, списка литературы и дополнена приложениями.

 

Глава 1. Классификация документов в организации

1. Виды входящих документов

 

В процессе деятельности учреждения создается и функционирует большое  количество  документов.

Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения [10.]

С помощью документации осуществляется:

1. планирование;
2. финансирование;
3. управление;
4. бухгалтерский учет;
5. отчетность.

Отобразив информацию, документ обеспечивает:

1. ее сохранность;
2. сбор (накопление);
3. многократное использование;
4. возможность передачи;
5. возможность обработки информации;
6. использование информации в дальнейшем [5]

Технология работы с документами  имеет следующий порядок: прием  и первичная обработка, предварительное  рассмотрение и распределение, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, отправка, систематизация (формирование дел) и текущее хранение.

Документы имеют большое  значение в управленческом процессе организации, т.к. они отражают ее работу, являются аргументом в спорных ситуациях, любые решения принимаются   на основе документов. Формы управления также тесно связаны с документами, например, руководство - с изданием приказов, распоряжений; планирование - с составлением планов и т.д.

С целью организации и  повышения эффективности работы с документами принято распределение  их по группам - классификация документов. Условно документы можно разделить  на следующие группы:

• По способу документирования (приложение 1)
• По сфере использования (приложение 2)
• По месту составления (приложение 3)
• По грифу ограничения доступа (приложение 4)
• По происхождению (приложение 5)
• По форме изложения (приложение 6)
• По срокам хранения (приложение 7)

В целях сокращения количества используемых форм документов, их унификации, удобства работы с ними министерствами и ведомствами разработан табель унифицированных форм документов. Табель составляется в виде таблицы, в которой  документы могут быть систематизированы: по функциям и задачам, структурным  подразделениям, а также может  быть дополнен графами: код формы  документа по классификатору, ответственный  за контроль исполнения и т.д

Входящие документы - это  документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные  сроки. Сроки устанавливаются или  нормативными актами, предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

К видам входящих документов относятся те, которые поступают  из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан.

Например:

• Законы
• Указы
• Постановления
• Указания
• Инструкции
• Распоряжения
• Поручения
• Приказы
• Доверенности
• Договоры
• Письма (рекламные, информационные и т.д.)
• Факсограммы
• Сообщения
• Телеграммы
• Телефонограммы

Входящие документы, т. е. документы, поступающие в организацию, проходят следующие этапы движения внутри организации:

• прием и первичная обработка;
• предварительное рассмотрение;
• регистрация;
• рассмотрение документов руководителем организации;
• доставка документов исполнителям;
• контроль за исполнением;
• подшивка исполненного документа в дело.

В крупных организациях приемом  и первичной обработкой корреспонденции  занимается специальное структурное  подразделение (экспедиция), в небольших  корреспонденция доставляется секретарю  руководителя организации.

Перед вскрытием конверта необходимо проверить правильность доставки корреспонденции по адресу и целостность упаковки документов. Не вскрывают конверты, адресованные в общественные организации с  пометкой «Лично».

После вскрытия конверта проверяют  правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.

После вскрытия корреспонденции  конверты, как правило, уничтожают. В некоторых случаях (например, когда  по конверту устанавливаются адрес  отправителя, дата отправки и получения  документа, когда на конверте имеются  служебные отметки и др.) их подшивают  к документу.

Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного  обеспечения управления или секретарем организации. При этом документы  распределяются на следующие категории:

• документы, подлежащие регистрации;
• нерегистрируемые документы;
• документы, направляемые на рассмотрение руководителю организации;
• документы, направляемые на исполнение без резолюции руководителя.

Документы передаются на рассмотрение руководителю организации в зависимости  от их назначения и содержания. Обязательно  передают на рассмотрение руководителю все документы правительственных  и вышестоящих органов, документы, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Если при предварительном рассмотрении документа устанавливают, что к нему для принятия правильного решения необходимо подобрать дополнительный материал, то такой материал подбирается и передается руководителю организации вместе с основным документом.

Не передают на просмотр руководителю организации корреспонденцию, адресованную в структурные подразделения, конкретным исполнителям, документы, содержащие текущую информацию. Такие документы  передаются руководителям структурных  подразделений, конкретным исполнителям в соответствии с их функциями  и компетенцией.

Такой предварительный отбор  документов позволяет освободить руководителя организации от просмотра текущей  корреспонденции, что особенно важно  в современных условиях роста  информационного потока.

Следующий этап обработки  входящей корреспонденции — регистрация. Обычно она проводится в два этапа  следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы  на рассмотрение руководителю, а после  его резолюции заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную  форму текст резолюции (конкретное действие, которое необходимо произвести, фамилию исполнителя и срок исполнения). Некоторые организации регистрируют входящие документы после их рассмотрения должностным лицом.

После регистрации входящие документы передаются в структурные  подразделения исполнителям. Обработка  документов и передача их исполнителям должны осуществляться в день их поступления  в организацию. В некоторых случаях  исполнитель может быть ознакомлен с текстом документа до рассмотрения документа руководителем организации. Документы, которые будут исполняться  несколькими структурными подразделениями  или несколькими должностными лицами, передаются исполнителям поочередно или  одновременно в копиях. Подлинник  документа передают ответственному исполнителю. Принимают корреспонденцию и передают ее исполнителям обычно без расписки. Иногда (например, при передаче документов, связанных с конфликтной ситуацией, важных документов, взятых на контроль и т. п.) исполнитель расписывается в получении документа.

Действие по документу  должно быть исполнено в срок, указанный  в резолюции руководителя или  определенный видом документа. Исполненные  документы подшиваются в дела.

1.2. Виды исходящих документов

 

 Большинство исходящих  документов являются ответом  организации на соответствующие  входящие документы. Некоторая  часть исходящих документов готовиться  на основе внутренних документов  предприятия. Небольшое число  исходящих документов может требовать  поступления входящих документов (например: запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу ... в срок до ...").