Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

 

Секретарь подшивает документы  в дела согласно отметкам исполнителей на документах «В дело № …».

2.3.1. Группировка в дела  отдельных категорий документов

Распорядительные документы  формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской  принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Приказы  организации группируются в отдельные  дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы  по основной деятельности, приказы  по административно-хозяйственным  вопросам, приказы по личному составу, так как каждая из этих групп имеет  свои, различные сроки хранения.

 

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами  как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти  документы формируются в самостоятельные  дела.

 

Поручения вышестоящих организаций  и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

 

Протоколы формируются в  дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания  у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений  и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют  в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения  вопросов.

 

Стенограммы заседаний, как  правило, формируются в отдельные  дела.

 

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например: отчет за 2006 г., составленный в 2007 г., должен быть подшит в дело 2006 года, а не 2007 года; план на 2008 г., составленный в 2007 г., — в дела 2008 года. Перспективные  планы относящиеся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систематическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вначале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

 

Лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются  в алфавитном порядке по фамилиям. Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами по данному  вопросу. Например, к отчету предприятия  по основной деятельности за 2005 г. прилагаются  формы статистической отчетности, характеризующие  деятельность данного предприятия  по основной деятельности.

 

Переписку рекомендуется  группировать в дела в хронологической  последовательности разрешения вопросов, начиная с более ранних документов и кончая более поздними в пределах данного вопроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики организации переписка группируется в дела в течение календарного года, срока созыва и т.д.

 

Личные дела занимают значительное место среди документации организации. В них группируются документы, относящиеся  к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и  взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хранения.

 

В личных делах документы  группируются в следующей последовательности:

 

1.      Внутренняя  опись документов, имеющихся в  личном деле.

 

2.      Заявление  о приеме на работу, направление  или представление.

 

3.      Анкета (личный  листок по учету кадров).

 

4.      Автобиография.

 

5.      Документы  об образовании.

 

6.      Выписки  из приказов о назначении, перемещении,  увольнении.

 

7.      Дополнения  к анкете (личному листку по  учету кадров), справки и другие  документы, относящиеся к данному  лицу.

 

Внутри перечисленных  групп документы располагаются  в хронологическом порядке.

 

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам  граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются самостоятельные  дела предложения, заявления граждан  по вопросам совершенствования и  изменения работы организаций и  их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри документы располагаются по хронологии. Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самостоятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть использована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям. Например:

Готовые отчеты филиалов о  выполнении плана по реализации товаров

Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты  на изобретение, заявки о выдаче диплома  на открытие, стандарты, нормативы в  организациях, которые их разработали  или утверждают, группируются в самостоятельные  дела по каждому отдельному конкретному  вопросу. Причем комплекс документов, группируемых в деле, и порядок  их расположения определяется специальными правилами. В организациях, пользующихся этими документами, перечисленные  документы могут группироваться в одном деле или по отдельным  вопросам.

 

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая  долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.

 

В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных.

 

При внесении изменений в  структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

2.3.2. Последовательность  расположения документов в деле

Не следует допускать  разобщения в делах запросов и  ответов, подшивки сопроводительных писем  без приложений или без отметок  об их местонахождении, подшивки в дела документов, подлежащих возврату корреспондентам.

 

От выбранной последовательности расположения документов в деле зависят  оперативность поиска необходимых  документов, а также раскрытие  хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются  в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам  документов и кончая более поздними датами.

 

Часто приказы, распоряжения, протоколы, решения и другие документы  располагают по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется  хронологическая последовательность решения вопросов.

 

Другой подход следует  применять, например, к переписке, где  документ-ответ подшивается в  дело не по дате регистрации, а вслед  за инициативным документом, или к  приложения, которые независимо от даты их утверждения или составления  присоединяются к соответствующим  документам. Если приложение составляет 250 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

 

Документы могут располагаться  и в алфавитной последовательности. В алфавитном порядке целесообразно  группировать различные опросные листы, анкеты, сводки, отчеты, поступающие  от подведомственных предприятий (в  алфавитном порядке названий предприятий), предложения, заявления и жалобы граждан, другие документы. Каждая группа документов отличается составом и ценностью  информации, что обусловливает  и  специфику формирования их в дела.

2.4. Составление заголовков  дел

Заголовок дела является важнейшим  элементом успешной систематизации документов. Основные требования к  составлению заголовка  - четко  и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует  формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

 

-         название документа (приказы,  протоколы и т.д.) наименование  рода заводимого дела (переписка,  документы, дело);

 

-         автор документа (название организации,  структурного подразделения);

 

-         корреспондент (название организации,  которой адресуются  и от которой  получают документы);

 

-         вопрос или краткое содержание  документов дела;

 

-         название местности (территории), с которой связано содержание  документов дела;

 

-         даты (период), к которым относятся  документы дела;

 

-         указание на копийность дела.

 

Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок  дела, содержащего переписку, даты указываются  только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

 

Состав элементов заголовка  определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может  указываться как в единственном, так и во множественном числе (при группировке в деле документов одного названия):

 

Журнал учета выдачи дипломов

 

Протоколы собраний акционеров предприятия

 

Картотека по регистрации  и контролю исполнения распоряжений

 

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются  в заголовке. Например:

 

Отзывы и заключения на учебные программы, присланные из филиалов

 

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одному вопросу, но не связаны логической последовательностью, то при формулировании заголовка  дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка  в скобках перечисляются названия документов, из которых будет формироваться  дело, например:

Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)

 

или

 

Документы, представляемые в судебные и следственные органы по уголовным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)

Термин «документы» может  использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу:

 

Документы к протоколам научно-технической  комиссии

 

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных  и других дел связанных между  собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируютсяс использованием термина «дело»:

 

Личные дела административно-управленческого  персонала

 

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию  с одной или несколькими организациями:

 

Переписка с ООО «ЛАГ»  о сроках возвращения кредитов

 

Для внутренних документов название организации (подразделения, органа управления) указывается кратко:

 

Протоколы заседания Совета учредителей

 

При указании в заголовке  корреспондента дается конкретное наименование организации или обобщенное название нескольких организаций без конкретного  перечисления:

 

Переписка с Росархивом

 

Переписка с международными организациями о научном сотрудничестве

 

Если документы касаются переписки с разнородными корреспондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

 

Переписка по научно-организационным  вопросам

 

Если документы относятся  к корреспонденции одной административно-территориальной  единицы (населенного пункта), то в  заголовке дела указывается ее (его) название:

 

Переписка с организациями  г. Владимира о поставках продукции

 

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных  единиц, то их конкретные названия и  заголовке дела не указываются, а  дается общее название:

Переписка с организациями  Объединения архивов Москвы о  проведении научно-практической конференции

В заголовке дела может  указываться временной период, к  которому относится содержание документа:

Приказы по основной деятельности за январь - апрель 2009 г.