Систематизация и обеспечение сохранности документной информации

2.1. Номенклатура дел организации

 Единый подход к  классификации документов в организации  обеспечивает номенклатура дел   – систематизированный перечень  заголовков дел, заводимых в  делопроизводстве организации, с  указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. Номенклатура дел является  классификационным справочником, обязательным  для составления во всех государственных  организациях, и должна содержать  полный перечень дел, заводимый  всеми структурными подразделениями,  должностными лицами организации  без исключения независимо от  вида носителя, степени конфиденциальности  и способа фиксации документной  информации.  При составлении   номенклатуры дел необходимо  руководствоваться Основными правилами  работы архивов организации, ГСДОУ,  Типовой инструкцией по делопроизводству  в министерствах и ведомствах  РФ, Основами законодательства РФ  об Архивном фонде и архивах. 

 

Цели создания:

 

-         закрепляет классификацию, группировку  исполненных документов дела;

 

-         закрепляет систематизацию и  индексацию дел, сроки их хранения;

 

-         служит основным учетным документом  в текущей работе с документами;

 

-         является единственным средством  учета переходящих дел, т.е.  дел, наполнение документами которых  продолжается несколько лет;

 

-         становится учетно-справочной системой  для последующего поиска дел  со сроками хранения до 10 лет  включительно.

 

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел  организации, называемая конкретной, индивидуальной.

 

В крупных иерархических  системах управления для достижения единства классификации документов и обеспечения их сохранности  в качестве обязательного для  всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие  не только единый состав заводимых  дел, но и единую систему их индексации.

 

Типовые номенклатуры дел  устанавливают унифицированный  состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел – нормативный  документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых  она разработана.

 

Примерные номенклатуры дел  носят рекомендательный характер и  устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в  организации, на которые они распространяются. Создается в управленческих структурах, где состав документов подразделений  сильно различается.

 

Примерные и типовые номенклатуры дел имеют большое значение для  оптимизации и сокращения состава  документов, включаемых в состав Архивного  фонда России.

 

Типовые и примерные номенклатуры дел должны быть согласованы с  ЦЭК (ЭК) своей организации, рассмотрены  и согласованы в экспертно-проверочной  комиссии (ЭПК) соответствующего архивного  органа и утверждены руководителем  организации отраслевого, административно-территориального органа управления.

 

Конкретная номенклатура дел составляется в каждой организации  на основе типовых и примерных  номенклатур.

 

Номенклатура дел является также учетным документом для  дел временного (до 10 лет) хранения.

2.1.1. Оформление и ведение  номенклатуры дел

Единая форма бланка для  номенклатуры дел установлена Федеральным  архивным агентством, опубликована ГСДОУ, в Основных правилах работы ведомственных  архивов и является обязательной для всех учреждений, организаций  и предприятий независимо от ведомственной  подчиненности и форм собственности.

 

Номенклатура дел разрабатывается  во всех структурных подразделениях организации. В структурных подразделениях номенклатуры дел обычно разрабатываются  ответственными за документацию с привлечением ведущих специалистов.

 

Одним из первых этапов составления  номенклатуры дел является изучение документов организации. В номенклатуру дел включаются все документы, составляемые  в данной организации и поступившие  в нее из других организаций. Также включаются документы общественных организаций (профсоюзной, добровольных обществ и т.д.). Документы с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом ДСП подлежат обязательному включению в номенклатуру дел организации. Кроме того, в номенклатуру включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности. Также включаются незаконченные делопроизводственные дела, которые поступили из других организаций для их продолжения. В номенклатуре должны быть учтены все справочные картотеки и журналы к документам.

 

В процессе работы организации  в течение года могут возникать  новые документируемые участки  и соответственно новые дела, которые  также включаются в номенклатуру дел.

 

В номенклатуру дел не включаются печатные издания.

 

Номенклатура дел организации  на следующий календарный год  составляется в 3-4-м кварталах текущего года, визируется руководителем организации  и подписывается руководителем  службы ДОУ, а потом направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения.

 

После всех необходимых согласований номенклатура дел вводится в силу грифом утверждения руководителя организации  до начала нового делопроизводственного  года  и действует в течение 5 лет. Она подлежит пересоставлению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (структурного подразделения). При

отсутствии таких изменений  номенклатуру в конце каждого  года уточняют, при

 

необходимости корректируют и автоматически вводят в действие с 1 января следующего года.

 

При оформлении используется титульный лист, если это министерство, ведомство, или общий бланк организации.

 

В качестве первой графы  номенклатуры дел указывают наименования структурных подразделений (отделов), их индексы (номера) включаются в номенклатуру и, дополненные порядковым номером  дела в пределах подразделения, составляют индекс дела.

 

При сложной иерархической  структуре индекс может состоять из индекса управления, индекса внутри управления и порядкового номера дела. Например, управление делами имеет  индекс 01, его структурные подразделения  будут иметь индексы: канцелярия – 01.1, отдел правительственной переписки  – 01.2 и т.д. А индексы дел внутри подразделений – 01.1-1, 01.2-1, 01.2-2 и т.д.

 

Во второй графе указываются  полные заголовки дел. При этом в  разделе может быть использована следующая последовательность наименований дел:

 

-         организационно-распорядительная документация;

 

-         плановая документация;

 

-         отчетная документация;

 

-         документация, относящаяся к выполнению  вопросов основной деятельности;

 

-         документация, относящаяся к проверкам  (ревизиям) выполнения основной деятельности;

 

-         документация, относящаяся к учетно-справочной  работе с документами.

 

Внутри каждого раздела  наименования дел рекомендуется  систематизировать по степени их важности: документация вышестоящих  организаций, собственная документация организации. Например, сначала в  номенклатуре будут указаны дела, в которых сгруппированы распорядительные документы вышестоящих органов, а потом дела с распорядительными  документами своего руководства, коллегиального органа и т.д.

 

Целесообразно соблюдать  последовательность расположения заголовков дел в разных разделах номенклатуры одной организации.

 

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не должно превышать 250 листов (4 см), поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается  формирование томов, частей.

 

В четвертой графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел, определенные экспертной комиссией.

 

Пятая графа номенклатуры дел «Примечание» заполняется в  течение срока действия номенклатуры службой ДОУ, в ней проставляются:

 

отметки о заведении дел  – «заведено»;

 

о переходящих делах –  «переходящее с 2008 г.» или «переходящее на 20010 г.»;

 

о передаче дел в другую организацию – «акт выдачи во временное  пользование 

 

от ____ №_____»;

 

о местонахождении подлинников  документов – «подлинники в деле 01-02»;

 

о передаче дел в ведомственный  архив – «переданы в архив  по описи 07.03.2009» 

 

и т.п.

 

Использование графы «Примечание» повышает качество и эффективность  номенклатуры дел.

2.1.2. Порядок завершения  номенклатуры дел

Первый экземпляр номенклатуры дел, утвержденный руководителем организации, полностью заполненный по итогам прошедшего года и подписанный руководителем  службы ДОУ, является документом постоянного  срока хранения организации (ст. 67 Перечня  типовых документов).

 

После окончания делопроизводственного  года к номенклатуре дел службой  ДОУ составляется итоговая запись со статистическими сведениями о количестве заведенных дел по группам:

 

-         дела со сроками хранения до 10 лет;

 

-         дела со сроками хранения свыше  10 лет;

 

-         дела со сроком хранения «постоянно».

 

Арифметический подсчет  должен вестись с учетом «переходящих»  дел и дел, сроки хранения которых определены не окончательно, - «с пометкой ЭК (ЭПК)».

 

Итоговые сведения о количестве дел, картотек, файлов и других единиц хранения сообщаются в архив своей  организации и в государственный (муниципальный) архив, если он принимает  документы данной организации на хранение. Данные сведения необходимы архиву для приема и размещения дел  постоянного и временного хранения.

2.2. Общие принципы формирования  дел

Документы, не находящиеся  на руках у исполнителей, при хранении группируются так, чтобы можно было быстро найти нужный документ и информацию. Эта работа носит название формирование дел, так как основной единицей организации  учета и хранения бумажных документов является дело  – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку; небумажных – единица хранения –  физически обособленный документ или  совокупность документов; документов на компьютерных носителях данных –  файл данных.

 

Формирование дел –  группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой  дел и систематизацией документов внутри дела.

 

Работа по формированию дел  состоит из следующих операций:

 

-         распределение исполненных документов  по делам;

 

-         расположение документов внутри  дела;

 

-         оформление обложки дела.

 

В организациях дела формируются  централизованно секретарем фирмы  или делопроизводственной службой  или децентрализованно – несколькими структурными подразделениями.

 

Формирование дел в  структурных подразделениях осуществляется либо исполнителями, ведущими определенный круг вопросов в своем структурном  подразделении, либо централизованно  по подразделению специально выделенным сотрудником. Во втором случае легче  обеспечить методическое единство и  качество формирования дел, контроль за ними со стороны руководства и службы ДОУ.

 

Правильность формирования дел устанавливается, а при проверках  оценивается органами архивной службы, другими контролирующими органами (в своей сфере деятельности) и  достигается соблюдением ряда правил, обязательных для государственных  организаций.

2.3. Группировка документов  в дела

В дела группируются в большинстве  случаев документы одного календарного года, за исключением: судебных, личных дел, документов выборных органов, которые  группируются за период их созыва, и  др.

 

Целесообразна и не противоречит правилам практика сбора документов при их незначительном количестве за несколько лет с оформлением  дела как переходящего с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле.

 

Документы следует группировать в дела постоянного и временного сроков хранения раздельно. Например, следует хранить в различных  делах оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы  работы и т.д., поскольку эти документы  имеют различные сроки хранения.

 

Допускается временная группировка  в одном деле документов различных  сроков хранения, если они относятся  к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие  документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

 

В дело включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документов и их копии. Исключение составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением  к основному документу. Недооформленные  или неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителям на доработку.