Система развития делопроизводства периода образования русского централизованного государства (XV-XVII вв.)

Важнейшим направлением развития делопроизводства в этот период являлось развитие документооборота.

Процедура подготовки документа  в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

1. Поступления документа на рассмотрение, его регистрация.
2. Подготовка дела к «докладу», ведение переписки.
3. Рассмотрение и решение дела.
4. Оформление документа, содержащего решение.
5. Обособление оконченных дел от текущих.

Сношения приказов с  городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных; ответы воеводам отсылались не с нарочным гонцом, а при случае.

В функции служащих входило:

1. Подьячий - принимает входящий документ, делает на нем отметку о времени получения и передает дьяку.
2. Дьяк - ставит на документе помету и передает в соответствующий стол старшему подьячему.
3. Старший подьячий - передает документ младшему подьячему и указывает, как составить ответный документ согласно помете дьяка.
4. Младший подьячий - справляется в старых отпусках и составляет черновик ответного документа, включив в него помету дьяка.
5. Старший подьячий - исправляет черновик ("чернит").
6. Дьяк - при необходимости снова "чернит".
7. Младший подьячий - переписывает исправленный черновик набело.
8. Старший подьячий - сверяет беловик с черновиком и справляет его, делая запись на обороте.
9. Дьяк - "переписывает" беловик пишет на обороте по составам свою надпись.
10. Подьячий - сворачивает документ в свиток и пишет на нем адрес.
11. Младший подьячий - вклеивает в столп входящий документ и черновик ответного письма.

Дела в приказе рассматривались по инициативе царя или по жалобе, челобитной, отписке. Если приказ располагал нужными сведениями, решение ("отпуск") готовилось сразу, если же их было недостаточно - начинался сбор необходимых материалов. В случае, когда для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей, короткими "памятями" или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

Подготовкой дел к  рассмотрению ("докладу") занимались столы, или повытья: дьяк или (по его поручению) старший подьячий собирали нужный материал и составляли проект ответного документа. Докладчиком по делу был дьяк, решение вопроса входило в компетенцию думных дьяков и принималось после обсуждения вопроса. Юридическую силу документ, получал после "приписи" (подписи) дьяка. Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - своих подписей на документах не ставили. Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами.

Характерной особенностью делопроизводства приказов было незначительное его регулирование законодательством. В основном делопроизводство в этот период основывалась на нормах обычного права, традициях, обычаев, переносимых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако на основе этих обычаев складывалась последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с ними, оформления документов. В период приказного делопроизводства сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов, приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводиться мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частно-правовых актов.

Документы хранились  сначала в кулях, мешках, сундуках. Потом появились шкафы для  хранения документов и замки на сундуках.

Таким образом, в приказной  период создается система делопроизводства центральных и местных учреждений: кадры делопроизводителей, устойчивые формы документов и приемы их составления.

С середины XVII века появляются первые отдельные законодательные  акты о порядке документирования и составления частных актов, то есть начинает развиваться нормативная база.

3.2. Реквизиты документа XVI-XVII вв.

Важнейшим признаком  официального документа является его  формуляр - совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Из отдельных документов сшивались формулярники - своеобразное пособие по делопроизводству.

Формуляры различных  видов документов складывались на протяжении многих веков. Уже в глубокой древности  каждый вид документа оформлялся по-разному, но определенный вид имел однотипное оформление его отдельных реквизитов.

 В документах приказного  делопроизводства XV в. большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Тем не менее, царские указные грамоты начинались:

«От царя и великого князя  Алексея Михайловича, всея Великой  и Малой и Белой России самодержца, князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...» затем изложение сути вопроса.

Челобитные и отписки  начинались: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...».

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами, посадские и крестьяне - сиротами, духовные лица - богомольцами.

Заканчивалась указная  грамота указанием даты и места  ее составления: «Писан в царствующем  граде Москве в наших царских  палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

Использовались традиционные формулировки: «вели государь мне дать», «царь - государь смилуйся пожалуй». Т.о. формируются устойчивые формы, образцы, по которым оформляются документы.

Анализируя формуляр документов приказного периода, отмечаются наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

- вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

- постановления о финансовом управлении;

- отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;

- постановления о полицейской деятельности воеводы;

- определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Рассмотрим каждый реквизит документа XV-XVII вв. отдельно от других.

1) Вид документа. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, отписки, памятки, челобитные. Грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям; отписки - документы, поступавшие в приказы от воевод; приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы обменивались памятками; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Наименование вида или  разновидности документа, за редким исключением, обозначалась в тексте. Если вид документа не упоминался в тексте, он всегда подразумевался автором документа.

Число видов документов периода до образования государственности  было невелико. Для обозначения вида документа чаще всего употреблялся термин "грамота". Под ним понимался "и официальный документ и частный  юридический акт и просто письмо"[62].

В XVI-XVII вв. с образованием иерархии учреждений появляется иерархия документов. Основные нормы общерусского законодательства облекаются в документ, получивший названия Судебника. Наименование вида этого документа дается во вступительной заголовочной части "…царь и великий князь…с своею братьею с з бояры сесь Судебник уложил"[63].

Основными распорядительными  документами были указы царя и  приговоры Боярской думы, названия которых даются в тексте или определяются по словам "указал", "приговорил".

Грамотой стали называться лишь отдельные виды документов. Это, прежде всего, жалованные и указные  грамоты. Они выдавались великими и  удельными князьями, митрополитами, архиепископами. В великокняжеских, царских жалованных и указных  грамотах - "…как в сей жалованной грамоте писано", "а дана грамота"; в указных грамотах - "а выход бы есте велели им тем крестьяном платити по нашему указу; в указных монастырских грамотах, регламентирующих крестьянские повинности, в начале текста писали: "таковы указные грамоты даны по селам…"[64].

Термин "грамота" употреблялся для обозначения актов феодального  землевладения и хозяйства - данные, деловые, духовные, закладные, купчие и  др. Они фиксировали передачу, раздел имущества, завещательные распоряжения, запись займа, обеспеченного залогом имущества, запись купли-продажи и обмена имущества.

Наименование разновидности  данной, деловой, меновной грамоты указывали, начиная с XVI в., в конце текста ("А данную писал…", "А деловую  грамоту писал…", "Купчую писал…", "А меновны есми писали…"). Название духовной грамоты давалось в начале текста ("своим целым умом пищу грамоту духовную") [65].

Судные списки, писцовые книги называли себя в начале текста ("книги торопецкого письма"), наказы - в самом изложении содержания ("А будет писцы Мирон и Добрыня учнут писати и мерити не по сему государеву наказу…") [66]. Вид такого документа как память указывается в начале ("память нам", "память приставу") и в конце текста ("а память писал", "к сей памяти руку приложил") [67].

Переписка оформлялась такими документами как отписки, сказки, челобитные, памятки. Отписки обычно поступали в приказ от официального лица - воеводы, посла, епископа. Наименование этого вида документа давалось в конце текста ("а отписку, государь, и книга велел отдать…") [68].

Документ, поступивший  в приказ от более мелких чинов, назывался  сказкой. Об этом делалось указание в  конце текста ("а скаску писал  я Ефимка своею рукой") [69].

Следует заметить, что  внешняя форма документа нередко  затрудняла определение его вида. Например, формула "бить челом" встречается как в челобитной, так и в отписке. Однако челобитная имела формулы "бить челом", в конце "смилуйся, пожалуй" и содержала просьбу, отписка меняла порядок слов формулы - "челом бьет" и представляла собой сообщение, описание событий.

Существовавшая в русском  феодальном государстве практика облекать всякий акт, исходивший от главы государства  и устанавливавший определенные права, привилегии или обязанности, в форму пожалования, дает основания  считать их жалованными грамотами. Однако особый вид льгот или пожалований определил их разновидности. Утверждение собственности феодалов на землю путем пожалования на службу недвижимого имущества, передачи государственных, пустующих земель, закрепление за ними слобод оформлялось жалованными грамотами. Пожалование привилегий землевладельцам в области суда, фиксации податного иммунитета и временных льгот по податям, взимаемым с населением их земель, оформлялось несудимыми, тарханными и льготными грамотами. Указанные грамоты, адресованные различным представителям власти на местах, касались вопроса земельных споров, иммунитетных прав. Характер пожалования ("пожалован есми") носят губные грамоты и наказы.

2) Автор документа. В самом тексте документа обозначался и автор. Основной закон XVI в., Судебник 1550 г., начинался с даты и обозначения автора: "Царь и великий князь Иван Васильевич всеа Руси с своею братьею и с бояри сесь Судебник уложил"[70]. В указах царя и приговорах Боярской думы, в жалованных и указных грамотах автор указывался в начале текста, а иногда повторялся на обороте: "князь великий…" Нередки упоминания имен тех, кто писал документ. Это частные близкие автору люди, и официальные лица, и писцы-профессионалы - подьячие Ивановской площади, слободские и монастырские дьячки, монахи.

Определенное место  для обозначения автора было в  протоколах - судных списках (в конце  текста указывались имена судей  и присутствовавших), в памятях  и сказках (в начале текста и в  подписи), в челобитных (в начале текста и в редких случаях - в подписи) [71].