Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Апреля 2015 в 11:22, шпаргалка
Понятия «ценность документа» и «экспертиза ценности». Принципы и критерии экспертизы ценности документа.
Ценность документа – информационные возможности документа обуславливающие его политическое, культурное, научное и иное общественное значение.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.
Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в организации системы учета документов. Учет количества документов может проводиться по организации в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
24Реквизиты «адресат», «дата» и «регистрационный номер документа». Перечислите реквизиты, в которые дата входит как составная часть.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией (в дательном падеже). Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например: Банк Москвы
ЗАО «Котон»
Отдел кредитования юридических лиц
Отдел продаж
Ведущему специалисту
И.П.Цветковой
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например: Руководителям предприятий
Южного административного округа
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей: наименование организации; структурное подразделение; должность, инициалы и фамилия; почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
Например: ОАО «Профит»
Начальнику департамента кадров
А.В.Чистанову
ул. Полянка, 17
Москва, 113209
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя (в дательном падеже), затем почтовый адрес.
Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.
Дата обязательный реквизит любого документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год (например, 01.09.2007). Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например, 05 июня 2003 г.), а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Регистрационный номер состоит из его порядкового номера (в течение года), который можно дополнять по усмотрению организации индексами: дела по номенклатуре дел, вопросов деятельности, структурных подразделений и др.
Например: № 1 – 3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер дела); № ОМ – 3/115 (ОМ – отдел маркетинга, 3 – номер дела, 115 – порядковый номер документа).
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Например, 01-20-105/11921 (01-20-105 – номер, присваиваемый Центробанком, 11921т- номер, присваиваемый ГТК РФ).
Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.
Регистрационный номер на документе указывает, что он учтен и находится под контролем организации, создавшей или получившей документ.
Дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, отметка о заверении копии, отметка для автоматического поиска документа.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять:
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из:
или
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
25Бланк письма. Требования к его составлению. Разновидности писем.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города);
- эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);
- наименование вышестоящей организации (если она имеется);
- наименование организации (предприятия);
- справочные данные об организации;
- код организации (предприятия) по ОКПО;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер
На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов:
- дата;
- регистрационный номер
- ссылка на регистрационный номер и дату документа.
На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов:
- адресат;
- заголовок к тексту.
Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.
Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя.
Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков.
Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или на английском языке. Поля в этом случае устанавливаются со всех сторон по дюйму (2.54 см.).
В бланках организаций субъектов РФ, имеющих национальный язык в качестве государственного, реквизиты (наименование организации, справочные данные об организации, место составления или издания документа) оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка. Как правило, слева печатают реквизиты на национальном языке, справа – на русском.
Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.
Основные разновидности писем
27Требования к составлению и оформлению справок. Виды справок. Справки внешние и внутренние.
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.
Справки бывают двух видов:
- содержащие информацию о
- выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, для удостоверения тех или иных юридических фактов.
В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности заработной платы. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. Если ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляются подобные справки в одном экземпляре.
Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).
Справки составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делиться на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен таблицей.
Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю — на стандартном листе бумаги А4. Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй подшивается в дело. При наличии справки сведения финансового характера она подписывается бухгалтером и заверяется печатью.
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на унифицированных бланках с использованием трафаретного текста и подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером либо руководителем и заведующим отделом кадров).
28Дайте характеристику применяемым в настоящее время формам регистрации документов. Аргументируйте рациональность применения каждой из них.
Регистрация документа – запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, то есть при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, участке входящих документов, канцелярии и т.п.) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).
Смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.
Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет: снизить стоимость делопроизводственных операций; улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование; обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников; использовать прогрессивные и производительные технические средства; обеспечить единство организационного и методического руководства.
В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.