Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Апреля 2015 в 11:22, шпаргалка
Понятия «ценность документа» и «экспертиза ценности». Принципы и критерии экспертизы ценности документа.
Ценность документа – информационные возможности документа обуславливающие его политическое, культурное, научное и иное общественное значение.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.
29.Порядок оформления
реквизитов «наименование
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при отсутствии сокращенного наименования – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного или за ним в скобках.
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество.
Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке пишется ниже или справа от наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывается в том случае, если оно является автором документа. Наименование должно соответствовать утвержденной структуре организации и печататься ниже названия организации.
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес (улица, дом, населенный пункт, индекс); номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Здесь же можно привести номер государственной регистрации организации, данные о лицензиях, патентах и другие справочные сведения. Справочные данные об организации помещаются ниже наименования организации.
Существует два варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой.
Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой.
Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа.
30Протокол, виды протоколов, требования к их составлению и оформлению.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.
На негосударственных предприятиях составляются протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров, кредиторов и т.п.
Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие реквизиты:
- вид документа;
- номер и дату;
- место составления;
- заголовок к тексту.
Бывают: развернутые (полные) и краткие. Развернутые содержат не только суть, но и характер обсуждения, предпочтительнее. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.
В заголовке протокола указывают название коллегиального органа, например: ПРОТОКОЛ…заседания Совета директоров.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре, присутствующих (фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество) и излагается повестка дня.
В протоколах заседаний Совета директоров указываются фамилии присутствующих членов Совета, независимо от их количества.
Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».
Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления. Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: «текст выступления прилагается». Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они фиксируются в протоколе вместе с ответами.
Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Если проводилось голосование, указываются его результаты: ЗА–ПРОТИВ-ВОЗДЕРЖАЛИСЬ.
Протокол подписывается председателем и секретарем. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и др., которые оформляются как приложения.
Протокол оформляется в течение 2-3 дней с момента проведения совещания.
Краевое государственное бюджетное учреждение социального обслуживания «Социально-реабилитационный центр для несовершеннолетних «Назаровский»
ПРОТОКОЛ
00.00.0000
Место составления
Форма заседания
Председатель
Секретарь И.О. Фамилия
Присутствовали 00 чел. (указываются инициалы, фамилии или прилага-
ПОВЕСТКА ДНЯ:
И.О. Фамилия (в именительном падеже) – краткое или развернутое изложение содержания выступления (от первого лица).
ВЫСТУПИЛИ:
И.О. Фамилия – излагается содержание выступления (после фамилии в скобках может быть указана должность выступающего).
ПОСТАНОВИЛИ:
Излагается формулировка постановления по первому вопросу – указывается действие в неопределенной форме (поручить, организовать и т.д.), исполнитель (должностное лицо), срок исполнения.
Оформление второго вопроса повестки дня строится аналогично первому.
Председатель
Секретарь
В дело 00-00 (подпись, дата)
31Виды бланков. Требования конструирования бланков.
Бланк предприятия изготавливают типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.
Бланк – стандартный чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизводится информация об организации - авторе, от имени которого документ издается.
Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.
Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (за исключением письма).
Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках – продольный и угловой. Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой. Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа.
ОБЩИЙ БЛАНК |
БЛАНК ПИСЬМА | |
Государственный герб | ||
Герб субъекта РФ | ||
Эмблема организации | ||
Наименование организации автора | ||
Место для наименования вида документа (на всех) |
Справочные данные об организации (почтовый адрес, индекс, телефоны, факсы, адрес электронной почты) | |
Место для даты (дата подписания или заседания) |
ОГРН | |
Место для регистрационного № (по номенклатуре, структурного отделения, самого документа) |
ОКПО | |
Место составления (название города) |
ИНН/КПП | |
Место для даты | ||
№ | ||
Ссылка на регистрационный № и дату иниц документа | ||
Герб РФ (герб субъекта РФ или города) устанавливается для организаций, имеющих на это право.
Не допускается размещение на бланках одновременно изображения Герба и эмблемы.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при отсутствии сокращенного наименования – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Сокращенное наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного или за ним в скобках.
На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество.
Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке пишется ниже или справа от наименования на русском языке.
Наименование филиала, территориального
отделения, представительства, структурного
подразделения организации указывается
в том случае, если оно является автором
документа. Наименование должно соответствовать
утвержденной структуре организации и печататься
ниже названия организации.
32Дайте определение термина
«документооборот». Перечислите операции,
которые выполняются в делопрои
Документооборот -- это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) -- входящих документов.
Документопоток входящих документов составляют:
· Документы вышестоящих организаций, органов власти;
· Документы подведомственных организаций, присылающих отчётно-учётную документацию и различного рода запросы;
· Документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
· Жалобы и заявления граждан.
Поступившие документы проходят следующие этапы:
- первичную обработку;
- предварительное рассмотрение, разметку;
- регистрацию;
- рассмотрение документов
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- исполнение документов;
- подшивку документов в дела.
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа и наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставиться в известность отправитель, и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставиться в известность отправитель.
Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.
На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости – часы и минуты.
Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять «фильтрацию» входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение важные и срочные из поступивших документов. Рассмотрение документов производится в день получения, результаты рассмотрения отражаются в резолюции. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям.