Автор работы: Пользователь скрыл имя, 21 Апреля 2015 в 11:22, шпаргалка
Понятия «ценность документа» и «экспертиза ценности». Принципы и критерии экспертизы ценности документа.
Ценность документа – информационные возможности документа обуславливающие его политическое, культурное, научное и иное общественное значение.
Подготовка документов к последующему хранению и использованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление и описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу их в архив организации.
Если число или месяц состоит из одной цифры перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2002
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности: ГГГГ.ММ. ДД, например: 2000.01.05
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по устроению организации индексами.
Печать на документе является также юридически значимым реквизитом и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных и финансовых документах. Реквизит Печать проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами. Подпись должностного лица должна быть заверена гербовой печатью.
Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизите Подпись лица, подписавшего документ.
Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников предприятия или только на определенный круг лиц. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа и печатается с левым отступом 10 см от границы левого поля. Гриф утверждения должен состоять
- из слова УТВЕРЖДАЮ,
- наименования должности лица, утверждающего документ,
- его личной подписи с
- даты утверждения.
Если документ утверждается не должностным лицом, а постановлением, решением, приказом или протоколом полномочного принимать такие решения органа, то Гриф утверждения начинается со слова УТВЕРЖДЕНО
14.Понятие «унифицированная система документации». Назначение и состав УСОРД.
Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСД – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов (УФД), обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности. В основе создания УСД лежит метод унификация – установление единообразия состава и форм управленческих документов создаваемых при решении однотипных управленческих задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегративную автоматизированную обработку данных.
Унификация – сокращение разнообразия видов документов, приведение к единообразию. В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации созданы унифицированные системы документации.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы
документации. Унифицированные системы организационно-
Унифицированная система документации - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
УСОРД - унифицированная система документации, устанавливающая требования к составу, содержанию, построению и оформлению унифицированных документов, используемых для решения организационно - распорядительных задач управления.
В состав УСОРД входят стандарты, устанавливающие общие требования к содержанию и формам документов, альбом унифицированных форм документов, нормативные и методические материалы по их применению, классификатор унифицированных форм документов.
Состав унифицированных форм документов включает: акт, график, докладную и объяснительную записки, должностную инструкцию, заявление, положение, представление, правила, письмо-запрос, протокол, приказ, структуру и штатную численность, решение, устав, штатное расписание.
15. Определите назначение предварительного рассмотрения документов. Укажите функции работников, участвующих в предварительном рассмотрении документов.
После этапа экспедиционной обработки документов проводится предварительное рассмотрение документов, целью которого является:
- распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы;
- распределение поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников.
При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе доп. материалов (предыдущей переписки, договоров, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящими документами руководителю. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.
К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций. После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией.
Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно исполнителям-специалистам. При этом если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.
Предварительное рассмотрение документов службой ДОУ должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому он предназначен; правильно оформлен.
Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:
- государственное предприятие или негосударственное;
- каким видом деятельности занимается предприятие;
- как ведется делопроизводство
(традиционным способом или на
основе современной
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- качественное и своевременное
составление и исполнение
- организацию оперативного поиска документов.
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления установлены государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов».
Алгоритм составления распорядительного документа:
- изучение законодательной базы;
- изучение уже существующие по данному вопросу (приказы, распоряжения и др.)
- разработка текста приказа (по восходящей);
- подписание у руководителя;
- регистрация в канцелярии;
- доведение приказа до исполнителей.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
« оформление дел;
описание документов постоянного и долговременного хранения;
обеспечение их сохранности;
передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.
Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.
17.Делопроизводственные отметки на документах. Значение и порядок их оформления.
Отметка о контроле – отметка о контроле за исполнением документа проставляется буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые проставляются на верхнем поле документа (справа).
Отметка о наличии приложения
Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
При наличии нескольких приложений:
ПРИЛОЖЕНИЕ: 1. Договор от 20.07.2007 № 23/3 на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приема работ от 15.09.2007 № 17 на 1 л. в 4 экз.
В приложении к распорядительному документу (приказу, постановлению и др.) на первом его листе в правом верхнем углу:
Приложение № 1
к приказу директора ОАО «Эра»
от 01.04.2007 № 12
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют:
ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
ПРИЛОЖЕНИЕ: письмо Роспатента от 07.09.2007 № 1-5/17 и приложение к нему всего на 3 л.
Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения, инструктивные письма и т.д.), копии рассылаемых документов следует заверять печатью организации.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона; для писем иногородним корреспондентам может быть добавлен код города автора документа.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело содержит следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Например:
В дело № 1-5. Отправлен ответ по электронной почте от 01.04.2007 № 297.
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
Идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Например: письмо27.doc (письмо – вид документа, 27 – порядковый номер письма с начала года).
Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в окончательной версии документа.
Такая отметка необходима для:- исключения повторного ввода документа в память компьютера;- быстрого поиска документа по имени файла;- установления лица, осуществившего ввод документа в компьютер.