Шпаргалка по "Документоведение"

Содержание

1. Документ и его место в системе управления
2. Законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие порядок

составления и оформления документов.

3. Понятия «информация» и «документ», их развитие и взаимосвязь.
4. Свойства и признаки документов.
5. Общие и частные функции документа.
6. Классификация документов
7. Способы и средства документирования и их развитие.
8. Материальные носители документированной информации и их развитие.
9. Понятие «Формуляр документа», «Типовой формуляр». «Формуляр-образец».
10. Развитие формуляра документа в XVI-XVII вв.
11. Формуляр документа XVIII в.
12. Формуляр текстового документа 19 – н. 20 вв.
13. Унификация и стандартизация документов.
14. Бланки документов. Требования к Бланкам.
15. Правила оформления реквизитов, определяющих юридическую силу.
16. Делопроизводственные отметки.
17. Текстовое документирование и этапы его развития. Виды текстов.
18. Требования к тексту документа.
19. Пиктограмма и логограмма.
20. Подлинники и копии. Виды копий. Порядок удостоверения копий.
21. Понятие «системы документации», развитие систем документации.
22. Виды организационных документов, требования к составлению.
23. Виды распорядительных документов.
24. Виды планово-отчетных документов, требования к их составлению и оформлению.
25. Информационно-справочные документы; их составление и оформление.
26. Понятие «комплексы документов»
27. Сложные комплексы ,ведомственные архивы.
28. Сложные комплексы.  Государственные архивы. Сеть государственных архивов.
29. . Понятия «ценность документа», «экспертиза ценности», развитие экспертизы. 
    

1.  Документ и его место в системе управления

Документ - явление сложное и древнее. Его появление, эволюция, функции документа, требования, предъявляемые к его составлению и оформлению, а также весь порядок работы с ним изучаются в цикле специальных документоведческих дисциплин.

Документ сопровождает человека от рождения до смерти и в нем фиксируются важнейшие события всей его жизни: рождение, окончание школы, получение специального среднего и высшего образования, вступление в брак и т.д. В далеком прошлом документ появляется прежде всего для того, чтобы закрепить, подтвердить право отдельного лица, семьи, рода на землю, какое-то имущество, право на власть и т.д.

Первоначально в документах закрепляются лишь отдельные события, факты и мы говорим об отдельных актах документирования. Но с появлением и развитием государства функции управления усложняются. Вся управленческая деятельность обязательно документируется.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, т.к. принятое решение записывают, закрепляют в документе.

документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, отражает эту деятельность и в то же время используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Однако один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется и отражается совокупностью целого ряда определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления. "Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению" составляет систему документации.

Подавляющее количество документов создается именно в сфере управления, где все документы надо не только составить и оформить или получить извне, но и учесть, передать по назначению, проконтролировать исполнение, сохранить, определить срок его дальнейшего хранения, передать в архив или уничтожить в соответствии с установленными правилами.

Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности “документальной” деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов.

Создание документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов.

Хранение и использование документированной информации. Этот элемент понимается как формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов.

Передача документов на постоянное (государственное) хранение. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов. Ценность и необходимость сохранения признается за документами, которые могут служить для доказательства существовавших сделок или для проведения исторических исследований.

Управление архивами. Этот элемент понимается как проектирование и строительство архивохранилищ, совершенствование методов консервации и реставрации, систематизации и описания архивных фондов, доступа к документам, составления справочных средств и распространения в обществе информации об архивах.

характеризующий переходную стадию от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

Итак, на основе вышеизложенного, мы понимаем управление документацией как полноценную управленческую функцию организации, реализация которой распространяется на все стадии жизненного цикла бытования документов, все виды документов и системы документации организации. Управление документацией основывается на принципах экономичности и эффективности и на широком использовании новых информационных технологий.

2.  Законодательные и нормативно-методические акты, регламентирующие порядок

составления и оформления документов.

1.Прежде всего, обратимся  к Конституции Российской Федерации, являющейся главным документом  государства и имеющей наивысшую  юридическую силу на всей территории Российской Федерации.

2. ФКЗ 3. ФЗ, и т.д. Вопросы  документирования нашли отражение  и во всех кодексах Российской  Федерации. Особенно много статей, посвященных документам, можно найти  в Гражданском кодексе, регулирующем  гражданские правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений.

Большой раздел Трудового кодекса (III) посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, требования к которому расписаны детально.

В Трудовом кодексе мы находим также определение и рассмотрение коллективного договора (статьи 40 - 44) и ученического договора (статьи 198-200), а также такой вид документа, как соглашение и его разновидности.

В статье 66 мы находим указания о еще одном важнейшем виде документа - трудовой книжке.

В целом значительная часть Трудового кодекса освещает именно процесс документирования трудовых взаимоотношений.

Достаточно полно в законодательстве проработан вопрос использования изображений Государственного герба и гербов субъектов Российской Федерации на бланках и печатях. Прежде всего, это Федеральный конституционный закон "О государственном гербе Российской Федерации" (от 25 декабря 2000 г.   2-ФЗ в ред. от 30 июня 2003 г.), который, дав описание герба, указывает категории организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках.

Следует обратить внимание на статьи Уголовного кодекса РФ, имеющие отношение к работе с документами. Наибольшее количество интересующих нас статей касаются охраны и защиты информации. Сюда относится статья 138 "О нарушении тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений", которая предусматривает достаточно строгие наказания.

Учитывая повсеместное внедрение в сферу управления новых технологий на базе ЭВМ, 28-я глава Уголовного кодекса РФ целиком посвящена рассмотрению преступлений в сфере компьютерной информации.

В Уголовном кодексе РФ отдельно выделена охрана особо ценных документов. Они рассматриваются наравне с предметами, имеющими историческую, научную, художественную или культурную ценность (статья 164). В статье 324 предусмотрено наказание за приобретение или сбыт определенного вида официальных документов. Это документы, предоставляющие право или освобождение от обязанностей (наряду с документами в этой статье рассматриваются и государственные награды).

Служба делопроизводства постоянно имеет дело с бланками документов своей организации, печатями и штампами. Именно в обязанности работников службы документационного обеспечения управления входит их изготовление и хранение. Поэтому каждый сотрудник должен знать и помнить статью 325 о хищении или повреждении документов, штампов, печатей.

Отдельно Уголовный кодекс РФ оговаривает наказание за подделку или сбыт документов, бланков, печатей.

Большинство коммерческих и некоммерческих организаций помещают на своем бланке изображение эмблемы (товарного знака). При конструировании такого бланка службой делопроизводства необходимо помнить о Законе РФ от 23 сентября 1993 г.   3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров" (в ред. от 24 декабря 2002 г.).

Прежде всего, Закона "О языках народов Российской Федерации", посвященные использованию языков народов Российской Федерации в работе федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления  и в деятельности государственных органов, организаций, предприятий, учреждений.

Для любой организации, в которую могут обратиться граждане, важен Федеральный закон РФ от 2 мая 2006 г.  ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

служба делопроизводства должна опираться на Федеральный закон "О бухгалтерском учете", в статье 9 которого указано, что "первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации". В целях реализации этого положения федерального закона постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г.  835 "О первичных учетных документах" разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичных учетных документов и их электронных версий возложена на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ.

Целиком электронного документа касается Федеральный закон от 10 января 2002 г.   1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В нем дается определение электронного документа, электронной цифровой подписи и указаны условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи.

26 июля 2006 г. вышел Федеральный  закон "Об информации, информационных  технологиях и о защите информации" (  149). Особое внимание уделяется государством вопросам сохранности документов. Прежде всего это Федеральный закон от 1 октября 2004 г.   125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", устанавливающий состав Архивного фонда РФ и порядок включения архивных документов в его состав. Вопросы сохранности документов затронуты и в других законодательных актах: статья 17 Федерального закона "О бухгалтерском учете" устанавливает минимальные сроки хранения для бухгалтерских документов.