Шпаргалка по "Делопроизводству"

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

25(58) понятие «дело». Правила формирования дел.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу  или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование дел - это группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой  дел и систематизация документов внутри него. Вести работу по формированию дел нужно повседневно в пределах календарного года. Эта работа состоит из следующих операций: распределение документов по папкам (делам) и подшивка их в личное дело; расположение документов внутри дела в определенной последовательности; оформление дела. Формирование дел значительно ускоряет и облегчает окончательное оформление дел перед сдачей в архив.  Есть несколько правил, которыми нужно руководствоваться, чтобы оформление дел было упорядоченным и четким. Они установлены пунктом 3.5 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Вот эти правила: подшивайте в дела только те документы, что предусмотрены номенклатурой. Если в течение года появляются какие-либо не предусмотренные номенклатурой документы, формируйте их в отдельные дела (для этого в номенклатуре предусматриваются резервные номера, см. главу «Номенклатура дел»);  подшивайте документы в дела только после их исполнения, ведь неисполненный документ может еще понадобиться для работы, а изъять его из подшивки будет сложно; подшивайте документы в дела в день их исполнения, иначе документы могут затеряться; подшивайте документы в дела только в одном экземпляре. Многочисленные экземпляры и копии засоряют дела. Исключение могут составлять экземпляры со служебными пометками, визами и т. п.; в деле должно быть не более 250 листов. Слишком объемными делами неудобно пользоваться. Если в деле очень много документов, делите его на тома (части).

26. понятие документ. Классификация

Формирование официально-деловой  письменной речи во всех языковых культурах  обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма — следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно — служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации). Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Итог документирования — создание документа. В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать  Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа.Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов; планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства: регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.); распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.); накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.); передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

 

27. правила ведения телефонных деловых переговоров.

Телефонные  переговоры можно рассматривать  как специфический случай проведения деловой беседы. Исходя из этого, следует сделать два вывода. Во-первых, правила подготовки и проведения деловой беседы во многом сохраняют свою значимость при ведении телефонных переговоров. Во-вторых, телефонный разговор обладает целым рядом отличительных особенностей по сравнению с очной беседой. Неизменными следует считать общие нормы поведения в беседе: демонстрация заинтересованности в предмете разговора, доброжелательность по отношению к собеседнику (даже если телефонный звонок отвлек вас от важных и срочных дел, указать собеседнику на вашу занятость следует в корректной и вежливой форме), отсутствие влияния на характер разговора вашего общего настроения. Всегда стоит извиниться за беспокойство, даже в том случае, если вы уверены, что вашего телефонного звонка ждали. Учитывая тот факт, что собеседники не видят друг друга, обязательным следует считать правило, по которому вам необходимо представиться — лаконично, но емко. Плохим тоном является уверенность в том, что вас должны узнавать по голосу, тем самым вы ставите вашего собеседника в неловкое положение, заставляя переспрашивать, кто конкретно ему звонит. Если связь неожиданного прервалась, перезванивает тот, кто начинал беседу; он же обладает правом первым заканчивать ее. Считается неэтичным, если вы нарочито указываете собеседнику на необходимость завершения беседы, начатой не вами. Культура телефонного разговора, связанная в том числе и с эффективностью подачи той или иной информации, включает также некоторые правила общения со сторонними абонентами. Так, если вы звоните в незнакомую организацию, прежде всего выясните, кто компетентен в решении вашего конкретного вопроса (для этого необходимо заранее в лаконичной форме сформулировать его сущность). Подробную информацию следует давать лишь тому собеседнику, который сможет помочь вам в решении вопроса. Безадресная передача излишней информации является достаточно распространенной ошибкой в телефонных переговорах. С другой стороны, если вам звонят из внешней организации, задавая вопрос вне вашей компетенции, помогите звонящему разобраться в том, кто может решить его проблему. Помните, что вежливое, доброжелательное общение по телефону — это один из немаловажных путей формирования позитивного имиджа как организации в целом, так и ее отдельных сотрудников и подразделений.

28. правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя

Этике деловых отношений уделяется  в последнее время все большее  внимание. Выполнение сотрудниками какой-либо организации норм и правил этики  деловых отношений становится ее «визитной карточкой» и определяет во многих случаях тот факт, будет  ли внешний партнер или клиент иметь дело с данной организацией в дальнейшем и насколько эффективно будут строиться их взаимоотношения. Благоприятная основа для знакомства, для дальнейших взаимоотношений  во многом закладывается в первые моменты встречи. Существенную роль при этом играет внешний облик человека, его соответствие ситуации, что демонстрирует уважительное отношение к другому. Немаловажную роль играет в данном случае такая кажущаяся мелочью деталь, как этика приветствия, рукопожатия и представления человека человеку. Эти начальные нюансы взаимоотношений важны как в повседневной, так и в деловой жизни.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

29. правила написания и оформления делового письма

Деловое письмо это ваш официальный  представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

название организации;

физический адрес организации;

телефон и факс;

web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили  ему дату и номер. А если эта  компания получает несколько тысяч  писем в день, как Вы будете отслеживать  судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально  для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом  на которое оно является. Регистрационный  номер ставится в верхнем левом  углу письма. Естественно, что в любой  организации входящие и исходящие  письма должны аккуратно регистрироваться.

Шапка письма, содержащая обращение  к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется  следующим образом: должность и  ФИО адресата пишутся в верхнем  правом углу письма. Непосредственно  обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным  знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом  влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма. К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для  писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что  содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом  редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают  топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе. Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты. Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных  листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего  документа или отдельной для  основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного  письма перед подписью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30. правила работы с телефонограммой

Телефонограмма - документ по оперативным  вопросам, передаваемый по телефону и  записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных  бланках или на листе бумаги формата  А5. Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в  текущей деятельности, приглашения  на совещания и заседания, а также  доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограммы используются, когда необходимые  для оперативного решения служебных  вопросов и передаваемые по телефону сообщения требуют документального  оформления. Передаваемая (отправляемая) телефонограмма оформляется в одном  экземпляре. Она может быть составлена, подписана и передана ответственным  исполнителем, но чаще всего составляется и передается секретарем или исполнителем по поручению руководителя, который  подписывает телефонограмму. Принимаемая (поступающая) телефонограмма может  быть сначала застенографирована, записана скорописью или с помощью современной  звукозаписывающей техники, а затем  расшифрована и оформлена также  в одном экземпляре секретарем или  исполнителем, получившим сообщение  по телефону. Передаваемая и принимаемая  телефонограммы имеют одни и те же реквизиты, но на принимаемой телефонограмме отсутствует личная подпись (автограф) должностного лица, от имени и по поручению которого передается информация. В случае передачи телефонограммы нескольким предприятиям и организациям к ней  прилагается список адресатов и  номера их телефонов. Типовой формуляр телефонограммы сложился традиционно  и обеспечивает удобство передачи и  рациональность записи принимаемой  информации. В его состав входят следующие реквизиты (в последовательности, отражающей процесс передачи-приема): адресат, название вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА), дата, регистрационный номер (в случае необходимости), текст, подпись, отметка о передаче, отметка о приеме, время приема-передачи. При оформлении телефонограммы угловое расположение реквизитов является предпочтительным. Реквизит адресат оформляется в правом верхнем углу листа бумаги. Если телефонограмма передается в несколько однородных предприятий или организаций, то адресат указывается обобщенно.