Шпаргалка по "Делопроизводству"

Вопросы к экзамену по дисциплине «Документационное обеспечение  управления социально-культурным сервисом и туризмом»

 

1. Роль и место документационного обеспечения в работе аппарата управления.
2. История развития делопроизводства в России.
3. Современная нормативно-методическая база регулирования в области документационного обеспечения управления.

Нормативно-методическая база ДОУ – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих правила  и технологию создания, обработки, хранения и использования документов в деятельности учреждения, а также регламентирующие работу службы делопроизводства организации. Ее составляют:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и документации;
• указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
• нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
• государственные и международные стандарты на документы;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

• унифицированные системы документации.

 

4. Значение организации документационного обеспечения в современной экономической жизни России.
5. Основные группы организационно-распорядительных документов.

Организационно-распорядительные документы – это документы, в  которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а  также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения, регулирование деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на три  основные группы документов:

1. организационные (уставы, положения, правила, инструкции, определяющие статус предприятия, его структурных подразделений и порядок их работы);
2. распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, постановления, решения);
3. информационно-справочные (акты, письма, факсы, справки, протоколы, докладные и служебные записки и др.).

 

6. Понятия «унификация» и «стандартизация» документов.

Унификация (от лат. unus – один и facio – делаю) означает приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме и единообразию. Унификация документов – установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Унификация приводит к сокращению множества объектов, установлению рационального единообразия в любой деятельности, в том числе и документировании.

Для установления правил оформления документов используют принцип  стандартизации.

Стандартизация – деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добросовестного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и услуг, а также повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг (процесс установления и применения стандартов, которыми являются «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов). Стандартизация в Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании» и носит рекомендательный характер.

 

7. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов.

Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

К унифицированной  системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) относят распорядительные, организационные, информационно-справочные документы и документацию по трудовым отношениям. В ней каждой УФД присвоен определенный код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой деятельности (ОКУД).

 

8. Международные стандарты в области работы с документами.

Международная организация  по стандартизации (ИСО) образована в 1947 г. и представляет собой всемирную  федерацию национальных органов стандартизации (около 130).

Разрабатывают международные  нормы и стандарты, обычно технические  комитеты ИСО. Первый стандарт ИСО был  опубликован в 1951 г.

Создают международные  стандарты,  регламентирующие различные  аспекты работы с документами, комитеты ИСО: ТС 1 «Информационная технология», ТС 6 «Бумага, картон и целлюлоза», ТС 37 «Терминология (принципы и координация)», ТС 46 «Информация и документация», ТС 68 «Банковское дело, ценные бумаги и другие финансовые услуги», ТС 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении», ТС 171 «Воспроизведение документов», ТС 176 «Управление качеством», ТС 207 «Управление в экологии».

Международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация – Словарь» содержит основные термины и определения, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используют при разработке прикладных стандартов по информационным наукам.

Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены: форматы бумаги для документов (ИСО 216:1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882:1979); формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535:1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439:1990); принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422:1985).

Проставляют даты и время  в документах в соответствии с  ИСО 8601:1988, а оформляют конверт  для корреспонденции – с ИСО 269:1985. Адрес на конвертах и письмах  пишут, соблюдая положения ИСО 11180:1993.

   ИСО 15489 определяет, что управление документами в организации включает в себя:

1. разработку политики (регламентов) и стандартов;

2. распределение ответственности  и полномочий;

3. разработку и распространение  процедур и руководящих указаний;

4. предоставление услуг, связанных с управлением документами и их использованием;

5. разработку и внедрение,  администрирование специализированных  систем для управления документами;

6. интеграцию управления  документами в деловые системы  и процессы.

В соответствии с ИСО 15489 «система управления документами (документная система) – информационная система, которая собирает (вводит в систему) документы, управляет документами и обеспечивает к ним доступ в течение времени».

Для предприятий, сотрудничающих с зарубежными партнерами, знание и использование международных стандартов по оформлению документов и управлению документацией очень важно. Но и другие предприятия для повышения качества работы с документами и в целом эффективности своей деятельности могут применять стандарт ИСО 15489, внося его положения в свои внутренние регламенты, устанавливающие принципы и правила ДОУ. Российское законодательство, установившее рекомендательный характер отечественных стандартов, это позволяет.

 

9. Организационно-распорядительные документы и их виды, применяемые в деятельности предприятий.

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, как отмечалось уже ранее. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД – наиболее широко используемом виде документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие  организационно-распределительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Согласно Общероссийскому  классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

1. создание организации,  предприятия;

2. реорганизация организации,  предприятий;

3. ликвидация организаций,  предприятий;

4. приватизация государственных  и муниципальных организаций,  предприятий;

5. организационно-нормативное  регулирование деятельности предприятий,  организаций;

6. оперативно-информационное регулирование деятельности организаций, предприятий.

 

10. ГОСТ Р 6.30-2003: область применения стандарта.

ГОСТ Р 6.30 – 2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную Унифицированной  системой организационно-распорядительной документации (УСОРД), - приказы, распоряжения, постановления, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба РФ.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положение о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30 – 2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и  требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

 

11. Бланки документов. Требования к бланкам документов.

Бланк документа  – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Правильно оформленный бланк позволяет получить полную и оперативную  информацию об адресанте, его правовой основе, функциях и месте в системе органов власти и управления. Бланк придает информации, запечатленной в документе, официальный характер, упрощает исполнение и дальнейшее использование документа. Применение бланков обязательно при направлении документа в сторонние организации.

Установлена два стандартных  формата бланков документов: А4 (210х297мм) и А5 (148х210мм). Допускается также  использовать формат А3 (297х420мм) для документов, текстовая содержательная часть которых оформлена виде таблицы (например, бухгалтерские и финансовые отчеты, планы). Допускается использовать бумагу формата А6 (105х148 мм) для оформления резолюций руководителя.

В ГОСТ Р 6.30 – 2003 указывается,  что каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки могут  выполняться средствами полиграфии или на персональном компьютере. Бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и субъектов РФ являются полиграфической продукцией строгой отчетности и должны выполняться исключительно типографическим способом. Не допускается использование ксерокопий таких бланков при создании документов.

 

12. Понятие и состав реквизитов организационно-распорядительных документов.

Документ представляет собой сложную информационную совокупность, характеризующуюся множеством параметров (состав реквизитов, их содержание, формат, тип носителя, правила расположения информации на рабочем поле документа и т.п.). Разнотипные документы с множеством параметров характеризуются формой и содержанием. Поэтому полноценный процесс унификации документа предполагает наличие двух составляющих – унификацию формы и содержание документа.