Шпаргалка по "Делопроизводству"

9. идентификатор электронной  копии документа.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название организации в подписи не указывается. 

Практика двух подписей имеет место в том случае, когда  необходимо подтвердить действительность первой, а также в  письмах по финансово-кредитным вопросам, в которых всегда ставится подпись главного бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Официальные письма пишутся на специальных бланках  предприятия, причем рекомендуется  использовать два вида бланков: общий  и – отдельно – бланк для  писем. Главное различие между ними в том, что бланк для писем содержит реквизиты "Адрес предприятия", "Справочные сведения" и трафарет для «Ссылки на индекс и дату входящего документа», а на общих бланках вместо этих реквизитов остается свободное место, куда впечатываются реквизиты "Наименование вида документа"  "Место составления или издания".

25. Служебные письма.

Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые являются средством общения с учреждениями и частными лицами, служат для решения многих оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

По характеру  информации письма различают:

• Сопроводительные – информируют адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов; начинаются словами «Направляем», «Посылаем» и т.п.
• Письма-приглашения – предлагают принять участие в каком-либо мероприятии и включают сведения о характере мероприятия, сроках проведения, условиях участия в нем;
• Информационные письма –  сообщают адресату о каком-либо факте или мероприятии; особенно часто  – о деятельности каких-либо организаций, выпускаемой продукции, издаваемой литературе и т.д.
• Рекламные письма –   разновидность информационных писем, но в отличие от последних, они направляются конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых услуг или товаров, и их цель – побудить адресата воспользоваться услугами (товаром);
• Письма-извещения –  близки по назначению к письмам-приглашениям и информационным письмам, часто являются ответом на запрос и начинаются словами «Извещаем», «Сообщаем», «Ставим вас в известность» и т.п.
• Письма-подтверждения – сообщают  о получении какого-либо отправления (письма, бандероли, образца и т.п.) или о том, что составленный ранее документ (договор, акт и т.д.) остается еще в силе; подтверждают какой-либо факт, действие, телефонный разговор;  начинаются обычно словами «Подтверждаем»;
• Письма-напоминания  – указывают на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия, начинается текст словом «Напоминаем»;
• Гарантийные письма – документы, обеспечивающие исполнение изложенных в них обязательств: гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований, жилья, уровня зарплаты и т.п.); эти письма имеют повышенную правовую функцию и потому обычно визируются главным бухгалтером и скрепляются печатью предприятия.

26. Создание электронных документов.

27. Общие сведения о документации по личному составу.

Распорядительная  деятельность органов управления заключается  в том, что они наряду с основной деятельностью занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют работников, издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд. Все эти вопросы решаются в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

28. Классификация документов по личному составу.

Документацию по личному  составу (персоналу, кадрам) можно классифицировать на четыре группы:

- документация, связанная с комплектованием  персонала организации;

- документация, связанная с процессом  продвижения персонала по службе;

-документация, связанная с выполнением  работником требований трудовой  дисциплины;

- документация, связанная с прекращением  трудового договора.

Документация  по личному составу ведется с  момента поступления работников в организацию и должна храниться  после их увольнения в зависимости от важности отдельных видов документов до нескольких десятков лет.

29. Оформление документов при поступлении на работу: оформление резюме и заявления о приеме на работу; анкета работника; автобиография работника.

Резюме – сжатая краткая информация о себе, составленная лично претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.

В результате прохождения процедуры  отбора принятия на работу граждане подписывают  письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию.

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме рукописным способом. В заявлении указываются следующие реквизиты:

• адресат (кому адресуется заявление);
• автор; место проживания автора;
• наименование вида документа (заявление);
• текст с указанием должности, на которую претендует заявитель; подпись заявителя; дата составления.

В заявлении не принято писать предлог «от» (кого),  а также употреблять архаизмы и канцеляризмы (прошу не отказывать и т.п.).

Заявление о  приеме на работу рекомендуется составлять на бумаге формата А4 (это обеспечивает одноформатность листов документов личного дела, в которое заявление о приеме на работу подшивается). Заявление с визой руководителя структурного подразделения и положительной резолюцией руководителя организации является основанием для составления и последующего подписания распорядительных документов (трудового договора, приказа (распоряжения) о приеме на работу и др.).

Анкета работника

Анкета заполняется  работником собственноручно при  оформлении на работу. Данные вносятся на основании документов, проверяются  специалистом по кадрам, заверяются подписью и печатью.

Анкета как обязательный документ не названа в ТК РФ в числе документов, представляемых при приеме на работу.

Автобиография работника

Автобиография составляется соискателем на должность  в соответствии с предоставленным  в его распоряжение образцом. При этом допускается использование имеющихся в распоряжении соискателя документов, содержащих те или иные сведения о его персональных данных.

30. Оформление документов при поступлении на работу: оформление трудового договора; приказы (распоряжения) по личному составу; личная карточка работника; личное дело работника.

Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по оговоренной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату. Работник в свою очередь обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ст. 56 Трудового кодекса РФ в редакции от 30 июня 2006 г.).

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

• место работы;
• трудовая функция;
• дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, также срок его действия;
• условия оплаты труда;
• режим рабочего времени и времени отдыха;
• компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и опасными условиями труда;
• условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижный, разъездной и т.п.);
• условие об обязательном социальном страховании работника.

Приказы (распоряжения) по личному составу

Прием на работу (как и  перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений и т.д.) оформляется приказом (распоряжением) по личному составу.

В настоящее время Госкомстатом России разработаны и используются унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу:

• ф. № Т-1 – приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
• ф. № Т-5 – приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
• ф. № Т-6 – приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
• ф. № Т-9 – приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• ф. № Т-11 – <span cl