Реквизиты документов. Формуляр образец

Министерство  образования и науки Российской Федерации

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

"Южно-Российский  государственный университет экономики  и сервиса"

 

Ростовский технологический  институт сервиса и туризма

 

Электротехнический  колледж

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

 

Тема: Реквизиты документов. Формуляр образец. 

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка группы \\\\\\\\

\\\\\\\\\\\\\\\

 

Руководитель:

Преподаватель высшей категории

\\\\\\\\\\\\\\

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ростов-на-Дону, 2013

Министерство  образования и науки Российской Федерации

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования 

"Южно-Российский  государственный университет экономики  и сервиса"

 

Ростовский технологический  институт сервиса и туризма

 

Электротехнический  колледж

 

 

Задание на курсовую работу

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

для студента 3 курса группы \\\\\\\\\\\\\

\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\\

Тема: Реквизиты документов. Формуляр образец. 

(утверждена цикловой комиссией ОПД и СД специальности

протокол №___ от________2013г.)

 

1. Исходные данные:

1.1 Изучить историю возникновения реквизитов.

1.2 Изучить состав и правила оформления реквизитов XIX века.

1.3. Составить краткую характеристику к основным реквизитам документов.

2. Содержание пояснительной  записки:

2.1 Введение

2.2 Основная часть

2.3 Заключение

2.4 Список литературы

2.5 Приложение

3. Объем курсовой работы 22_страниц

4. Срок представления курсовой работы  70_дней

     Задание выдал:  председатель цикловой комиссии _________\\\\\\\\\\\\\\\

     Задание получил:  студентка _____________\\\\\\\\\\\\\\\\\\\

     «____» _____________ 2013г

 

 

 

 

Оглавление

Введение………………………………………………………………………...…4

Глава 1. История возникновения реквизитов…………………………………...6

1.1. Эволюция российской системы организационно-распорядительных документов.............................................................................................6

1.2. Система коллежского  делопроизводства…………………….………7

Глава 2. Система министерского делопроизводства XIX– начала XX вв…….9

2.1.Особенности оформления  реквизитов документов в XIX веке……..3

2.2. История управления  и делопроизводства в 1917-1941 гг………….14

Глава 3. Современные реквизиты формуляра документа…………………….15

3.1. Понятие, состав реквизитов  документов……………………….…..15

3.2. Требования к оформлению  основных реквизитов документов…...16

Заключение…………………………………………………….…………………20 Список литературы………………………………………………………………22

Приложение………………………………………………………………………23

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Цель курсовой работы:

1. Изучение реквизитов документов в разные этапы делопроизводства.

2. Изучение основных требований  к оформлению бланка документа. 

 

Основная проблема курсовой работы:

Сравнительный анализ реквизитов документов в наше время с XIX веком.

 

Актуальность  проблемы:

Документы используются в  различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.).

Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе  составляют формуляр документа.

Актуальность темы исследования заключается в том, что в настоящее  время требованиям к формуляру  документов уделяется особенное  внимание: разрабатывается законодательная  база, нормативные документы, создатели  которых стремятся как можно  более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей  целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или  иного учреждения.

При этом особое внимание уделяется  составу документа, а именно, находящихся  в нём реквизитов. Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа¹.  Различные документы состоят из разного набора реквизитов. А число реквизитов, в свою очередь, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа.

Согласно позиции документоведов реквизиты документа – это  просто элементы документа, в терминологических стандартах «реквизит» - это «обязательный элемент, присущий определённому виду документа» или «обязательный элемент официального документа», то есть реквизиты присущие определенным видам документов, в частности, официальным.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1.

История возникновения  реквизитов

 

1.1. Эволюция российской системы организационно-распорядительных документов

Уже в X в. Древнерусском государстве  была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 г. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае – письменных завещаний, во втором – подорожных грамот для купеческих кораблей.

В период правления Владимира  Святославовича (978 — 1015 гг.) в Киеве  существовало учебное заведение  для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» — хранителей княжеской печати и  «металников» — судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов.

В киевский период развития Древнерусского государства появились  разные виды документов, фиксирующие  конкретные частные правоотношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные  кабалы; житийные записи и т. д.

Со временем обозначились места для их наиболее безопасного  хранения, например центральные храмы  в городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное  за хранение документов, — ларником. Часто само хранение документов в  храме придавало им юридическую  силу. Центрами ведения документации, и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.), а  также монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.

По мере накопления навыков  в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые  в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный  вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, признанные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т. е. подписи на склейках).

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был  пергамен (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах «хартией»  или «телятиной»; лучший пергамен привозили  из Греции или ганзейских городов.

 

 

1.2. Система коллежского делопроизводства

Административный хаос, вызванный  отсутствием в прежних учреждениях  установленного законом порядка, общих  письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побудил  правительство искать новые формы  государственного устройства. После  длительных поисков и переработки  найденных образцов появляются новые  учреждения бюрократического типа и  регламенты для них, определяющие точно  состав, организацию, компетенцию и  делопроизводство. Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, в 1700 г. Издает указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и  книжной).

В результате петровских реформ в области управления сложились  следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии – в  центре, губернатор, воевода, комиссар и другие органы. Всего за 1718 – 1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий. Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основной реформы стал “Генеральный регламент”

(“Генеральный  регламент или устав, по которому  государственные коллегии, також  и все оных принадлежащих к  ним канцелярий и контор служители,  не только во внешних и внутренних  учреждениях, но и во отправлении  своего чина подданнейше поступать имеют”)

Утвержденный  Петром I

28 февраля 1720г. 

Особенно детально разработаны  в Генеральном регламенте вопросы  регистрации документов и ответственности  за принимаемые решения. В Генеральном  регламенте подробно проработаны и  вопросы документирования и движения дел (документооборот). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. В первые Петром I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее – в 1716 г. – был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент.

Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения  вопроса: вступление дела, подготовка дела к слушанию (рассмотрению и  решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение  его до исполнителя, контроль за исполнением  решения, хранение дел в архиве.

В ведении регистратора находились регистрационные книги –журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии. Регистрация документов в коллежской системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и после – в архиве.

17 октября 1723 года Самостоятельным  элементом формуляра становится  наименование документа; в некоторых  случаях к нему примыкает обозначение  краткого содержания документа.  Заголовок к тексту окончательно  формируется только в делопроизводстве  министерств в XIX в. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется  ряд реквизитов, отражающихся различные  стадии процесса документирования  или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметки  о контроле, отметка о направлении  в дело и др.

Теперь рассмотрим подробно систему министерского делопроизводства, проследим, как развивался бланк  документа дальше, какие реквизиты  дополнили формуляр и как изменились правила их оформления.

 

 

 

 

 

Глава 2.

Система министерского делопроизводства XIX– начала XX вв.

 

2.1.Особенности оформления реквизитов документов в XIX веке

В начале XIX века на смену  коллегиям приходит система министерств, для которых характерно исполнительное начало и единоличное руководство. Такие существенные изменения были связаны с внедрением бланков  в процесс документирования. Так, согласно «Общему учреждению министерств» (1811 г.)  официальные документы  составлялись на бланках с угловым  расположением реквизитов. Бланк  включал: наименование учреждения автора, структурных подразделений, дату подписания документов, исходящий регистрационный  индекс, краткий заголовок к тексту.

В связи с появлением бланков  в XIX веке оформляется формуляр документа. В свою очередь, бланком назывался  лист, в левом верхнем углу которого делались бланковые надписи: наименование ведомства, учреждения, структурной  части учреждения, от которой исходил  документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих  документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, но вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В формуляре документа XIX века ясно прослеживается стремление формализации определенно чётких правил расположения и написания реквизитов. Изменилось оформление автора документа. Кроме того, автором служебного документа  стали считать учреждение. Предписывалось размещать обозначение автора в  левом верхнем углу. С 30-х гг. XIX в. появляются бланковые надписи. Они  писались от руки, изготовлялись типографским способом или проставлялись с  помощью резинового штемпеля. Бланки были двух видов. Один вид включал: наименование ведомства, учреждения, структурной  части, от которой исходил документ, дату отправления  документа, номер  его по реестру исходящих документов, указание места составления.