Реквизиты кадровых документов и правила их оформления

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Уральский государственный университет путей сообщения»

(ФГБОУ ВПО УрГУПС)

 

Кафедра "Управление персонала и социология "

Курсовая работа

По дисциплине: «Делопроизводство»

По теме: Реквизиты кадровых документов и правила их оформления

 

 

 

 

Проверил:                                                                                     Выполнил:

Преподаватель                    Студент гр. УП 410

Старший преподаватель                                                                           №зач.кн.10-УП-113

Брюхова О.Ю.                                                                        Леванова А.С.

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2014

Содержание

1. Реквизит документа…………………………………………………  3
2. Схемы расположения реквизитов документов……………………  6
3. Реквизиты, используемые для изготовления бланков……………10
4. Шрифты, используемые для оформления реквизитов…………....11
5. Правила оформления кадровых документов……………………... 12

Заключение…………………………………………………………..18

Список использованной литературы……………………………….19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Реквизит документа

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации; 
02 - герб субъекта Российской Федерации; 
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 
04 - код организации; 
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 
07 - код формы документа; 
08 - наименование организации; 
09 - справочные данные об организации; 
10 - наименование вида документа; 
11 - дата документа; 
12 - регистрационный номер документа; 
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
14 - место составления или издания документа; 
15 - адресат; 
16 - гриф утверждения документа; 
17 - резолюция; 
18 - заголовок к тексту; 
19 - отметка о контроле; 
20 - текст документа; 
21 - отметка о наличии приложения; 
22 - подпись; 
23 - гриф согласования документа; 
24 - визы согласования документа; 
25 - оттиск печати; 
26 - отметка о заверении копии; 
27 - отметка об исполнителе; 
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 
29 - отметка о поступлении документа в организацию; 
30 - идентификатор электронной копии документа.

Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов:

Государственный герб Российской Федерации; 
наименование федерального органа исполнительной власти; 
должность лица - автора документа; 
подпись должностного лица; 
вид документа; 
место составления (издания) документа; 
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти; 
адресат; 
дата документа; 
регистрационный номер документа; 
наименование либо аннотация документа; 
текст документа; 
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта; 
отметка о наличии приложений; 
гриф согласования; 
гриф утверждения; 
виза; 
оттиск печати; 
отметка о заверении копии; 
отметка об исполнителе; 
указания по исполнению документа; 
отметка о контроле документа; 
отметка об исполнении документа; 
отметка о конфиденциальности; 
отметка о поступлении документа.

При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.

2. Схемы расположения реквизитов

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Рис. 1.  
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4  
углового бланка (размеры указаны в миллиметрах)

Рис. 2.  
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4  
продольного бланка (размеры указаны в миллиметрах)

Примечание: горизонтальные границы зон реквизитов, отмеченные пунктиром, могут смещаться по вертикали. При оформлении реквизитов необходимо помнить, что они отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Например, если текст документа оканчивается в начале второй страницы, то реквизит "Подпись" должен быть оформлен под текстом через 2-4 межстрочных интервала. Однако при оформлении документов необходимо помнить, что реквизиты 27, 28, 29 и 30 оформляются от нижнего края листа.

При печатании документов рекомендуется соблюдать отступ от левой границы текстового поля:

0 – для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименование должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "ВЕРНО", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ;

5 – для начала абзаца в тексте.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Реквизиты, используемые для изготовления бланков

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" выделяет реквизиты, используемые для изготовления бланков документов:

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 
08 - наименование организации; 
14 - место составления или издания документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 
04 - код организации; 
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 
08 - наименование организации; 
09 - справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)); 
08 - наименование организации; 
10 - наименование вида документа; 
14 - место составления или издания документа.

 

4.Шрифты, используемые для оформления реквизитов

Шрифт – комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Начертание шрифта или гарнитура – графическое особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого или курсивного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).

Размер шрифта (кегль) – высота шрифта, задаваемая в пунктах. Пункт – единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt . 1 pt = 0,352 мм. Размер шрифта на принтере в пунктах определяется расстоянием от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, "й"), а некоторые имеют нижний выступ (например, "у", "ф"). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики – свободные пространства над и под очком образующие межстрочные промежутки.

При подготовке документов рекомендуется использовать шрифты Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером № 12-14 через 1-2 интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

5.Правила оформления кадровых документов

При составлении любого документа необходимо руководствоваться следующими правилами:

Вначале уточняется цель составления документа и вопросы, которые необходимо решить. В соответствии с этим выбирается вид документа, форма, которая предполагает определенный стиль и характер изложения текста. Кроме того, изучаются законодательные и нормативные акты, регулирующие порядок решения вопросов, поставленных в документе. Это позволит обеспечить соответствие содержания документа компетенции адресата и решение грамотно поставленных вопросов. Также необходимо провести сбор информации по существу поставленных вопросов, для чего могут потребоваться справки, докладные и объяснительные записки, письма, акты, заявления и т.п.

После этого составляется проект документа с использованием унифицированных форм или трафаретных текстов и стандартных выражений. Унифицированные формы фактически не составляются, а заполняются, что очень облегчает работу. Трафаретные тексты кадровой службой используются, например, в справках с подтверждением места и стажа работы.

После прохождения процедур редактирования и согласования документ окончательно оформляется и подписывается (утверждается).

К тексту служебного документа предъявляются определенные требования, например:

- достоверность;

- объективность;

- логичность и аргументированность  выводов и фактов, приводимых  в документах;

- максимальная краткость  при полноте информации;

- ясность изложения и  однозначность понимания документа;

- продуманность формулировок, тщательный подбор слов.

Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление.

Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Допускаются лишь общепринятые варианты сокращения слов и словосочетаний с обязательной расшифровкой в скобках при первом употреблении. В зависимости от количества поставленных вопросов документы бывают простые и сложные.

Документы, содержащие лишь один вопрос (простые), легче в обработке и исполнении. Со сложных документов приходится снимать копии и устанавливать очередность исполнения, так как чаще всего исполнение таких документов предполагает участие нескольких работников. Также усложняется процесс контроля исполнения этих документов и возникает вопрос о помещении документа в определенное дело. Поэтому при составлении многочисленных информационно – справочных документов рекомендуется включать в них по одному вопросу. Протоколы, приказы, постановления обычно предполагают сложную структуру и формируются в отдельные дела, на обложках которых указан лишь вид документа без раскрытия его содержания.

Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать с изложения существа вопроса с последующим его обоснованием. Сложные и объемные документы разделяются на части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) с нумерацией арабскими цифрами.

После составления текста документа формулируется его заголовок – обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "о чем?" или "о ком?", согласуется с названием вида документа и является отглагольным существительным (например: "О предоставлении…"; "Об открытии…"). В протоколах, инструкциях, актах, правилах заголовок отвечает на вопрос "кого?" или "чего?" (например, Правила внутреннего трудового распорядка). В объемных документах могут быть подзаголовки. Наличие заголовков дает представление о содержании документа и облегчает его регистрацию, обработку, поиск, организацию контроля исполнения и архивацию.

Если документ включает приложение, в его тексте должна быть отметка об этом. В качестве приложений могут выступать инструкции, правила, поясняющие или дополняющие документы, и т.д. В правом верхнем углу документа-приложения обязательна отметка о том, приложением к какому документу он является (вид, дата и регистрационный номер основного документа).

Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов. Кроме того, могут быть использованы и бланки конкретных видов документов (приказ 1088 , акт и др.). Название службы кадров указывается обычно на внутренних документах (протоколах, докладных, объяснительных записках).

Обязательным реквизитом любого документа является дата составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и т.д. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события. Для утверждаемых документов (инструкций, планов) датой документа является дата, проставленная в грифе утверждения документа. В информационно-справочных документах и унифицированных формах дата оформляется арабскими цифрами (02.10.2005), в нормативных – допускается использование словесно-цифрового способа (5 марта 2005 г.).

Рядом с датой на бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера – цифрового или буквенно-цифрового обозначения (Приказ N 8 л/с). Кроме того,

регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ, и т.д.

Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеют визы согласования. Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты.