Реквизиты документов. Формуляр образец

Другой вид бланка состоял  из обозначения штатного названия должности  лица, от которого документ исходит. Указы, журналы, протоколы, записки писались на чистых листах бумаги, без бланка. Так, в «Положении о письмоводстве  и делопроизводстве в военном  ведомстве» указывалось, что на бумаге без бланка пишутся только «всеподданнейшие» рапорты и прошения.

Одним из обязательных реквизитов формуляра документа является указание вида. К XIX в. наблюдается значительное увеличение видов документов. В связи  с этим, по характеру доставления  и исполнения выделились 4 группы:

1) внутренние документы (докладные записки, оправки, журналы заседаний, отчёты, должностные инструкции, регистрационные журналы, описи);

2) Переписка (предложения, сообщения, ведения, отношения, уведомления, представления, рапорты);

3) «просительские»  документы (прошения, жалобы, отзывы),

4) акты (акты, увольнительные об обязательных отношениях, уставные грамоты, нотариальные акты).

Во всех документах XIX века реквизит «адресат» указывался в  правом углу листа.

Причём, правила его написания  определялись соподчинённостях учреждений. В сношениях разных учреждений и  низших с высшими адресат начинался  с предлога «в»: «В Правительствующий  сенат»; если обращались вышестоящие  к нижестоящим, то и адресат писался  в дательном падеже: «Уездному  суду», «Губернскому правлению»; Если документ адресовался конкретному  лицу или нижестоящий чиновник обращался  к вышестоящему указывался титул  последнего: «его превосходительству»; в сношениях разных между собой  властей и старших с младшими титул опускался.

Текст документа предписывалось разделять на заглавие («приступ»), где излагалась причина издания  документа, «изложение обстоятельств» и заключение, в котором давались распоряжения или предписания, высказывались  мнение или жалоба. Регламентировалась и лексика отдельных видов  документов, формировались устойчивые словосочетания.

Дата составления документа  обозначалась отдельной строкой  внизу документа с левой стороны  или в бланке документа после  наименования структурной части  учреждения. Имеются даты получения, регистрации (в регистрационном  штампе); даты резолюций, дата направления  на исполнение («С. Я. Никитинскому, 26 января 1910 г.»), дата исполнения документа, дата подписания документа к печати и дата его опубликования.

Правила подписания документа  определялись для каждого вида документа. Манифесты, именные указы Сенату имели собственноручные подписи  царя. На копиях этих документов делалась запись: «На подлинном собственною  е.и.в. рукою подписано: «Николай». Особое внимание обращалось на оформление выписок  и копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник: «Подлинный подписали...» или «На подлинном  надписано». Заверяли копии должностные  лица: «Верно: вице-директор...». Право  подписи документов имели начальствующие лица. Характер подписи зависел от адресата. Документы, посылаемые присутственным местом в Сенат, подписывались председательствующим и всеми членами; все прочие —  председателем и одним из членов присутствия. Каждый вид документа  имел свою специфику подписи.

В подписи официальных  писем не указывались чин и  служебное положение, но письмо кончалось  обычной формулой: «Примите, милостивый государь, уверение в совершенном  почтении и преданности» и далее  — имя и фамилия.

Более детально определялся  порядок скрепления документов. Скрепа – подпись секретаря, удостоверяющая правильность составления и оформления документа. Указы Сенату скреплялись  председателем Совета Министров. Документы, составлявшие переписку министра, скреплялись  директором департамента, в котором  они готовились, и подписывались  министром. Документы, исходившие из департаментов, скреплялись начальником отделения  и подписывались директором департамента, исходившие из отделения - соответственно столоначальником и начальником  отделения.

В регистрационных журналах, описях документов,  скрепу ставил секретарь.

Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность  последних состояла в том, что  они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые  обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для  контроля исполнения документов, поскольку  дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким- либо причинам.

Для удостоверения документов употреблялись три государственные  печати: большая, средняя и малая. Применение их было строго регламентировано в зависимости от вида и назначения документа.

В оформлении документов большое  место отводилось «особым пометкам», которые подчеркивали степень важности документа: «нужное», «весьма нужное», «секретное», «в собственные руки». Эти отметки делались на правой стороне  первой страницы документа. Другого  рода отметки фиксировали дату поступления  документа и его регистрация. В конце документа, на последней  его странице указывалось, когда  и за каким номером документ был  исполнен.

Также, одним из обязательных реквизитов является резолюция, которая  писалась на лицевой стороне документа. В ней выражалось отношение начальствующего лица к существу разрешения вопроса: «разрешить», «отклонить...», «утвердить» (в должности) или сообщалось о последующих действиях с документом: «к сведению», «к делу», «к докладу со справкой».

Подробно рассмотрим порядок  оформления журнала и протокола  на практике.

Первый документ, который  относится к XVIII - началу XIX является протокол – внутренний документ, в  котором фиксировался ход рассмотрения вопросов, а также вынесенных по ним решений, принятых посредством  коллегиального осуждения и голосования. В зависимости от подробности  фиксации той или иной информации протоколы можно разделить на краткие и подробные. Так называемые подробные протоколы называли журналами. Что касается функционального закрепления  на практике протокола и журнала, то они были идентичны (одинаковы). В  журналах XIX века отражались вопросы  в обобщённом виде: несколько выступлений  одного лица могли быть сведены воедино. Журналы составляли после заседания  на основании кратких записей  секретаря.

Реквизит «наименование  вида документа» появился лишь в XIX веке и в протоколе указывался после  верхнего поля или по центру, либо от левого поля, если заголовок к тексту не указывался на отдельной строке.

 

Реквизит «дата документа» имел два способа оформления:

1. Если заголовок к  тексту указывался после наименования  вида документа, то дата оформлялась  ниже заголовка с предлогом  «от». Например: Протокол Совещательного  присутствия строительства и  врачебного отделения от 31 марта  1892 года.

2. Когда «дата документа»  указывалась в одну строку  с заголовком к тексту.

Протоколы оформлялись от руки. Журналы переплетались в  книги.

В журналах и протоколах XIX века в связи с появлением реквизита  «вид документа» который указывался первым, затем шёл «заголовок»  и после них оформлялась дата, в которую могли включать и время проведения заседания. Если указывался «номер документа» (не всегда проставлялся), то его проставляли на зоне левого поля. Несомненно, в этих видах документах обозначалась информация о присутствующих, но сначала секретарём обозначалась вводная фраза (формула): «в Тверское губернское дворянское собрание депутатов прибыли:…»

После части протокола  о присутствующих на заседании писался  текст. Если вопросов на заседании рассматривалось  несколько, напротив каждого на левом  поле проставлялись порядковые номера.

Рассмотрение вопроса  оформлялось следующим образом: сначала указывалось слово «Слушали/Слушано», после которого раскрывалась его  суть и ход обсуждения.

По каждому вопросу  принималось решение, которое в  протоколе указывалось после  изложения информации о ходе обсуждения. Решение начиналось словом «Приказали»  а далее излагалось принятое на заседании  решение.

В XIX веке подпись стала  проставляться не после каждого  принятого решения, как это было в XVIII веке, а после текста и секретарь  проставлял свою подпись.

В итоге, значение протокола  в деятельности учреждения, а также  традиции его оформления на протяжении нескольких столетий если и изменялись, то незначительно.

 

 

2.2. История управления и делопроизводства в 1917-1941 гг.

Новый государственный аппарат, созданный в результате Октябрьского переворота 1917 г., по структуре кардинально  отличался от старого. Всероссийский  съезд Советов стал высшим органом  государственной власти. В период между его съездами избирался  ВЦИК -орган исполнительной власти. Для непосредственного управления страной было образовано первое советское  правительство - Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы  первые 13 народных комиссариатов .

Авторы ЕГСД обобщили передовой  опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т. е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по НОТ служащих, структуре делопроизводственных служб  и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления, содействовала улучшению  качества принимаемых решений, оптимизации  структуры, штатной численности  управленческого аппарата. Но новые  информационные технологии работы с  документами с применением вычислительной техники в ЕГСД представлены не были. Этот пробел был отчасти восполнен  позже при переработке ЕГСД и  издании ее новой редакции - Государственной  системы документационного обеспечения  управления (ГСДОУ), одобренной коллегией  ГАУ в 1988 г.

После этого был разработан ряд ГОСТов, регламентирующих ДОУ. Эти  ГОСТы менялись примерно через каждые 5 лет, отражая динамику изменений  в экономике России. Последний  ГОСТ Р 6.30-2003 утвержден 03.03.2003 г.

Теперь мы знаем особенности  состава и оформления   формуляра документа 19 и 20-их веков, для сравнения рассмотрим современные понятия, особенности и правила при оформлении реквизитов. Сделаем небольшой анализ, в чем же заключаются различия и что осталось неизменным в формуляре документа.

 

 

 

Глава 3.

Современные реквизиты формуляра документа

 

3.1. Понятие, состав реквизитов документов

 

Различные документы состоят  из разного набора реквизитов. Число  реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного  документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом. Таким образом, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты²:

01 - Государственный герб  Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской  Федерации;

03 - эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического  лица;

06 - идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки  на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные  об организации;

10 - наименование вида  документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер  документа;

13 - ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

14 - место составления  или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии  приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования  документа;

24 - визы согласования  документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении  копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 - отметка о поступлении  документа в организацию;

30 - идентификатор электронной  копии документа.

Каждый конкретный вид  документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

 

3.2. Требования к оформлению основных реквизитов документов

 

Государственным стандартом установлено место размещения каждого  реквизита на документе, которое  «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Эмблему организации или  товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).