Проблемы собирания зарубежной архивной России

Не допускается хранение архивных документов на носителях с  магнитным рабочим слоем на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные стеллажи могут быть использованы в исключительных случаях, только при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их эффективное заземление).

Каждая единица хранения аудиовизуального или электронного документа укладывается в негерметичную  индивидуальную упаковку. При этом должно быть исключено свободное  перемещение архивного документа  внутри упаковки.

Архивные документы на бумажной основе размещаются на стеллажах, в металлических шкафах горизонтально или вертикально в коробках или других первичных средствах хранения (папках, футлярах и т.п. ). Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, лестничных площадках или в не разобранных кипах.

Средства хранения устанавливаются  перпендикулярно к стенам с оконными проемами. Не допускается их размещение вплотную к наружным стенам здания и источникам тепла.

 

3.2.Информационные технологии в архивной россике

 

Выявлено, что информация о посетителях, исследователях, являющаяся конфиденциальной, должным образом  не защищена, в первую очередь должной  программой. Разработка программы типа «Стол справок» с учетом обратившихся и тематики востребованной информации становится «горячим» вопросом [6, c. 48].

В целом, для архивной службы области требуются также такие  новые разработки, как

1. Стол справок, программа,  обслуживающая различные разовые  обращения за справочной информацией  и посещения исследователей читальных  залов,

2. Программа, формирующая  именные каталоги,

3. Программа, фиксирующая  историю административно-территориального  деления административно-управленческой терртории.

4. Программа, фиксирующая  историю госучреждений, находящихся  в административно-управленческом  районе.

5. Электронный перечень  документов, программа, необходимая  для учета документов, предоставляемых  для проведения различных выставок  и мероприятий.

В 2012- 2013 годах ожидается поступление от Росархива Программы учета источников комплектований и новая версия ПК «Архивный фонд», «Фондовый каталог».

На сегодняшний день становится актуальным помимо развития компьютерного  парка архивных учреждений, создания и развития архивного программного обеспечения и переход на лицензионное системное программное обеспечение  компьютеров. Архив проделал необходимую  работу по этому вопросу и в 2011-2012 годах начинает новую Программу  по развитию системного программного обеспечения для госархивов [24, c. 45].

Всю совокупность реально  существующих разновидностей управленческих электронных документов можно условно разделить на две группы:

- документы, для которых  электронная форма существования  будет является основной (допустим, отдельные категории расчетно-денежных, статистических документов, внутренняя переписка);

- документы, которые и  в обозримом будущем будут  создаваться на бумажной основе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут находиться также электронные копии этих документов.

В настоящее время расширяется  круг организаций, использующих электронную почту, Интернет-технологии для оперативного доведения информации до сотрудников.

Однако само по себе использование  электронной почты еще не является электронным документооборотом  в достаточно полном понимании этого  процесса. Электронная почта – это средство коммуникации, средство обеспечения передачи информации, в том числе почты для коммуникаций между сотрудниками, обмена сообщениями, ознакомления с проектами документов значительно повышает оперативность доведения информации. Некоторые вопросы применения электронной почты, в том числе организационного, социально-психологического и этического характера, заслуживает самостоятельного рассмотрения.

Электронный документооборот  должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними) с соблюдением требований к их оформлению и удостоверению.

Использование корпоративных  систем автоматизации документооборота является конкретным шагом к внедрению  и расширению элементов электронного документооборота [20, c. 36].

Во-первых, каждый пользователь корпоративной системы в соответствии со своими правами имеет технологическую  возможность обращаться не только к  регистрационно-учетным сведениям  о документе, резолюциям, но и непосредственно к электронному файлу этого документа (конечно, если он взят в систему). Тем самым можно организовать электронный документооборот внутри организации среди пользователей системы.

Во-вторых, интеграция с системами  электронной почты позволяет  пересылать информацию о документе и его файл абонентам почтовой системы, не являющимся пользователями системы автоматизации документооборота – как внешним корреспондентам, так и сотрудникам данной организации.

«Практика показывает, что  необходим ряд этапов во внедрении  корпоративных систем и электронного документооборота (1-й этап – решаются вопросы организации внедрения системы; на 2-ом – определяются виды и разновидности документов, затем предполагается масштабное использование функций электронного документооборота)» [26, c. 49].

Можно выделить два уровня организации внедрения и использования  элементов документооборота:

- документооборот внутри  организации;

- внешние коммуникации  организации.

В условиях применения корпоративных  информационных систем управленческие документы (их тексты или отсканированное изображение) могут включаться в базы данных в расчете на обращение к ним в справочно-информационных целях пользователей из числа работников данной организации.

Исходя из документации организации  и имеющихся ресурсов, целесообразно также определить, документы какого объема подлежат сканированию (к примеру, до 15-20 страниц, до 50 страниц и т.п.). Возможно осуществлять сканирование и без формального ограничения объема, если многостраничные документы для организации нехарактерны или если позволяет кадровое и техническое обеспечение.

Наиболее качественные программные  продукты автоматизации документооборота не ограничивают формат файла, прикрепляемого к электронной регистрационной карточке документа [47, C.56].

Графические форматы дают возможность получить при сканировании изображение документа со всеми  его реквизитами. Однако при вводе  в информационную систему по таким файлам нельзя провести контекстный поиск.

Текстовые форматы записи файлов позволяют провести контекстный  поиск в базе данных. Однако при записи в текстовых форматах убираются некоторые внешние признаки документа, остается только его текст.

Поэтому с учетом состава  документооборота конкретной организации  требуется определить не только категории  документов, файлы которых вводятся в корпоративную систему автоматизации документооборота, но и в каком формате они должны быть записаны. Для отдельных категорий документов можно применять одновременно как графический, так и текстовый файлы, что значительно расширяет возможности корпоративной системы не только по обеспечению документооборота, но и справочно-информационной работы.

Сканирование без распознавания  текста позволяет выполнить работу по созданию файла документа в  графическом формате достаточно оперативно.

Если к электронным  регистрационным карточкам прикрепляются  файлы исходящих и распорядительных документов организации, то, конечно  же, можно использовать файл, приготовленный исполнителем документа.

Вопросы ответственности  исполнителей за достоверность файла  должны быть установлены в инструкции по делопроизводству или в регламенте использования корпоративной системы автоматизации документооборота.

Сочетания использования  электронных документов с элементами традиционного делопроизводства и документооборота имеет несколько аспектов.

Электронный архив финансовых и организационно-распорядительных документов архива предназначен для  сокращения затрат труда и времени  при работе в системе документооборота. Он позволяет вести учет документов, хранить их представления (графические образы) в компьютерной форме, осуществлять быстрый поиск документов по реквизитам, показывать графические образы найденных документов и облегчать поиск оригинальных бумажных документов [28, c. 190].

Электронный архив органично дополняет архив оригинальных бумажных документов, поскольку эта организация, согласно своей стратегии, не отказывается от ведения полноценного «бумажного» варианта архива. В случае необходимости получить информацию о конкретном документе электронный архив помогает быстро увидеть его графический образ и указывает его реальное местонахождение.

Программное обеспечение  электронного архива реализовано в  клиент-серверной архитектуре: рабочие  места пользователей являются клиентскими  приложениями, которые обращаются с  запросами к серверным приложениям, выполняющимся на AS/400. Сервер AS/400 выступает  в качестве файл-сервера (обслуживание массива образов документов) и  в качестве сервера базы данных (обслуживание таблиц и индексов поисковой информации). Клиентское ПО выполняется в операционной системе Windows 9x/NT, серверное ПО — в операционной системе OS/400.

На каждом рабочем месте  пользователя электронного архива установлено программное обеспечение, соответствующее функциям данного пользователя:

рабочее место сканирования — программа сканирования (KodakCaptureSoftware для сканеров Kodak или «Агент сканирования» для остальных) позволяет пользователю ввести графические образы документов, которые помещаются в виде файлов на сервер AS/400 в эмулятор файловой системы (IFS);

рабочее место верификации  и индексации — программа верификации  позволяет установить соответствие между графическими образами документов и реестром документов, полученных из банковской программы. В результате формируются индексы документов (реквизиты), необходимые для последующего поиска документов. Индексы хранятся в базе данных на сервере AS/400;

рабочее место поиска —  программа поиска позволяет обратиться к серверу с запросом на поиск документов, удовлетворяющих определенному признаку или набору признаков, а затем просмотреть перечень найденных документов и их графические образы [11, c. 46];

рабочее место администратора системы — программа администратора позволяет задавать функции пользователей  системы (принадлежность пользователя к конкретной группе) и их права на доступ к документам данного типа, а также просматривать перечень всех активных (зарегистрированных в системе в данный момент) пользователей. Кроме того, на компьютере администратора системы выполняется серверная компонента, обеспечивающая доступ всех пользователей к серверу AS/400;

рабочее место администратора безопасности — программа просмотра  журнала позволяет проследить всю  историю действий пользователей  системы с целью выявления попыток несанкционированного доступа к документам.

В созданном электронном  архиве, в силу его многопользовательской  специфики и автоматизации, одновременно должна была храниться и обрабатываться информация разной степени конфиденциальности. Поэтому, для полного соответствия всем требованиям Архива, специалистами была разработана система обеспечения информационной безопасности, включающая:

Подсистему управления доступом;

Подсистему регистрации  и учета;

Подсистему обеспечения  целостности;

Реестр архивируемых за день документов, получаемых из АБС «Диасофт-Банк». За счет внедрения этой технологии, возможность изменения информации в обход системы безопасности была полностью исключена. При этом, каждому пользователю заранее определен объем информации, к которому он допущен.

Серверные компоненты программного обеспечения на AS/400 выполняют многочисленные функции обслуживания текущих запросов пользователей системы: работу с очередями, таблицами и индексами базы данных, файлами графических образов документов и журналом системы. Через эти компоненты реализуется механизм прав доступа пользователей к конкретной информации: если полномочия пользователя недостаточны, запрашиваемая информация не выдается [22, c. 113].

В настоящее время рассмотренный  электронный архив в полной мере введен в промышленную эксплуатацию в центральном отделении и  филиалах Архива. Пополнение архива осуществляется со скоростью до 5000 документов в день, архивируются банковские платежные, организационно-распорядительные и другие типы документов.

Возможно, в силу специфики  документации, с которой ведется  работы в Архиве, либо в связи с неполным соответствием возможностей аппаратного обеспечения потребностям программных компонентов системы электронного архива, нарекания пользователей вызывает быстродействие системы. Как следствие, периодически отмечаются трудности с доступом к архивным документам и с помещением в архив архивируемой информации. Тем не менее, в настоящее время специалисты, используя гибкость архитектуры системы и заложенные изначально возможности совершенствования электронного архива как в плане ПО, так и в плане аппаратной составляющей, завершают модернизацию электронного архива. С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Документы в электронном виде могут  создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, переведены в электронную форму (путем сканирования) с традиционного бумажного вида. Созданный или полученный документ необходимо сохранить в памяти компьютера – записать в виде файла на жесткий диск. Документы могут хранится на жестком диске компьютера, либо на специально выделенном компьютере (файл – сервере), на сменных носителях [45, С. 27].