Министерство
образования и науки РФ
Федеральное
агентство по образованию
Негосударственное
образовательное учреждение
Высшего профессионального
образования
«Поволжский
институт бизнеса»
Факультет Экономики
и менеджмента
Контрольная
работа
По дисциплине
«Деловые коммуникации»
Принципы
деловой переписки, формы и виды
деловых писем.
Выполнил: студент
ІІ курса
Кокнаева Ю.А.
Проверил:
доцент Калмыкова О.Ю.
Самара 2014
- Принципы и этические требования, предъявляемые к деловой
переписке
Письмо- -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Основные положения, которыми необходимо
руководствоваться при написании делового
письма---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Важным фактором является структура самого делового
письма:------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Деловое письмо состоит, как правило, из шести частей:
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
С правой стороны пишут дату отправления
письма – день, месяц и год полностью.
Еще ниже – обращение, с левой стороны.
Следующие несколько строк посвящают
обычно краткой формулировке темы письма.
В случае рассылки рекламной корреспонденции
и других писем безличного характера фамилию
адресата не ставят, а к названию фирмы
добавляют название отдела, в который
адресовано письмо. Основной текст письма
для удобства ознакомления с ним должен
быть разбит на абзацы. Длинные письма
не приняты в деловой переписке, поэтому
целесообразно ограничиться одной страницей.
Завершить письмо нужно также вежливой
формулировкой.
После окончания письма ставят подпись
и фамилию, ниже указывают должность
и название фирмы.
На любой корреспонденции проставляют
обратный адрес. Он должен соответствовать
почтовым правилам. Сначала имя, фамилия,
номер дома, наименование улицы (площади),
затем название города, почтовый индекс
и в конце название страны. Если после
написания письма срочно надо сообщить
о событиях, которые произошли позже, то
в этом случае в конце письма делают пометку:
P.S. (постскриптум) и дописывают необходимую
информацию. Ниже постскриптума ставят
свою подпись или инициалы. Почтовые открытки
в деловой переписке не используют. Общее
правило для любой корреспонденции –
с левого края бумаги донизу оставляют
свободное поле одинаковой ширины.
- Формы и виды деловых писем
Выделяется несколько основных
видов писем.
Письмо-просьба--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Сопроводительное письмо составляется
при отправке адресату каких-либо документов
или материальных ценностей. Сопроводительные
письма содержат дополнительные разъяснения
к приложенным к ним материалам или документу,
содержащему несколько страниц.
Письмо-извещение -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Письмо-напоминание ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Письмо-подтверждение----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Письмо-претензия ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Письмо-отказ -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Письмо-извинение ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Гарантийное письмо является особой
формой письма и направляется как обязательство
уплаты за покупку, услугу и т.п. В нем указывается
конкретно вид операции, которую предстоит
провести. Заканчивается письмо фразой
«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет»
и обязательно имеет две подписи: руководителя
и главного бухгалтера.
Циркулярные письма --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Коммерческие письма ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Рекламация – коммерческий
документ, представляющий собой предъявление
претензии к стороне, нарушившей принятые
на себя по контракту обязательства, и
требование возмещение убытков.
При отправке факсов самое главное
требование – краткость . Необходимо
тщательно сформулировать предложения,
проверить, не повторяется ли дважды одна
и та же мысль. Для того, чтобы послать
факс, необходимо сделать следующее:
- ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
- Указать номер своего факса для того, чтобы с вами могли связаться.
- --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
На бумагах, которые являются официальными,
должны стоять печать и подпись ответственного
лица.