Виды деловой переписки

ВИДЫ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ.

ЦЕЛИ: познакомить с видами деловой переписки; знать правила оформления делового письма.

 

Одним из главных каналов связи предприятий, организаций, учреждений, фирм с внешним миром является деловое письмо. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между субъектами хозяйствования.

Переписка, как и любые документы, служит для закрепления и передачи информации. При этом главной для переписки считается ее коммуникативная функция. В связи с этим отличительным признаком переписки служит ее назначение – обеспечение информационного обмена с применением средств связи.

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – пересылкой по почте.

 

ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО – КРАТКИЙ (НЕ БОЛЕЕ 1-2 СТРАНИЦ) ДОКУМЕНТ, КАСАЮЩИЙСЯ ОДНОГО ВОПРОСА (НЕСКОЛЬКИХ, ВЗАИМОСВЯЗАННЫХ ВОПРОСОВ) И ПРЕДНАЗНАЧЕННЫЙ ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ОПЕРАТИВНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ОБМЕНА МЕЖДУ ПРЕДПРИЯТИЯМИ (ОРГАНИЗАЦИЯМИ), ИХ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ (ДОЛЖНОСТНЫМИ ЛИЦАМИ)

 

ВИДЫ ПИСЕМ:

 

 

 

 

 

 

 

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

ЧАСТНЫЕ ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА

письма-просьбы письма-сообщения письма-запросы письма-заявления письма-подтверждения письма-заказы письма-предложения письма-дополнения письма-рекламации (претензии) информационные письма гарантийные письма презентационные письма письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания) сопроводительные письма

письма-поздравления письма-приглашения письма-извинения письма для выражения сожаления, соболезнования письма по случаю представления 9при заочном знакомстве) письма по случаю отъезда письма для поддержания контактов и взаимоотношения (имиджевые письма) благодарственные письма рекомендательные письма мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники_ письма-открытки; письма негативного содержания (письма-отказы, уведомления об увольнении) для выражения отказа от какого-либо предложения для обращения в различные инстанции в частном порядке письма-резюме.

 

СТРУКТУРА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА.

Информационная часть – текст делового письма, несущий основную смысловую нагрузку.

Служебная часть – вспомогательные элементы, открывающие и подытоживающие текст:

1. ПРИВЕТСТВИЕ  - начальная (вводная) формула вежливости (Здравствуйте,  (Имя Отчество адресата); Здравствуйте,…(Господин менеджер); Здравствуйте,.. (безличное обращение к нескольким адресатам)
2. ОБРАЩЕНИЕ К АДРЕСАТУ.  В КАЧЕСТВЕ ОБРАЩЕНИЯ ИСПОЛЬЗУЮТ ЛИБО ИМЕНА СОБСТВЕННЫЕ (ФАМИЛИЯ, ПОЛНОЕ ИМЯ; ИМЯ И ОТЧЕСТВО), ЛИБО ИМЕНА СУЩЕСТВИТЕЛЬНЫЕ (НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ, ТИТУЛА, СПЕЦИАЛЬНОГО ИЛИ ПОЧЕТНОГО ЗВАНИЯ)
3. ЛИД-АБЗАЦ. Начальный абзац делового письма, состоящий, как правило, из 1 предложения. Назначение:
1. Выражение адресату формальной благодарности
2. Пояснение мотивов и темы делового письма (Обращаюсь к Вам в связи…; Настоящим письмом сообщаем Вам о…; Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о…)
3. Обеспечение смысловой и стилистической подводки к тексту письма.
4. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНАЯ ФОРМУЛА ВЕЖЛИВОСТИ – с уважением,…; с неизменным уважением,…; с глубоким уважением,… .
5. ПОДПИСЬ ОТПРАВИТЕЛЯ. Используют сокращенную, полную (наименование должности) и развернутую форму подписи (указание титулов, званий и т.д.).
6. ПОСТСКРИПТУМ (ПОСТ-ПОСТСКРИПТУМ) – краткая приписка, помещенная после подписи (не более 3-4- строк) P.S. – оперативное сообщение адресату краткой информации, имеющей для него особенно важное значение.

Образцы деловых писем.

Сопроводительное письмо – письменный текст, который информирует адресата  о направлении документов, прилагаемых к письму.

Направляем Вам на рецензирование рукопись «Программы курса «организация делопроизводства». Программа предполагается как типовая для всех техникумов по делопроизводству. Отзыв просим прислать до 12 ноября 200.. г.

Приложение: на 24 л. В 1 экз.

 

Письмо-приглашение – письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.

Учебно-методическое объединение (УМО) 22-23 июня проводит широкое обсуждение модели специалиста «Документовед - организатор документационного обеспечения управления». Так как специалисты такого профиля работают на предприятиях и в учреждениях отрасли, просим Вас принять участие в работе УМО, высказать свои предложения по корректировке учебного плана.

Заседание состоится в помещении Московского историко-архивного института по адресу: ул. 25 Октября, д.15, актовый зал. Начало работы в 10 ч. Утра. Иногородние участники обеспечиваются общежитием

Председатель Совета УМО

проф., докт. ист. наук        В.И. Дурновцев

 

Гарантийное письмо – документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств.  В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т.п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Просим Вас оказать помощь в установке и наладке машин вычислительного центра института.

Оплата гарантируется со счета №… в … отделении Госбанка.

Завод готов принять на работу выпускницу института по специальности документовед – организатор документационного обеспечения управления. Ее муж также может рассчитывать на трудоустройство в городе по своей специальности.

Инициативное письмо – письмо, требующее ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.

При развертывании работ по реставрации исторических ценных зданий института выяснилась невозможность поэтапного проведения реставрации с продолжением учебного процесса в части помещений. Просим Вас оказать содействие в выделении арендных помещений площадью … кв.м. для перенесения всех учебных занятий на время реставрации зданий.

 

Письмо-ответ – по своему содержанию носит зависимый характер от инициативных писем, так как тема его текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы.

115422, Москва,

ул. Зеленая, д.5, кв.38

Иванкину М.П.

Сообщаем Вам, что документы Петровской МТС Климовского района Ивановской области за 1934-1935 гг. в архив на хранение не поступали, в связи с чем подтвердить стаж Вашей работы в названной МТС за указанные годы не представляется возможным.

Директор Госархива       Н.К. Крымкина

 

Письмо – запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с какой-либо просьбой.

Касательно: альбома образцов

Настоящим просим выслать нам Ваш последний альбом образцов хлопчатобумажных, шерстяных и вискозных тканей, а также прейскурант на 2000… г.

С уважением

Экспортлен (подпись).

 

Языковые конструкции деловых писем.

1. Заголовок к тексту:

 

Предлог О + сущ. в П.п. По вопросу + сущ. в П.п. Касательно + сущ. в Р.п.	О поставке автомобилей По вопросу о поставке пшеницы Касательно заказа на поставку зерна

2. Выражение благодарности

Благодарим Вас за + сущ. в В.п. Мы Вам очень благодарны за + сущ. в В.п. Заранее благодарим за + сущ. в в.п. Мы были бы Вам очень признательны (благодарны), если бы Вы + глагол	… Ваше письмо Мы Вам очень благодарны за Ваш своевременный ответ. Заранее благодарим за Ваше участие Мы были бы Вам очень признательны, если бы Вы прислали нам Ваш прейскурант

3. Выражения, объясняющие мотивы
1. В порядке оказания технической помощи…
2. В связи с тяжелым положением…
3. В целях усиления охраны государственного имущества…
4. В ответ на Вашу просьбу…
5. В подтверждение нашей договоренности…
6. Ссылаясь на + сущ. в В.п. (… Вашу телеграмму от 13 июля, заказываем 6000 т пшеницы)
7. На основании + сущ. в Р.п. (…Торгового соглашения между Россией и Германией…)
8. В ответ на + сущ. в В.п. (…Ваш запрос от 20 января с.г. предлагаем Вам

 

СТИЛЬ ИЗЛОЖЕНИЯ:

1. простые короткие предложения.
2. устойчивые словосочетания и обороты письменной речи.
3. употребление терминов в общепринятом, однообразном толковании.
4. прямой порядок слов в предложении (подлежащее+сказуемое; определение+определяемое слово; вводные слова находятся в начале предложения).
5. не применять устаревшие слова и выражения, местные диалекты.
6. избегать тавтологии и повторов.
7. избегать неоправданного употребления иностранных слов.
8. использовать сказуемые либо в повествовательном («устанавливается»), либо в повелительном («согласовать»)  наклонении.

 

СТИЛИСТИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ СОДЕРЖАНИЯ ПИСЬМА

1. изложение письма должно быть в спокойном, ровном тоне.
2. не стоит торопить адресат такими выражениями «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно короткие сроки». Лучше указать конкретные сроки «Прошу ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».
3. Надо быть умеренным в просьбах, сдержанным в оценках событий, объективны при изложении фактов, конкретным в выводах.
4. Не следует содержанием или подтекстом документа навязывать ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса «Прошу изучить и решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандидатуру».
5. Не следует намекать на невнимательность получателя, вводя заключительную формулировку «Предлагаю внимательно изучить…»
6. если извещаете о невозможности выполнения поручения или просьбы, не начинайте с констатации отказа – изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению этого вопроса можно вернуться.
7. ссылка (к месту) на определенные требования руководящих документов придает письму вес.
8. письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле (особенно денежные и кадровые документы), безупречным по содержанию и исполнению.

 

ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ПОДГОТОВКЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ.

СТРУКТУРНЫЕ

1. Вновь созданный документ не должен дублировать другой, уже стандартизованный (зачем составлять письмо, удостоверяющее личность сотрудника в служебной командировке, если есть командировочное удостоверение).
2. неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей.
3. не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме письма.
4. не обязательно указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, т.к. это указано на бланке или штампе.

 

СИНТАКСИЧЕСКИЕ

1. нарушение специфики употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот (ДО) служит средством передачи действия, происходящего одновременно или до другого действия.
1. Через ДО можно передать внимание, оказанное затронутому в письме вопросу в ходе его изучения, заинтересованность в скорейшем завершении работы «Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, Совет директоров считает…»
2. Можно сформулировать причины, послужившие основанием для принятия того или иного решения «Учитывая…», «Считая…», «Принимая во внимание…», «Руководствуясь…»
2. незнание структуры сложного предложения.
1. Наиболее употребительны сложные предложения с союзами и союзными словами что, который, если, вследствие того…что, при условии чтобы, где, как.
2. Избегать сложноподчиненные предложения с однотипными придаточными, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами.
3. Придаточные предложения можно заменить синонимичными причастными и деепричастными оборотами.
3. неправильное использование предлогов.
1. Неправильное использование предлога О «Директор завода отметил о важности поставленной проблемы» (правильно: «Директор отметил важность поставленной проблемы»).
2. Не различают случаи, когда речь идет об учреждении, а когда о здании. «В наше предприятие распределены на работу молодые специалисты» (правильно:»На наше предприятие…»)
4. неправильный падеж.
1. Существительное в Р.п.