Презентации, современные технические средства, применяемые при деловом общении

Очень важно начать разговор без напряжения. Для этого необходимо связывать каждый последующий вопрос с предыдущим, как при обычной беседе.

Из ответов нужно быстро выделить информацию о потребностях клиента. Даже если он говорит, что уже договорился с другой фирмой, ему требуются какие-то услуги. Если вы можете их предоставить, у вас есть шанс сделать предложение.

Здесь вы должны перейти  к следующему этапу беседы - убеждению. Расскажите о своей фирме и ее услугах. Надо убедить клиента в том, что вы выполните свои услуги в строгом соответствии с требованиями. Расскажите о выгодах от работы с вами.

Завершить разговор лучше  всего не вопросом типа: "Вы будете делать заказ?", а предложением: "Мы выполним заказанные вами услуги завтра, можно узнать детали?" или что-то в этом роде.

Иногда приходится звонить  клиенту повторно и даже несколько  раз.

Здесь нужно запомнить  несколько правил преуспевающего бизнесмена:

• представляться полностью и называть фирму. Не говорить: "Это опять я";
• возвращаться к тому, что уже обсуждалось, и задавать открытые вопросы для прояснения обстановки;
• каждый раз снова представлять свое предложение; стремиться к завершению сделки; не заводить разговора о материалах, даже если они уже высланы;
• заносить детали разговора на карточку; фиксировать дату следующего звонка.

В заключение отметим, что  главными требованиями к телефонному общению являются краткость и содержательность разговора.

Приводимые ниже рекомендации - один из элементов технологии вашего успеха.

1. Подготовьтесь к разговору. Не действуйте импульсивно - не хватайтесь за трубку, как только возникнет мысль позвонить. Убедитесь в целесообразности и необходимости звонка. Четко определите цель разговора. Продумайте содержание беседы. При необходимости зафиксируйте перечень вопросов на бумаге. Вспомните про другие вопросы, которые могут быть к тому же лицу, чтобы через час не пришлось его снова беспокоить. Предусмотрите возможную реакцию собеседника на вашу информацию.
2. Говорите лаконично. Разговор продолжительностью более 5-6 минут должен стать исключением в вашей практике. Для экономии времени придерживайтесь следующей рациональной композиции телефонного разговора: взаимные приветствия (полминуты); введение собеседника в курс дела, информирование о цели звонка (до минуты); обсуждение обстоятельств, существа дела, достижение цели разговора (2-4 минуты); завершение разговора, прощание (полминуты). Один из приемов экономии времени с вашей стороны - "закрытые" вопросы, предполагающие односложные ("да", "нет", "не знаю") ответы собеседника. Старайтесь не допускать отклонения собеседника от темы разговора, тактично возвращайте его к цели вашего звонка.
3. Начинайте разговор с представления себя и своей организации. Если ваш собеседник не представился сам, при необходимости вполне уместно вежливо поинтересоваться, с кем вы разговариваете. Это удобнее сделать или в начале, или в конце беседы.
4. Старайтесь выслушать собеседника, не перебивать его. В тоже время долго не молчите, и подтверждайте ваше участие в беседе какими-то краткими нейтральными фразами, репликами. Если связь прервалась, соблюдайте правило: перезванивает тот, кто звонил.
5. Разговаривайте по телефону на том же уровне громкости, что и при очной беседе.
6. Если вам звонят во время вашего разговора с посетителем (сотрудником), ваши действия могут быть такими: можно попросить позвонившего немного подождать, не вешая трубку (если ваш очный разговор близок к завершению и вам звонит младший по возрасту или должности); можно попросить перезвонить через несколько минут; можно записать его телефон и перезвонить в удобное для вас обоих время.
7. Держите рядом с телефоном ручку и бумагу. Чтобы не упускать важные детали разговора, приучите себя делать пометки либо по ходу разговора, либо сразу по его окончании.
8. Инициатива окончания разговора принадлежит либо позвонившему, либо старшему из говорящих.

Список используемой литературы

1. Кондратьева С.И., Маслова Е.Л. Деловая переписка. - Москва: Маркетинг, 2001 г.
2. Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо. - СПб.: Издательский дом Герда, 2003 г.
3. Словарь делового человека (для вузов) / под ред. В.Ф. Калипова. - Москва: Интерфакс, 1994 г.
4. Культура устной и письменной речи делового человека. Справочник. Практикум, 4-е изд. - Москва: Флинта: Наука, 2000 г.