Понятие и особенности текстовых документов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОНЯТИЕ И ОСОБЕНОСТИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На её основе принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как способа доказательства и средства управления. Документы отражают оперативную деятельность учреждений, организаций и предприятий. От правильного составления документа зависит его юридическое значение, его правовая сила. От своевременного составления и оформления документов зависит чёткость действий, руководство делами учреждений, организаций, предприятий и осуществление деловых взаимоотношений с другими органами и клиентурой. В условиях современных рыночных отношений меняется не только характер экономической деятельности предприятий и методы управления этими предприятиями, но и информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, включая и компьютерные.

Научно обоснованное толкование термина «документ» является одной из основных теоретических проблем документоведения и архивоведения, так как определение содержания этого понятия необходимо для эффективного решения большого числа проблем информатизации общества. В связи с этим нужно не бояться ставить вопросы любого уровня сложности, имея в виду, что по своей сути документы представляют собой гораздо более значительное, чем о них известно.

Документы, предназначенные  для удовлетворения непрерывно растущих потребностей людей в доступной и надёжной информации, имеют необходимые для этого свойства не только на момент их формирования, но и в дальнейшем – в процессе использования.

Целью моей работы является рассмотрение понятия и особенностей текстовых документов.

1 Общее представление документа

1.1 Текстовый и нетекстовый документ

Определенные сложности  в трактовке понятия «документ» связаны с односторонним его толкованием с позиций документалистики, которое предпринималось с конца 1960-х гг. прошлого века. Сложности состоят в том, что в наше время при внедрении новых технологий, связанных с применением электронных документов, появляются своеобразные определения термина «документ», которые могут претендовать на универсальность¹.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007 документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности².

Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передаётся посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы³.

В текстовом документе  знаком служит алфавит (буквы) естественного  языка. Текстовые документы часто  называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде – слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие «текстовой документ» может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Одним из основных видов  текстового документа, в котором  информация воплощена любым способом письма, является письменный документ – это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. То есть синонимами термина «текстовой документ» могут выступать «письменный» или «литературный документ». К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители – это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Текстовые документы  подразделяют на документы, содержащие, в основном, сплошной текст (технические условия, паспорта, расчёты, пояснительные записки, инструкции и т.п.), и документы, содержащие текст, разбитый на графы (спецификации, ведомости, таблицы и т.п.)⁴.

1.2 Представление структурных единиц информации

Важной характеристикой и особенностью текстового документа является его структура, которая играет ту же роль, что и синтаксис любого языка. При этом различают два взаимосвязанных между собой аспекта структуры:

• определяется состав элементов, образующих структуру;
• определяются связи между ними.

Структурные элементы называются информационными единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации информации, один из который – логический – позволяет установить структурные элементы в зависимости от функционального назначения информации и её особенностей. Существуют следующие структурные единицы информации в данном аспекте: реквизит, показатель, документ (информационное сообщение), информационный массив, информационный поток, информационная база.

Рассматривая с этих позиций структуру информации, выделяют простые и составные (сложные) информационные единицы.

Составной единицей информации называют единицу, состоящую из совокупности других единиц информации, ассоциативно связанных между собой. Единицы  информации, входящие в составную  единицу, называют составляющими единицами, элементарной из которых является реквизит.

Реквизитам присущи  два основных свойства:

• отдельно взятый реквизит не может полностью характеризовать объект;
• отдельный реквизит может входить в состав различных показателей.

Каждый реквизит имеет  имя, тип и значение. Они отражают конкретные свойства объектов, включают в себя сочетания букв или цифр, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему делению. В зависимости от отображаемого ими свойства реквизиты делятся на реквизиты-признаки и реквизиты-основания⁵.

Реквизиты-признаки отражают качественные свойства объектов, процессов или явлений. Они могут быть выражены в алфавитном, цифровом или алфавитно-цифровом виде. Эти реквизиты служат для логической обработки составных единиц информации, то есть для поиска, сортировки, группировки и т.д.

Реквизиты-основания  характеризуют количественную сторону  объектов или процессов. Чаще всего они выражаются в цифровом виде. Над ними могут выполняться логические и арифметические операции.

Реквизиты можно расчленить на символы и биты, но при этом теряется смысловое содержание реквизитов.

Реквизиты, объединяясь, образуют структурные единицы более  высоких уровней.  Сочетание одного реквизита-основания и всех относящихся к нему признаков образует показатель, который является минимальной по составу информационной совокупностью для образования самостоятельного документа.

Совокупность показателей  формирует информационное сообщение  – документ. Каждое сообщение имеет определённую форму.

Приведённые структурные  единицы отражают их логическое построение без учёта особенностей представления данных на материальных носителях. При организации автоматизированной обработки данных понятие структуры данных связывают с представлением их на различных носителях, таким образом, соответствующие структурные единицы выделяются в зависимости от особенностей того или иного носителя информации и от способа фиксации данных на нём. Это составляет основу физического подхода к рассмотрению структур информации.

При размещении информации на бланках документов можно выделить следующие структурные единицы: позицию, запись (документо-строку), строку, графу, зону документа, документ, пачку документов. Для электронной формы бланков «пачка документов» – это «лист» или «страница». При размещении информации на магнитном диске выделяются единицы: бит, байт, блок, сектор, дорожка, цилиндр, том, пакет.

Показатель – это структурная единица информации, состоящая из определённой совокупности реквизитов, характеризующих конкретный объект количественно и качественно.

Таким образом, показатель как составная единица информации включает один реквизит-основание и группу взаимосвязанных реквизитов-признаков. Показатель имеет:

• название, раскрывающее его основной смысл, в состав которого входят термины, обозначающие объект, в частности, что с ним происходит (наличие, мощность, выпуск, функции и др.), и формальные характеристики объекта, в частности как он рассчитывается;
• дополнительные признаки, не выражающие его основной смысл, но уточняющие конкретное количественное значение показателя.

Состав дополнительных признаков индивидуален, но к ним  почти всегда относятся термины, обозначающие время, к которому относится показатель, единицу измерения (килограмм, штука, тонна, рубль и др.), вид данных по функциям управления (плановый, фактический, нормативный), а также термины, указывающие кто производит действие над объектом управления и где он находится.  Структура показателя⁶ приведена на рисунке 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Структура  показателя

2 Особенности текстовых документов

2.1 Специфические составляющие текстового документа

Каждый отдельный документ состоит из ряда реквизитов. Для  каждой системы документов определён характерный для неё комплекс соответствующих реквизитов. Каждому документу из конкретной системы документов присущ свой индивидуальный набор реквизитов⁷. Можно выделить следующие основные реквизиты документов.

1. Заголовок.

Обычно под заголовком имеют в виду название (или заглавие) документа или какой-то его части. Хотя заголовок является свойством раздела, когда он обозначен, то по своим свойствам представляет собой абзацную структурную единицу.

Например, название книги является заголовком. Поскольку книга включает главы и параграфы, то название глав и параграфов тоже служат заголовками. Но, тем не менее, названия книги, глав и параграфов имеют разное значение, так как название параграфа включает в себя более узкие и конкретные сведения, чем название книги. Заголовки исходя из этого разделяют на уровни: уровень заголовка тем выше, чем более общие сведения в этом документе он описывает.

Обычно заголовки выделяются по сравнению с основным текстом документа, например, делаются более крупно, более плотным (жирным) начертанием, что даёт возможность быстрее находить их в тексте. Как правило, заголовки располагаются по центру страницы документа, но это не является правилом.

2. Основной текст.

Основным текстом называется самая информативная часть документа. Как правило, элементов основного текста больше, чем других элементов, поэтому основной текст оформляется более просто, чем заголовки. Основной текст зачастую выравнивается основным выравниванием, что придаёт документу большую наглядность.

3. Подпись автора.

Данный элемент текста размещается или непосредственно под заголовком, или в зависимости от вида документа в его конце. Подпись относится к группе абзацных структурных элементов. В некоторых случаях, к примеру, в цитатах, подпись может представлять собой и символьный элемент.

Подпись выполняет сопроводительную функцию по отношению к названию документа, поэтому она, хоть и отличается от основного текста, но является менее заметной по сравнению с заголовком. Обычно подпись выделяется курсивом и имеет правое выравнивание. Если подпись располагается вверху документа, то по сравнению с основным текстом возможно увеличение её размера.

4. Вспомогательная информация.

 Вспомогательной информацией  могут служить ссылки, сноски, примечания, пояснения и т.д. Поскольку это вспомогательная информация, то она не является обязательной и её можно без последствий пропустить. Исходя из этого, вспомогательная информация обычно оформляется более мелким шрифтом по сравнению с основным текстом. В некоторых случаях к вспомогательной информации применяются большие чем к основному тексту отступы.

5. Важная информация.

 В качестве такой информации может выступать определение, вывод, предупреждение или любые другие сведения, на которые необходимо обратить внимание. Это  элемент, исходя из своих функций, должен быть заметным, поэтому он, как правило, выделяется, например, более крупным шрифтом (в случаях абзацных элементов) или более жирным начертанием.