Понятие и функции документа

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

С.             

Введение………………………………………………………………………....3

Глава 1 Понятие  и функции документа………………………………….....5

1. Основные термины и функции …………………………………………….5

1.2 Категории документов ……………………………………………………..7

Глава 2 Способы  документирования информации....................................11

2.1 Текстовое документирование  ……………………………………………..11

2.2 Техническое документирование  ………………………………………….13

Заключение ……………………………………………………………………16

Библиографический список …………………………………………………18 

ВВЕДЕНИЕ

 

В деятельности любой организации, учреждения, предприятия создается  множество разнообразных по видам  и назначению документов. Одни документы  предназначены для реализации внешних  связей, другие отражают сугубо внутреннюю деятельность учреждения во всех ее разнообразных  аспектах.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая  организация, так же как и каждый человек в отдельности, может  существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и  ситуация, и законодательство, предприятия  могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот  владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ.

В России существует закон «Об информации, информатизации и защите информации», в котором установлены: правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Документы используются в различных  областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких  целей он используется. Так, для юристов  документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства  чего-либо, для историка - историческим источником, документалиста - носителем  информации, а специалисты в области  управления считают его средством  фиксации и передачи управленческих решений.

При работе с документами очень  важно знать, к какой системе  документации относится тот или  иной документ – это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.

Общим для всех видов и типов  служебных бумаг является требование чёткого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Актуальность данной темы состоит в том, что управление любой организацией или предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования и организации производственного процесса, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения и т. п.

Объектом исследований в работе является документ

Предметом работы являются свойства документа – это качества, признаки, которые присущи документу.

Целью контрольной работы являлось накопление, закрепление и систематизация знаний о понятиях «документ».

Основными задачами контрольной работы являются:

- изучение понятия «документ». Для осуществления этой задачи  были изучены и проанализированы  нормативные документы, основные  требования к составлению и  оформлению документов, журнальные  статьи, статьи известных делопроизводителей  и документоведов.

- исследование основных этапов  развития понятия документа. Для  этой задачи были изучены изменения  понятия поэтапно, рассмотрено развитие  документа в современных условиях, а также развивающаяся стадия  перехода от бумажного документа  к электронному документу. Материалы  были взяты из книг и статей.

 

 

ГЛАВА 1 ПОНЯТИЕ  И ФУНКЦИИ ДОКУМЕНТА

1.1 ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ  И ФУНКЦИИ

Согласно Государственному стандарту РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

Документ - Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

Документирование – запись информации на различных носителях пр установленным правилам, представляет собой процесс создания и оформления документов¹

Документирование может  осуществляться на:

• Естественном языке (рукопись, машинопись и т.д)

• Искусственном языке (с использованием соответствующих носителей)

Документирование может  осуществляться как физическими так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать: Документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного  происхождения - Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

Официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Сравнительный анализ терминов «Документ»

Определение	Источник	Анализ
Документ это: -деловая бумага, подтверждающая  какой либо факт или право  на что либо. -удостоверение, официальная бумага, свидетельство о личности предъявителя -письменное свидетельство о  неких исторических фактах	Толковый словарь под  ред. Ожегова	Наиболее точное толкование юридического значения документа, но не указывает способы  фиксации информации и порядок оформления
Документ(документированная информация)-зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать	ГОСТ РФ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»	Краткость и четкость определения, впервые появляется термин реквизит, но не показывает на коммуникативную функцию
Документ это материальный объект, с зафиксированный на нем  информацией, в виде текста, звукозаписи, или изображения, предназначенный  для передачи во времени или пространстве, целях хранения и общественного  пользования	ФЗ от 29.12.1994 г. №77 ФЗ «Об  обязательном экземпляре документа»	Делает акцент на способах фиксации информации, обращает внимание на необходимость хранения информации, но не указывает порядок оформления документа
Документированная информация- зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющая определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;	ФЗ от 27.07.2006 г. №149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»	Делает акцент на реквизитах, кто её создал; не указывается порядок  оформления документов

 

Понятие документ имеет  несколько аспектов: он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких  либо решений в управленческой деятельности, а так же способом доказательства в юриспруденции. Поэтому в социальном плане документ полифункционален, то есть  одновременно может нести в себе несколько функций.

Функции документа можно  разделить на: общие и специальные (специфические).

К общим функциям относятся:

• Информационная определяется потребностью документирования,

хранения и предоставления информации)

• Коммуникативная (документы являются средством обмена информации)

• Социально-культурная (происходит закрепление культурных традиций и

системы ценностей)

К специфическим функциям относятся:

•  Правовая (одни документы могут выступать в качестве источников

права, а другие могут  быть доказательством в юридической  сфере)

• Организационная (документ устанавливает или упорядочивает действия

участников правовых отношений)

• Управленческая (в ней документ выступает как средство управления

деятельностью)

• Познавательная (отражает связь документированной информации с

социальным познанием)

• Учетная (необходима для решения и управления различных процессов в

жизни общества)

• Исторический источник (Эта функция связана исключительно с ретроспективной средой бытования документов, поэтому относится к числу функций вторичного порядка).

1.2 КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТОВ

Классификация организационно-распорядительных документов по категориям служит для повышения эффективности работы с документами. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовывать делопроизводство. Все документы подразделяются на группы, а внутри групп на виды:²

1. По способу документирования

• Рукописные

• Электронные

• Графические

• Кино и фото документы

2. По сфере использования

• Организационно-распорядительные

• Финансово-бухгалтерские

• Научно-технические

• Документы по труду

• Отчетно-статистические

3. По содержанию

• Простые

• Сложные

4. По характеру содержания

• Первичные (исходная информация)

• Вторичные (обобщающая исходная информация первичных документов

5. По месту составления

• Внутренние (разрабатываются внутри организации и не выходят за её пределы)

• Входящие (поступающие в организацию)

• Исходящие (Отправляемые из организации)

6. По грифу ограничения доступа (степени гласности)

• Открытые (не секретные)

• С грифом ограничения доступа

Документы могут иметь  следующие грифы ограничения:

• Для служебного пользования (информация, предназначенная только для работников данной организации)

• Коммерческая тайна (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю)

• Конфиденциально  (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ)

• «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).

7. По происхождению различают: