Понятие текста документа

Введение

Документоведение как теоретическая дисциплина, изучающая документы, их классификации, функции, коммуникативные и технологические параметры, всегда испытывала сложности с определением термина «документ». Широкое использование этого термина вносит дополнительные сложности в конкретизацию и однозначность определения.

Развитие документной коммуникации сопровождается глубокими изменениями в теории и практике документной деятельности, в управленческой и организационной коммуникации. Однако противоречия в использовании и неоднозначность содержания термина «документ» не мешают удовлетворительному развитию структуры документов и их видового разнообразия.

Несмотря на противоречия между определениями термина «документ»:

• Отмечается наличие обязательного для документа лингвистического компонента в виде документного текста.
• Подчеркивается значимость этого компонента и при выполнении документом своих функция, и при разработке оснований классификаций документов.
 

1. Определения термина «документ»

Обратимся к определению термина документ, которое представлено в стандарте ГОСТ Р 51141-98: «Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». 1

Документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. 2

Современный служебный документ – это, прежде всего, письменный текст, зафиксированный средствами язык слов.3

Во всех этих определениях важным является тот момент, который предполагает фиксацию информации. Использование для этой цели языковых средств является первым и самым общим основанием для рассмотрения документа и его компонентов как лингвистического объекта.

2. Документный текст.

2.1. Свойства и признаки документных  текстов

Основным признаком, относящим документ к лингвистическим объектам, является вхождение в его состав в качестве основного содержательного компонента текста.

Документный текст (ДТ) – функционально, содержательно, структурно и нормативно завершенное речевое единство, являющееся основным коммуникативным компонентом документа, скрепленное модальностью, являющейся производной от функционально-нормативных условий документной коммуникации и соответствующее унифицирующим или стандартизирующим правилам.

Тексты, в ходящие в документы имеют  следующие, лингвистические в сущности, признаки:

• Фиксация как запись документных данных с помощью знаковых средств. В результате фиксации получают речевой продукт с особыми качественными и количественными признаками – документный текст.
• Фиксация, осуществленная таким образом, что ее результат – документный текст – может распознаваться субъектом письменной речевой коммуникации, обладающим знаковой компетентностью и осознающим особенности коммуникативного процесса с использованием документов.
• Документная форма коммуникации предполагает создание текста  как лингвистического объекта, с помощью которого осуществляется сохранение и передача документных данных.
• Устойчивость лингвистических реализаций и речевого состава текстов, входящих в документы, поддерживает завершенность сообщения. При этом правила реализации и средства фиксации уходят на второй план.

Основными свойствами документного текста являются:

• Стабильность композиционных структур ДТ.

Каждый вид документа имеет устойчивую композиционную конструкцию. Т.е. текст воспроизводится при помощи той структуры, которая соответствует тому или иному виду документа (правовые документы, акты, протоколы и т.п.).

• Реализация в ДТ устойчивых типологических синтаксических характеристик.  Здесь следует говорить о разнообразии синтаксиса ДТ. Для ДТ характерно собственное распределение синтаксических конструкций различного рода сложности и состава.
• Терминированность . Термины являются обязательными лексико-фразеологическими составляющими ДТ, что создает особые условия восприятия, обработки и формирования ДТ.
• Использование устойчивых речевых элементов, к которым относятся клише и речевые формулы. Степень их использования колеблется в зависимости от вида ДТ.

Вряд ли можно выстроить однозначный ранжированный список признаков ДТ, в различных обстоятельствах наиболее важными становятся те или иные признаки, имеющие различные формы проявления. Отметим следующие признаки: 
    • Лаконичность текста. Ориентиры этого качества заданы образцами, в некоторых случаях лаконичность поддерживается усвоенными представлениями о необходимости соблюдения этого качества. 
    • Точность и адресность. ДТ всегда адресован лицу или группе лиц. Даже в тех случаях, когда адресатом послания является очень широкая по составу и большая по количеству группа людей (например, тексты законов, адресованных населению страны), адресность документного текста всегда либо обозначена, либо подразумевается.  
    • Нейтральность тона, реализуемая в ДТ, поддерживается выбором средств, обеспечивающих доказательность и аргументированность изложения, но не эмоциональность и образность, которые разрушали бы документный характер послания. 
    • Актуальность. Является важным свойством, которое подчеркивается введением в документные тексты календарно-хронологических данных.  
    • Достоверность текстовой информации является признанным свойством ДТ. Достижение этого свойства в значительной степени связано с выбором используемых текстовых средств, а также с качеством текста в целом.

2.2. Виды документных текстов

В зависимости от сферы употребления документов официально-делового стиля можно выделить следующие виды:

• дипломатический, связанный с международными отношениями, реализующийся в текстах коммюнике, ноты, конвенции, меморандума, международного соглашения;
• законодательный (юридический), связанных с деятельностью государственных органов, представленный в текстах закона, конституции, указа, устава, гражданских и уголовных актов;
• административно-канцелярский, используемый в канцелярской переписке, в административных актах, распоряжениях, договорах, различной документации (заявления, доверенности, автобиографии, расписки, протоколы и т.д.).

Официально-деловые документы различаются по степени стандартизации речи. Выделяются три вида:

• документы, которые без стандартной формы теряют юридическую силу (паспорт, свидетельство о браке, о рождении, аттестат зрелости, диплом);
• документы, не имеющие стандартной формы, но для удобства их использования составляемые по определенному образцу (ноты, договоры и т.п.);
• документы, не требующие при их составлении обязательной заданной формы (протоколы, постановления, отчеты, деловые письма). Впрочем, и для этих видов деловых бумаг разработаны определенные стандарты, которые облегчают делопроизводство.

2.3. Компоненты документных текстов.

Если рассматривать документные компоненты, то можно сказать о двух основных группах единиц, участвующих в построении ДТ. 
    Первая группа – это вербальные компоненты, т. е. слова, либо отдельные, либо входящие в состав различных по виду устойчивых словосочетаний. В отношении этих документных компонентов действует широкий круг ограничительных правил. Эти правила сужают круг лексических средств, которые могут использоваться в ДТ (исключаются большие классы слов, использование которых в ДТ невозможно по причине их принципиальных качеств). Также лексические единицы, при своей общей отнесенности к классу документных средств, распределяются на функционально-тематические группы, характерные для тех видов документов, в которых они наиболее стабильно используются. 
    Для построения ДТ привлекаются те единицы, которые характерны для официально-делового или научно-технического стилей, а также реализуются ограничения или полный запрет на использование лексических единиц с эмоционально-образной окраской, просторечных и диалектных слов, жаргонной лексики, разговорных профессиональных слов, используемых в профессиональных жаргонах специалистов (например, у специалистов по компьютерной технике: мама, клава вместо терминов материнская плата, клавиатура). 
    Вторая группа – невербальные компоненты. Исследование их использования в русских документных текстах только начинается, однако значимость невербальных компонентов-элементов документных текстов бесспорна. Невербальные компоненты формируют несколько типологических множеств. Однако в целом можно говорить о двух больших группах невербальных текстовых компонентов: о рисуночно-графических компонентах и о табличных текстовых компонентах.

При создании текстов организационно-правовых документов, например, текстов уставов, положений об организациях, штатных расписаний, должностных инструкций и других, большую роль играет ориентировка на примерные или типовые образцы. Именно этот принцип построения текстов обусловливает высокую степень воспроизводимости в текстах одинаковых лексико-фразеологических единиц. Отметим сравнительно узкий их состав, расширяемый главным образом за счет слов и терминов предмета регулирования, т. е. темы документа. Многоаспектность регулирования создает особую композиционную структуру текста: в текстах выделяется множество относительно автономных микротекстов, содержание которых ориентировано на отдельный аспект регулирования. Микротексты имеют либо цифровые маркеры, либо подзаголовки. Даже эта, казалось бы, сравнительно небольшая группа особенностей демонстрирует лингвистическую неоднородность ДТ во многих отношениях. Например, интересны принципы формулировки положений устава с его однозначной констатацией, сказывающейся на грамматике и составе предложений, со стабильной воспроизводимой в деталях композиционной структурой и изобилием не только речевых формул, но и клише-микротекстов, что заметно отличается от принципов и лингвистической технологии изложения, реализуемого в тексте штатного расписания, представляющего собой текст-матрицу, организованный по табличному принципу. 
    Лингвистические особенности распорядительных документов определяются такими особенностями, как высокий уровень унифицированности и широкий спектр иерархичности: от указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ, министерств и ведомств до распоряжений руководителя подразделения, например, декана какого-то факультета. Для текстов этих документов свойственны устойчивые композиционные решения, использование большого количества формальных элементов в оформлении текстов. Если композиционные решения являются стабильными, то можно построить строгие композиционные модели для текстов распорядительных документов. В этих документах развита рубрикация текстов, сопровождающаяся иногда появлением внутренних подзаголовков. Лексико-фразеологический состав текстов может быть насыщен терминами права. Большое значение уделяется эстетическим параметрам документа в целом и его текста. 
    Сравнительно высока доля глаголов, в том числе в форме инфинитива: утвердить, направить, назначить, признать и т. д. Именование субъектов и объектов коммуникации в документном тексте могут отражать отношение документа к одной из групп, издаваемых в условиях коллегиальности или в условиях единоличного принятия решений. Это отражается как на уровне текста, так и в формуляре. 
    В текстах приказов обратим внимание на устойчивость композиционной структуры: констатирующая и распорядительная части составляют два микротекста; повелительное наклонение выражено однозначно использованием обязательного компонента, обозначающего управленческое действие: «приказываю». 
    Для текстов информационно-справочных документов (протоколов, актов, сводок, справок, заключений и других) характерно использование одного из самых широких в официально-деловой коммуникации лексического состава. Может быть, это обстоятельство является отражением высокой многосторонности документов, текстового отражения разнообразия жизни, «очистить» от воздействий которой документные тексты удается не всегда. Обстоятельства порождения документов, различный статус и реальная документная грамотность адресантов, неожиданность ситуаций, которые должны подтверждаться документами некоторого вида, порождают большое количество речевых, стилистических и иных ошибок в текстах документов. Ярким примером, нетипичным, конечно же, для лиц, владеющих даже не документной грамотой, а элементарными правилами составления русских текстов, может быть текст такой справки: 
 
   

Справка 
 
   Дана гражданке Ивановой А. И. в том, что ей разрешается продавать свое мясо. 
 
   Дата  
 

Подпись   

В текстах этой видовой группы отметим менее сложный, чем в предшествующих текстах, синтаксис: предложения в среднем короче, чем предложения других типологических групп ДТ, менее осложненные. Набор речевых формул неширок. Композиция текстов устойчива. Степень унификации структурных решений высокая. 
    Наибольшим разнообразием по своим лингвистическим параметрам характеризуются ДТ таких документов, как записки, предложения. Разнообразие тематики, относительная произвольность изложения, большое влияние специфики адресантов, связанные с тем, что документы идут снизу вверх по системе управления, обусловливают вышеупомянутое разнообразие документных средств. 
    В текстах документов, связанных с трудовой деятельностью граждан, также наблюдается неоднородность и разнообразие используемых языковых средств. Во многом это связано с различными функционально-содержательными особенностями документов. Комплекс документов, связанных с решением вопроса о принятии на работу (например, резюме, автобиография, рекомендательное письмо или представление к назначению), включает тексты с заметной оценочностью, что предполагает использование соответствующей лексики; возможно использование формулировок с изложением субъективных мнений, что сказывается на модальностях изложения. Тексты кадровых документов, документов учета и отчетности по кадрам часто включают табличные компоненты, композиционная структура этих документов жесткая, унифицированная, лексический состав заполнения реквизитов вариантных форм не имеет; лексические или синтаксические варианты переменных составляющих текстов чаще всего имеют характер назывных предложений, характер и содержание которых определяется заданным текстовым трафаретом.

Заключение 
    Разнообразие текстов личных документов не позволяет говорить об их лингвистической однородности. Однако комплексное исследование этих документов позволяет построить такой интересный объект, как комплексная документная модель личности. Комплексный характер этой модели предполагает исследование лингвистических сторон документов, состав таких документов и особенности их взаимосвязи. На основе этих документов может быть построена часть тезауруса личности,являющегося коммуникативно-документной моделью личности.

1 ГОСТ Р 51141 – 98. – М. !998 г.,, гл. 2.1., п. 3.

2 ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования».  – М. : Госстандарт России. 2007.

3 Рахманин, 1997 г., с. 5.