Организация работы с документами

2.Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно  использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки  хранения дел.

По документам сроки хранения которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и  месяц составления документов значения не имеют.

К документам долговременного  хранения, передаваемых в архив, относятся:

• документы по личному составу предприятия,
• устав и учредительный договор,
• протоколы заседаний Совета директоров и т.д.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка  предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2  группы:

1. дела по личному составу;
2. дела по основной (производственной ) деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись  составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени  важности.  В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив  производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи  против каждого дела ставится отметка  о его наличии. В конце каждого  экземпляра описи указывается цифрами  и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих  дел, дата приема-передачи, а также  подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив  предприятия передаются журналы  регистрации или регистрационные  картотеки на документы. Только после  передачи документов в архив предприятия  разрешается производить уничтожение  документов, включенных в акт.

Документы долговременного  и постоянного хранения могут  передаваться в государственные  архивы на договорной основе.

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных  производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемых источников

1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие – 2 изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 2009 г.
2. “Делопроизводство”  В.И. Андреева, 2010.
3. Справочник по делопроизводству  М.В. Стенюков, 2010 г.
4. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. - Ростов н/Д, «Феникс», 2010 г.
5. Давыдова Э.Н. Делопроизводство: Учеб.-практич. руководство. - Мн.: Тетра Системе, 2009 г. 
6. Документы и делопроизводство: справочное пособие. Сост. Лихачев М.Т.-М.: «Экономика», 2009 г.
7. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. - М: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2009 г. 
   Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. - Ростов н/Д: «Март», 2010 г.
8. Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. - СПб: «Герда», 2010 г.
9. Документы и делопроизводство А.С. Мельникова, 2010 г.