Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота на предприятии

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требования обязательной унификации документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Ведущим методом для достижения целей стандартизации является метод единого формуляра, который представляет собой концентрацию свойств и качеств определенного множества документов в единой матрице – формуляре. В соответствии с принятым методом в основу серии стандартов положен базовый стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [9]. Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации,— постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., устанавливает состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов.

Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом в Республике Беларусь осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (далее – Белкомархив).

Белкомархив руководит работой 6 республиканских, 9 областных, 16 зональных и более 100 городских архивов.

Вопросами научно использования документов занимаются два НИИ: Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного делопроизводства и Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации. Белорусские архивы первыми в Европе начали хранить документы в цифровом формате. В Национальный исторический архив Республики Беларусь обращаются частные лица со всего мира для восстановления архивных документов прошлых веков и родословной своей семьи [8].