Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота на предприятии

4. Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и документооборота на предприятии

Система делопроизводства в любой организации описывается во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурном подразделении, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах и т. п. Тщательно разработанная система делопроизводства, освещающая все вопросы работы с документами, служит залогом успешного и эффективного функционирования предприятия. Поэтому первым этапом совершенствования делопроизводства в ОАО «Стригово», как и в любом другом учреждении должно стать приведение в порядок существующего делопроизводства и его нормативной базы.

Так как в ОАО «Стригово» не разработана Инструкция по делопроизводству, то для четкой и рациональной постановки делопроизводства предлагается разработать такой документ. В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов предприятия обязаны иметь Инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства.

Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

• создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);
• образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;
• упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;
• установление рационального порядка прохождения и обработки документов;
• разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;
• создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Назначением инструкции по делопроизводству является установление единого порядка работы с документами в ОАО «Стригово». Цель инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для данного учреждения. Другими словами можно сказать, что Инструкция по делопроизводству - всегда индивидуальна и учитывает все особенности, как состава документов, так и технологии их обработки.

Основой для составления Инструкции по делопроизводству может служить Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 N 4 [4], особенно СТБ 6.38–2004. «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [9].

В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:

• сбор и анализ материала;
• разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
• внедрение инструкции в организации.

Как правило, основными разделами Инструкции являются «Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.

В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся: назначение и цели инструкции; нормативная база инструкции; виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции; общие принципы работы с документами; нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией; ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.

Также здесь отмечается, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.

В данном разделе перечисляются те нормативные документы, которые применяются наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.

В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:

• общие требования к документам;
• бланки документов;
• оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;
• особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;
• правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.

В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:

• подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);
• подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
• подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);
• составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);
• ведение деловой переписки;
• составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);
• подготовка и оформление договоров.

Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.

В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).

Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.

В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.

Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др.

Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);
• перечень нерегистрируемых документов;
• перечень утверждаемых документов;
• перечень документов, заверяемых печатью организации;
• формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;
• форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.

Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.

Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.

Проект Инструкции по делопроизводству для ОАО «Стригово» представлен в приложении А.

Кроме того существует 2 способа совершенствования документооборота:

1. совершенствование технологии документооборота;
2. сокращение объема документооборота.

К 1-му относится:

• Разработка моделей документооборота в государственных органах и организациях;
• Составление маршрутных карт технологического процесса;
• Разработка рациональных схем документооборота (оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.).

Ко 2-му относится:

• Унификация и стандартизация документов;
• Совершенствование законодательства, повышение качества документируемых решений;
• Повышение качества подготовки и оформления документов, уменьшение физического объема документов;
• Применение практики бездокументного решения вопросов;
• Уменьшение количества дублетных экземпляров документов при их размножении, копировании и рассылке;
• Использование современных информационных технологий для подготовки, передачи и обработки информации.

Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение их возникновения. На практике это выражается в создании различных систем документации, строго устанавливающих состав применяемых документальных форм и регламент пользования ими. Сюда входит: название формы документа; код по ОКУД или отраслевому классификатору; адресование; виза; место регистрации; способ заполнения; срок исполнения; срок хранения.

Другое направление сокращения документооборота — повышение качества самого документа как носителя управленческой  информации, т.е.:

- уменьшение различных преамбул, не несущих полезной информации (особенно это положение относится к распорядительным документам — приказам, решениям, где констатирующая часть в ряде случаев является либо дословным воспроизведением документов вышестоящей организации либо чем-то вроде краткого отчета или перечисления фактов);

- исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение адресатам.

Следующее направление сокращения документооборота – это сокращение объема текста. Сокращать объем текста необходимо за счет применения стандартных правил машинописи, делить текст на четкие структурные части, что экономит бумагу примерно на 5%.)

Для ОАО «Стригово» мы рекомендуем в целях совершенствования документооборота внедрять электронный документооборот.