Лекция по "Делопроизводству"

  Как видим, приведенные  характеристики достаточно подробно перечисляют должностные обязанности и помогут при написании разделов конкретной должностной инструкции:   

В новом квалификационном справочнике  с квалификационными характеристиками, утвержденными в 1998 г., впервые появилась  квалификационная характеристика секретаря-руководителя.   

Она рассчитана прежде всего на коммерческие организации, где секретарь один ведет организационное и информационно-документационное обслуживание всей фирмы.   

Должностные обязанности секретаря руководителя изложены так:

• Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
• Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
• Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
• Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
• Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
• Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
• По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
• Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
• Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
• Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
• Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
• Копирует документы на персональном ксероксе.

  Как видно из приведенной квалификационной характеристики, к секретарю руководителя предъявляются достаточно высокие требования к кругу выполняемых им работ. При этом предполагается свободное владение компьютерной техникой, самостоятельное составление по поручению руководителя документов, редактирование полученных проектов документов, ведение контроля за исполнением и т.д. Эти требования и круг обязанностей, включающие многие творческие виды работ, предопределяют необходимость высшего профессионального образования, но пока допускается и среднее профессиональное образование при наличии опыта работы.   

Безусловно, обязанности секретарей руководителей различных Уровней  будут отличаться как по содержанию работы, так и по объему. Например, у секретаря руководителя учреждения значительно больше обязанностей по организации приема посетителей, а секретарь руководителя структурного подразделения может вести учет рабочего времени сотрудников отдела, у него большой объем работ по перепечатке документов, формированию дел и т.д.   

В обязанности ответственного за ведение  делопроизводства в структурном  подразделении обычно включают:

• прием поступивших в отдел документов и передача их руководителю на рассмотрение;
• заполнение регистрационно-контрольной карточки (РКК) по децентрализованной системе регистрации;
• внесение резолюции руководителя, сведений о движении документа, его исполнении (как при централизованной, так и при де централизованной системе регистрации;
• передача документа исполнителю;
• сроковый контроль за исполнением документов и поручений руководителя;
• сообщение инспектору по контролю (в бюро контроля) об исполнении документов в отделе и снятии их с контроля;
• проверка правильности оформления документов, представляемых на визу или подпись руководителю отдела и для отправки
• прием от исполнителя и передача документов для машинописного оформления;
• передача документов на отправку или (при децентрализован ной системе делопроизводства) их отправка, включая факс и электронную почту;
• участие в составлении номенклатуры дел подразделения;
• формирование дел в подразделениях в соответствии с номенклатурой дел;
• подготовка и сдача дел структурного подразделения в архив.
• В обязанности машинисток (операторов ПЭВМ) входит:
• выполнение машинописных работ с рукописных, машинописных и печатных оригиналов на ПЭВМ или пишущих машинках различных систем;
• печатание под диктовку;
• распечатка записей с диктофонов и магнитофонов;
• уход за используемой техникой, контроль за ее состоянием.

  В  крупных организациях, где перепечатка и окончательное оформление документов ведется централизованно в бюро печати, в обязанности заведующего бюро, осуществляющего руководство работой операторов ПЭВМ (машинисток), можно внести:

• прием документов на печать и распределение их между операторами ПЭВМ (машинистками);
• учет выполненных работ;
• контроль за сроками выполнения работ;
• контроль за качеством выполнения работ;
• учет и обеспечение сохранности бланков документов, находящихся в бюро;
• обеспечение сохранности принимаемых документов и фонограмм;
• оборудование рабочих мест операторов ПЭВМ (машинисток);
• обеспечение работников бумагой и другими необходимыми материалами;
• контроль за состоянием ПЭВМ, принтеров, диктофонов, пишущих машин, организация их своевременного ремонта.

  В свободное  время заведующий бюро также занимается машинописными работами.   

В должностной инструкции инспектора по контролю как функция записывается контроль за исполнением документов, поставленных на контроль, а в  должностных обязанностях указывают:

• постановку документа на контроль (с помощью ПЭВМ или традиционной сроковой картотеки);
• получение от структурных подразделений или от исполнителей данных о ходе исполнения документа;
• проставление в контрольно-регистрационной карточке отметок о ходе исполнения документов (его передаче, промежуточных этапах исполнения и т.д.);
• проставление отметки об окончательном исполнении документа и снятие документа с контроля;
• информирование руководства о ходе исполнения документов;
• составление сводок об исполнении документов и т.д.

  Если в составе  службы делопроизводства выделяется работник по обработке поступающих и отправляемых документов, ему в должностной  инструкции в разделе "Функции  и обязанности" следует указать  эти функции.   

При обработке входящих документов:

• проверка правильности адресования документов и целостности упаковки;
• вскрытие пакетов и проверка правильности вложений;
• проверка читаемости полученных по факсу сообщений и сообщение отправителю о необходимости повторной передачи;
• проставление отметки о получении документа;
• сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые;
• передача регистрируемых документов на регистрацию;
• передача нерегистрируемых документов в структурные подразделения;
• общий уче<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style="