Лекция по "Делопроизводству"

  Вторую группу функций лучше расположить в  порядке выполнения делопроизводственных операций. Сюда входит:

• прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов;
• регистрация документов;
• предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;
• обеспечение доставки документов исполнителям;
• контроль за прохождением документов в организации;
• контроль за сроками исполнения документов;
• разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);
• информационно-справочное обслуживание,
• отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте;
• подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;
• формирование дел;
• организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;
• подготовка дел для сдачи в архив;
• организация работы архива;
• организация работы с письмами и обращениями граждан.

  К организационным  видам работ относится:

• организация и обслуживание совещаний;
• организация приема посетителей;
• организация телефонных переговоров;
• методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;
• совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;
• организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.

  Очень важен  раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно  подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены. Обычно указываются права:

• осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;
• контролировать выполнение установленных правил работы с документами;
• определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;
• разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;
• запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;
• привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;
• проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТ;
• получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;
• вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;
• при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;
• контролировать исполнение поручений руководителя;
• контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;
• иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

  Вторая часть  этого раздела - ответственность - может быть записана обобщенно типа "служба несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением" или расписана более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.   

В Положении о службе может быть раздел "Руководство", в котором фактически отражена должностная инструкция руководителя службы. В нем указывается, что он назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется, его обязанности, права. Например, руководитель:   

распределяет обязанности между  работниками службы делопроизводства;   

принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;   

подписывает и визирует документы  в пределах своей компетенции;   

докладывает руководителю о поступивших  документах;   

представляет документы на подпись  руководителю;   

докладывает и представляет посетителей  и т.д. Объем работы и сложность  руководства зависят от структуры службы, численного ее состава, сложности применяемой техники, технологии работы с документами.   

В разделе "Взаимоотношения" можно  указать, что служба делопроизводства взаимодействует:

• со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;
• с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;
• с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;
• отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной техники.

  Последняя глава - "Организация работы" - может  содержать лишь пункт о том, что служба делопроизводства работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы делопроизводства, например, ненормированный рабочий день, начало работы на 30 мин. раньше для первичной обработки документов до прихода сотрудников фирмы (организации) и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе Положения. Заканчивается Положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто с внедрением новых управленческих схем и компьютерных технологий.   

Даже краткое изложение содержания Положения о службе делопроизводства показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.   

Положение действует до замены его новым.   

Оформляется Положение на общем  бланке, подписывается руководителем  службы и утверждается руководителем  организации (фирмы).

• Общие положения
• Цели и задачи
• Функции
• Права и обязанности
• Руководство
• Взаимоотношения (служебные связи)
• Организация работы

  Начальник канцелярии Подпись Расшифровка подписи    

Имея Положение о службе делопроизводства, в котором указаны возложенные  на нее задачи и функции, определяют общий объем работ. Для этого  можно воспользоваться "Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работу по документационному обеспечению управления", "Укрупненными нормативами времени на работу по делопроизводственному обслуживанию" и "Нормами времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления"18. Соответственно устанавливают численный и должностной состав службы делопроизводства. На каждого предполагаемого работника (вакантную должность) должна быть составлена должностная инструкция.  

2. Должностные инструкции   

Должностная инструкция - документ длительного  пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника. Что в должностной  инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.   

Относится должностная инструкция к документам, имеющим унифицированную  форму и установленную структуру  текста:

• общие положения;
• функции;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• взаимоотношения (связи по должности).

  "Общие положения"  в должностной инструкции содержат  следующий набор информации: обобщенные  сведения о должности, подчиненность  и кем руководит, требования  к образованию (высшее или среднее)  и практическому опыту (стажу работы по специальности), 'док назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия.   

Чаще всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта  и секретаря требуется сегодня  наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка. Подчиняются работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации делопроизводства - начальнику службы делопроизводства.   

Последний пункт этого раздела  должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты указаны в рассмотренном выше Положении о службе делопроизводства.   

Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.   

Следующий раздел - "Функции". В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, Разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.   

Из квалификационных характеристик  можно использовать раздел "Должностные  обязанности".   

Так, в квалификационной характеристике зав. канцелярией небольшой организации  его должностные обязанности сводятся к следующему:

• организует работу канцелярии;
• обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
• осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
• организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;
• организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;
• разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;
• принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;
• осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
• обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
• участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;
• организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

  Квалификационные  характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные  в справочнике квалификационных характеристик, фактически аналогичны. Добавлены лишь обязанности машинописного  оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.   

Например, должностные обязанности  секретаря-машинистки даны так:

• выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений;
• получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;
• организует телефонные переговоры руководителя;
• принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание;
• осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрация), ведет и оформляет протоколы;
• обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
• передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.);
• печатает по указанию руководителя различные материалы;
• ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа;
• следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;
• принимает документы на подпись руководителю;
• организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
• подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.