Контрольная работа по «Документационное обеспечение управления в корпорациях»

В текстах нормативных  документов, распоряжений, поручений, протоколов, писем применение указанных условных (сокращенных) наименований не допускается. Они могут применяться лишь при оформлении реквизитов "Визы согласования документа", "Отметка об исполнителе", в регистрационном штампе при регистрации документов, при их разметке, в справочных материалах, указателе рассылки и т.п.

Документы, издаваемые обществом  совместно с другими организациями, в том числе общественными, оформляют  на стандартных листах бумаги формата  А4.

Делопроизводство в аппарате управления общества осуществляется с использованием автоматизированной системы учета, сопровождения и контроля исполнения документов «Документооборот».

 

2. Состав и назначение  организационно-распорядительных документов (ОРД). Приведите перечень и дайте определения всех основных видов организационно-распорядительных документов

 

 

Документация организации  включает различные по назначению и порядку использования группы документов. Наиболее распространенными являются уставы, должностные инструкции, приказы, протоколы, акты, служебные письма и другие документы, которые входят в состав организационно-распорядительных документов. Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТом 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В состав организационно-распорядительных документов входят следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные.

К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т. д.

Организационные документы  служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т. д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов:

• названия организации (подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения);
• наименования вида документа;
• даты и номера документа;
• заголовка к тексту;
• текста;
• подписи.

Решения, принятые руководством, фиксируются в распорядительных документах, основное назначение которых состоит в регулировании деятельности организации, реализации поставленных перед ней целей и задач, в обеспечении ее финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

В соответствии с действующим  законодательством и компетенцией администрации организаций и учреждений издают приказы, распоряжения, инструкции; общественные организации – постановления, распоряжения.

Постановления, решения  и приказы издаются, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам, относящимся к компетенции данной организации. Распоряжения издаются по оперативным вопросам, а также в целях организации исполнения постановлений, решений и приказов.

В юридическом плане  распорядительные документы относятся  к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления. Конкретность таких предписаний  проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.5

С учетом сферы своего действия распорядительные документы  делятся на:

• правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
• правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
• правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Основанием для издания  распорядительного документа может  быть:

• необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;
• необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка  разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы  делятся на две группы:

• документы, издаваемые в условиях коллегиальности;
• документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим  приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный  характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

Под уставом – как  организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Учредительный договор  – это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Положение об организации  – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.

Положение о структурном  подразделении – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность  структурных подразделений.

Положение о коллегиальном (или совещательном) органе – это  правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность коллегиальных (или совещательных) органов.

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.

Штатное расписание – перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов.

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в  целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях  регламентации организационно-правового  положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителем организации для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данной организацией.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях  разрешения оперативных вопросов. Как  правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.

Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и  совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях  разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

 

Заключение

 

 

С 1 июля 2003 г. введен новый  стандарт ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий  требования к оформлению документов. Стандарт устанавливает состав реквизитов управленческих документов, правила их составления и расположения, а также требования к бланкам документов

Выполнение единых правил оформления документов обеспечит: юридическую  силу документов; качественное и своевременное  составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов, и, следовательно, будет способствовать успешной деятельности вашего предприятия.

Организационно-правовые документы являются правовой основой  деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный  договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном  органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.

 

Список литературы

 

 

1. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство: Практ. пособие.-2-е изд., перераб. и доп.-М.:Альфа-Пресс,2004.-352с.
2. Басаков  М.И. Делопроизводство. Издательство: Феникс. 2011 г
3. Е. А. Лопатникова Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. Издательство: Омега-Л. 2009 г.
4. М. Ю. Рогожин. Документы делового общения Издательство: Альфа-Пресс. 2008 г.
5. М. В. Кирсанова, Н. Н. Анодина, Ю. М. Аксенов Деловая переписка: Учеб.  пособие/М.В. Кирсанова,  Н.Н. Анодина, Ю.М. Аксенов.-2-е изд.-М.:Инфра-М, 2008.