Классификация документов

По первому  вопросу можно сделать следующие  выводы:

Различают три  основных потока документации:   

- Документы,  поступающие из других организаций  (входящие),   

- Документы,  отправляемые в другие организации  (исходящие),    

-Документы, создаваемые  на предприятии и используемые  работниками предприятия в управленческом  процессе (внутренние).

Все документы  можно разделить на следующие  виды:

- по способу  документирования (рукописные, электронные,  графические, кино-, фото-, фонодокументы);

- по сфере  использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические,  по труду, отчетно-статистические  и др.);

- по месту  составления (входящие, исходящие,  внутренние); по грифу ограничения  доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);

- по происхождению  (официальные, личные);

- по юридической  значимости (подлинники, копии, заверенные  копии, дубликаты);

- по форме  изложения (индивидуальные, трафаретные,  типовые);

- по срокам  хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).

 

Простейшей  классификацией документов является группировка  их в дела.

Номенклатура  дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Существуют  три вида номенклатур дел:

-типовая номенклатура дел;

-примерная номенклатура дел;

-индивидуальная номенклатура дел конкретной организации. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме.

Рассмотрев второй вопрос, можно сделать следующие выводы:

Для предоставления отпуска, командирования и поощрения  работника издаются приказы по личному  составу.

Приказы по личному  составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений. Все приказы по личному составу обязательно регистрируются, причем отдельно от приказов по основной деятельности.

Приказы по личному  составу группируются в дела в  соответствии с установленным «Перечнем  типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года сроками их хранения – 5, и 75 лет. Все приказы по личному составу обязательно регистрируются. Для этого используют одну из регистрационных форм: книгу (журнал) регистрации или регистрационные карточки. В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание приказа, лицо, подписавшее приказ и номер дела, в которое приказ подшивается для оперативного хранения.

В практической части работы были приведены формы графика отпусков, образцы приказов о командировании и поощрении сотрудников.

Таким образом, цель работы достигнута, задачи решены.

Список использованной литературы

 

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. - М.: Кнорус, 2008.- 248 с.
2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): Учебное пособие. - М.: Дашков и Ко, 2006. – 344 с.
3. Делопроизводство. Организация  и  технология  документационного  обеспечения управления: Учебник для вузов. / под ред. Т.В. Кузнецовой. –  М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003 - 360 с. 
4. Кузнецова Т.В.  Делопроизводство (документационное обеспечение  управления). 4-е  изд.  испр.  и  допол.-  М.: Управление  персоналом, 2003 - 408 с.
5. Ларин  М.В.  Управление  документацией  и новые информационные  технологии. – М.: Научная книга, 2002 - 137 с. 
6. Парова Л.М.   Документирование управленческой деятельности :учеб. пособие. -  М.:  МГИУ,  2010.
7. Сологуб О.П. Делопроизводство:  составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. М.: Омега-Л, 2010. -  208 с.
8. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство.  М.: Приор, 2005.- 143 с.
9. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: «ПРИОР», 2005.– 192 с.
10. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. - Пенза: ПГУ, 2005. - 95 с.
11. Чуковенков А.Ю. Нормативная база делопроизводства// Секретарское дело. 2005. - №1. - С. 23-25.
12. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждениях, организациях, на предприятии // Делопроизводство, 2010-. № 1.-С.32-38.

Приложение

 

ООО « Кампри»

 

                    

 

 

Приказ № 5

 

 

27.01.10. г.

 

 

г. Челябинск  

 

 

 

Командировать  Сидорова Петра Ивановича, инженера-механика в город Москву, сроком на 15 дней, с 01.02.10. по 15.02.10 года.

Цель: для налаживания  контактов, для поставки запасных частей к оборудованию.

 

 

 

 

 

Ознакомлен:  __________________  Сидоров П.И.

 

 

 

 

 

 

 

Директор                                          Петров И.И.

 

 

 

 

 

 

 

 

Унифицированная  форма №  Т- 6 Утверждена  постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 06.04.01 № 26
				Код
	Форма по ОКУД			0301005
			по ОКПО

^{наименование  организации}

 

	Номер документа	Дата
ПРИКАЗ
(распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику

 

 

 

 

 

 

 

Предоставить	Табельный номер
фамилия, имя, отчество
наименование  профессии (должности)
наименование  структурного подразделения
вид отпуска (ежегодный  оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие)

за период работы  с    “      ” _____________  20       года        по  “       ” _____________ 20        года

 

 

 

на			календарных	дней
			рабочих

 

 

с  “        ” _____________  20               года        по  “        ” _____________ 20                 года

 

 

 

 

 

Руководитель организации
	должность		подпись		расшифровка  подписи

 

 

С приказом (распоряжением) ознакомлен		“          ” ______________  20      года
	подпись  работника

 

 

 

 

 

Унифицированная форма № Т-11

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301026
		по ОКПО
наименование организации

 

 

		Номер документа	Дата составления
	ПРИКАЗ

(распоряжение) 
о поощрении работника

 

 

	Табельный номер
фамилия, имя, отчество
структурное подразделение
должность (специальность, профессия)

 

 

мотив поощрения

 

вид поощрения (благодарность, ценный подарок, премия и др. — указать)

 

 

в сумме
	прописью
			руб				коп
(					руб		коп)
		цифрами

 

Основание: представление

 

 

 

Руководитель организации
	должность		личная подпись		расшифровка подписи

 

С приказом (распоряжением) работник ознакомлен		“		”		20		г.
	личная подпись

 

Унифицированная форма № Т-7

Утверждена постановлением Госкомстата  РФ

от 5 января 2004 г. № 1

			Код
	Форма по ОКУД		0301020
		по ОКПО
наименование организации

 

 

Мнение выборного профсоюзного органа

Утверждаю

от

“

”

20

г. №

учтено

Руководитель

Номер  документа

Дата  составления

На год

должность

ГРАФИК ОТПУСКОВ

личная подпись

расшифровка подписи

“

”

20

г.

 

 

Структурное  подразделение	Должность  (специальность,  профессия)  по штатному  расписанию	Фамилия, имя, отчество	Табельный  номер	ОТПУСК					Примечание
				количество  календарных  дней	дата		перенесение отпуска
					заплани-  рованная	фактичес-  кая	основание  (документ)	дата пред-  полагаемо-  го отпуска
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10